Quelles sont les obligations de l’employeur pour une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie : un document incontournable
L’employeur doit obligatoirement remettre un bulletin de salaire à son salarié, quel que soit le type de contrat de travail. Cependant, il n’est pas nécessaire de remettre une fiche de paie aux stagiaires dont la durée de stage est inférieure à 2 mois, et dont la gratification ne dépasse pas le montant minimal imposé par la loi. La remise du bulletin de paie est obligatoire pour différentes raisons : il peut être exigé du salarié dans diverses situations, il peut constituer un élément de preuve de l’existence du contrat de travail, et il permet au salarié de vérifier les différents éléments de sa rémunération.
Forme du bulletin de paie en ligne et délai de conservation
Depuis la Loi travail de 2017, le bulletin de paie peut être remis sous format dématérialisé, sauf si le salarié exprime son désaccord. Il peut être remis par voie postale ou en main propre, dans ce dernier cas, veillez à conserver une preuve de délivrance. Il est impératif de conserver les fiches de paie pendant 5 ans, tandis que le salarié doit les garder sans limitation de durée.
Le délai de délivrance de la fiche de paie en ligne
La fiche de paie doit être remise simultanément au versement de la rémunération. En cas de rupture du contrat de travail, le bulletin de salaire est remis au salarié en même temps que son dernier salaire à la date habituelle. L’employeur est libre de choisir le délai de délivrance à condition que la fiche de paie soit remise mensuellement et à une date similaire d’un mois à l’autre.
Quelles sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?
Le non-respect de ces obligations peut entraîner une amende de 450 euros et le versement de dommages et intérêts si l’employeur ne fournit pas la fiche de paie ou la fournit en retard, ou s’il ne verse pas la rémunération ou la verse en retard.
Les mentions obligatoires de la fiche de paie en ligne
En plus des obligations précédemment mentionnées, certaines mentions doivent obligatoirement figurer sur la fiche de paie. On peut diviser le bulletin de salaire en 4 parties :
Les informations générales obligatoires
La première partie de la fiche de paie doit comporter les informations générales concernant les parties au contrat de travail : l’entreprise, le salarié, le paiement du salaire, et les mentions obligatoires de la fiche de paie en ligne. Ces informations incluent le code NAF, les coordonnées de l’entreprise, le numéro de SIRET, et la convention collective applicable.
Les cotisations et contributions sociales
Des charges sociales sont prélevées sur le salaire pour financer le système social français. Il existe trois types de cotisations : les cotisations patronales, les contributions salariales, et les cotisations salariales et patronales. Ces cotisations sont supportées uniquement par l’employeur et ne sont pas soustraites du salaire brut, mais doivent figurer sur la fiche de paie. Les contributions sociales, telles que la CSG et la CRDS, sont payées uniquement par le salarié. Ces prélèvements servent au financement de la sécurité sociale.
Mention du salaire : les différents montants
Outre le salaire brut et net, la fiche de paie doit mentionner d’autres éléments tels que le salaire à payer avant impôt sur le revenu, le net imposable, et le net à payer. Il est également important de mentionner toutes les sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail, ainsi que le salaire à percevoir avant déduction du montant de l’impôt sur le revenu.
Synthèse de la situation personnelle du salarié
Cette synthèse récapitule les informations de paie du salarié et peut être utile pour le suivi social de l’entreprise. Elle comprend le net à payer, les compteurs de congés payés et de RTT, ainsi que le coût global de la période.
Comment réaliser simplement une fiche de paie conforme ?
Créer une fiche de paie peut être complexe, c’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie en ligne. Pour les TPE et les PME, l’utilisation d’un tel logiciel est économique, grâce à des tarifs clairs et des forfaits tout inclus. De plus, vous bénéficiez d’une assistance en ligne pour vous aider en cas de problème. Les logiciels de paie en ligne sont également simples et intuitifs, permettant de créer une fiche de paie en quelques minutes seulement. Ils offrent une grande adaptabilité avec des offres personnalisables selon les besoins de l’entreprise.
Les avantages de créer une fiche de paie en ligne
Les avantages pour l’employeur
- Simplicité : Créer une fiche de paie en ligne avec un logiciel adapté est très simple. Les calculs sont effectués instantanément et l’assistance en ligne vous guide tout au long du processus.
- Conformité : Les logiciels de paie en ligne garantissent la conformité de vos fiches de paie à la législation en vigueur, en intégrant régulièrement toutes les évolutions légales.
- Rapidité : Vous pouvez créer une fiche de paie en quelques minutes et la télécharger immédiatement. Cela permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Économique : Les logiciels de paie en ligne sont économiques et clairement tarifés, ce qui vous permet de prévoir le coût de l’externalisation de la paie.
Les avantages pour le salarié
- Conformité : Les fiches de paie générées en ligne sont entièrement conformes à la législation, garantissant ainsi les droits sociaux du salarié.
- Réception immédiate : Une fois créées, les fiches de paie peuvent être récupérées immédiatement par les salariés, évitant ainsi l’envoi postal.
- Consultation instantanée : Les salariés peuvent consulter leur fiche de paie à tout moment et la télécharger si nécessaire, ce qui facilite leurs démarches administratives.
Créer une fiche de paie en ligne : le mode d’emploi
Pour créer une fiche de paie en ligne, il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie adapté. Voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur “Créer une fiche de paie”.
- Renseignez les champs demandés pour créer un compte ou connectez-vous si vous êtes déjà client.
- Remplissez les informations concernant l’entreprise.
- Remplissez les informations relatives au salarié.
- Remplissez les champs de la fiche de paie, tels que les dates et le salaire brut.
- Validez la fiche de paie dans votre panier.
- Procédez au paiement pour accéder immédiatement à la fiche de paie en ligne.
Avec un bon logiciel de paie en ligne, créer une fiche de paie devient simple, rapide et conforme à la législation.
