Le terme “processus” peut sembler ambigu. Pour certains, il s’agit d’une structure ou d’une procédure, tandis que pour d’autres, il représente une façon d’organiser les informations.
Cependant, cette ambiguité peut avoir des conséquences réelles. Le manque de clarté autour de la définition même d’un processus peut entraver votre efficacité, en vous empêchant d’identifier les tâches à accomplir. En fait, un travailleur de la connaissance passe en moyenne 60% de son temps sur des tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’état d’avancement d’un projet. De plus, plus d’un quart des délais sont manqués chaque semaine. Malgré tous nos efforts, notre productivité reste faible et les retards s’accumulent.
Il est temps de changer cela.
C’est là que les processus et la compréhension de ce qu’ils représentent entrent en jeu. Être capable de définir et de mettre en œuvre correctement un processus vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Dans cet article, je vais vous expliquer les étapes nécessaires pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une série d’étapes conçues pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs. Il s’agit de relier les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Une fois mis en place, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Un processus efficace se compose de sept étapes, réparties en trois phases : la planification, l’exécution et la révision.
Planification
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
Exécution
- Développement et révision
- Suivi de la progression
Révision
- Approbation
- Rapports
Quand faut-il créer un processus ?
Les processus sont particulièrement efficaces au sein d’une équipe ou d’un service. De manière réfléchie, ils apportent la clarté dont votre équipe a besoin pour atteindre ses objectifs plus rapidement.
Vous pouvez mettre en place un processus pour une initiative ponctuelle avec un objectif final, comme des campagnes marketing ou des programmes d’intégration des nouveaux employés. Vous pouvez également utiliser des processus pour gérer des tâches récurrentes ou continues, comme les calendriers de contenu, les demandes informatiques ou le suivi des bugs.
L’importance des processus
Chaque processus est unique, mais ils reposent tous sur les mêmes éléments de base. Ces éléments sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de chaque équipe ou organisation. La clé est de définir les processus essentiels pour structurer votre entreprise. En éliminant les incertitudes, vous libérerez le potentiel de votre équipe.
Les processus peuvent apporter de nombreux avantages à votre équipe, notamment :
- Faciliter la coordination entre les membres de l’équipe
- Gagner en productivité sans sacrifier la qualité ni augmenter les coûts
- Simplifier l’allocation des ressources
- Renforcer la visibilité au sein du projet
- Aider les leaders à prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités
- Réduire les tâches redondantes et la collecte manuelle des informations
- Permettre à tous les membres de l’équipe d’accéder aux données et de comprendre comment leur travail contribue aux objectifs communs
- Éliminer les incertitudes et libérer le potentiel des membres de l’équipe
- Supprimer les processus et systèmes ponctuels grâce à la mise en place d’une plateforme centrale regroupant toutes les ressources nécessaires
Les processus permettent aux équipes de s’adapter, de faire la différence et de se surpasser.
Avantages de la définition des processus
La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse, mais c’est un véritable moteur de croissance s’il est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet d’éviter les tâches d’organisation, d’atténuer les frustrations, d’améliorer la transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner un temps précieux et vous épargneront du stress à l’avenir.
Bénéficier d’une visibilité en temps réel
Bénéficier d’informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Un processus efficace vous permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Cette visibilité vous aide à renforcer l’efficacité de votre équipe, à planifier avec précision et à tenir les parties prenantes informées de la progression du projet.
Coordonner les activités entre les équipes
La définition de processus clairs apporte de la transparence et du contexte aux équipes interfonctionnelles. Lorsque vous disposez d’un réseau de projets ou d’outils coordonnés, les équipes interfonctionnelles comprennent mieux la pertinence et l’objectif ultime des tâches qui leur incombent. Cela facilite la collaboration et permet aux membres de l’équipe de se concentrer sur les tâches prioritaires qui contribuent à atteindre les objectifs fixés.
Améliorer l’efficacité opérationnelle
Les processus structurent vos activités grâce à la gestion du travail. En communiquant directement les données pertinentes aux bonnes personnes, vous renforcez l’efficacité et la productivité de l’équipe. Un bon processus élimine les tâches d’organisation inutiles et permet aux équipes de travailler plus rapidement. L’intégration de vos différents outils de travail limite les changements d’environnement et vous offre une plus grande transparence.
Comparatif des différents processus d’entreprise
Pour créer un processus, il est souvent nécessaire de s’inspirer de ceux qui existent déjà. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :
Processus et gestion des processus métier (BPM) : la gestion des processus métier (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches de façon efficace et efficiente. Les processus sont une composante de la gestion des processus métier, ils organisent les données de manière compréhensible et reproductible en se concentrant sur la planification, l’exécution et la révision.
Processus et listes de contrôle : une liste de contrôle est un ensemble d’actions à mettre en œuvre. Contrairement aux processus d’entreprise, les tâches d’une liste de contrôle incluent souvent des activités issues de diverses initiatives, sans ordre établi.
Processus et diagrammes de Gantt : les diagrammes de Gantt sont des outils de gestion de projet visuels qui représentent la chronologie d’un projet sous forme de barres horizontales. Chaque barre représente une étape du processus. Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles et peuvent être transformés en processus reproductibles.
Processus et organigrammes : les organigrammes permettent de visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle. Ils sont idéaux pour représenter les étapes d’un processus ou pour visualiser les relations de cause à effet.
Processus et gestion du travail : les processus sont un élément clé de la gestion du travail. Ils simplifient la mise en œuvre des processus au sein de votre équipe ou service et coordonnent le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation.
Exemples de processus
Avant d’approfondir les avantages de la définition des processus et la manière de créer un processus personnalisé, examinons quelques exemples de processus.
Processus de gestion des retours clients : idéation et collecte des informations, réception des demandes, hiérarchisation et attribution des ressources, développement et révision, suivi de la progression, approbation, rapports.
Processus de gestion de campagne : idéation et collecte des informations, réception des demandes, hiérarchisation et attribution des ressources, développement et révision, suivi de la progression, approbation, rapports.
Processus de planification des objectifs : idéation et collecte des informations, réception des demandes, hiérarchisation et attribution des ressources, développement et révision, suivi de la progression, approbation, rapports.
Créer un processus efficace en 7 étapes
Les sept étapes pour créer un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Un processus efficace vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit. Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé permettant de suivre les données liées à vos projets en temps réel.
Voici comment créer un processus efficace en 7 étapes :
Étape 1 : idéation et collecte des informations
- Rassemblez des informations éparses et organisez des séances de brainstorming pour votre projet.
- Prenez en compte les limitations, restrictions ou exigences du projet avant de passer à l’étape suivante.
Étape 2 : réception des demandes
- Réglez les détails et planifiez le projet.
- Recueillez toutes les données ou informations pertinentes, y compris les besoins de l’entreprise.
Étape 3 : hiérarchisation et attribution des ressources
- Allouez les ressources en fonction des capacités et disponibilités de chaque membre de l’équipe.
- Utilisez l’automatisation pour attribuer les tâches aux personnes les plus qualifiées.
Étape 4 : développement et révision
- Élaborez les livrables du projet et effectuez des révisions.
- Centralisez les communications et les fichiers pour éviter les tâches manuelles et redondantes.
Étape 5 : suivi de la progression
- Communiquez les mises à jour de statut en contexte pour assurer une meilleure coordination.
- Utilisez un rapport d’avancement pour informer les parties prenantes de l’état d’avancement du projet.
Étape 6 : approbation
- Mettez en place un processus d’approbation automatisé pour obtenir rapidement les validations nécessaires.
- Obtenez les approbations finales des parties prenantes.
Étape 7 : rapports
- Rendez compte de votre progression et analysez les données recueillies pour améliorer vos projets futurs.
- Utilisez les leçons tirées pour perfectionner votre processus.
Concevoir des processus numériques et collaboratifs
Les processus sont un élément essentiel de la vie professionnelle. Prenez le temps de vous concentrer sur vos processus et cherchez à les améliorer en permanence. Fournissez à votre équipe les outils et les données dont elle a besoin pour accomplir de grandes choses. Soyez créatif et flexible dans votre approche, et utilisez les outils de gestion du travail pour centraliser les informations et simplifier les tâches. En mettant en place des processus clairs et reproductibles, vous pourrez optimiser votre efficacité et atteindre vos objectifs plus rapidement.
