Le monde du travail évolue, ce qui a conduit à une nouvelle approche des échanges, de la collaboration et de la communication au sein des entreprises. La mise en place d’un espace de travail collaboratif est une option extrêmement intéressante pour la gestion des employés. Cependant, il est essentiel que cet espace de coworking réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise. Avant de vous lancer dans ce projet d’aménagement des locaux, il est donc primordial de savoir comment organiser votre espace de travail.
Pourquoi créer un espace de coworking au sein de votre entreprise ?
Un espace de travail collaboratif offre un accès libre à un bureau lorsque les employés se trouvent sur le site. Ils disposent ainsi de :
- Matériel informatique ;
- Accès facile à Internet et à ses outils en ligne tels que les données, les fichiers, les logiciels, la messagerie, etc. ;
- Dossiers et documents physiques rangés sur place ;
- Espace pour se restaurer ou prendre une pause.
Chaque bureau peut être attribué à une personne spécifique ou laissé en libre accès pour les employés, en fonction de leur présence. Au fil des années, cet espace de travail collaboratif, également appelé plateforme collaborative, est devenu le point central de l’activité de l’entreprise.
Les avantages humains de l’espace de travail collaboratif
Une plateforme collaborative de coworking offre de nombreux avantages pour l’entreprise qui choisit de l’implanter. Tout d’abord, il y a des avantages humains. Travailler en équipe sur une même plateforme améliore :
- La productivité ;
- Les échanges d’informations ;
- Les liens et les relations entre les collaborateurs ;
- L’ambiance de travail ;
- L’accès aux dossiers ;
- La valorisation de chaque employé ;
- La prévention de l’isolement d’un salarié.
Il est également important de préserver l’intimité de chaque employé. Ainsi, vous pourrez créer dans la plateforme des espaces plus ou moins fermés, en fonction des besoins de vos collaborateurs en termes d’échanges et de confidentialité.
La mise en valeur des locaux de votre entreprise
L’installation d’une plateforme de travail collaboratif valorise les locaux de votre entreprise. Conçue comme un véritable lieu de vie avec une cafétéria, un espace détente et éventuellement une salle de jeux, l’espace de coworking devient non seulement synonyme de travail, mais aussi un endroit où il fait bon passer ses journées. Cette solution est donc bénéfique tant pour l’entreprise que pour l’équipe. Il est important de considérer cet espace comme une transmission des valeurs de l’entreprise, la continuité des efforts entrepris et la réhabilitation moderne de locaux devenus parfois obsolètes ou peu adaptés.
L’aménagement de l’espace de travail collaboratif
La réflexion menée dans le cadre d’un projet de création d’un espace de coworking passe par trois étapes essentielles.
- La valorisation du lieu de travail : repensez complètement votre façon de travailler en restructurant l’aménagement intérieur, en définissant des zones de travail, en réalisant des travaux de rénovation, en sélectionnant les services concernés, en informant les salariés et en les consultant éventuellement.
- La nouvelle implantation du service : retirez les anciennes cloisons, installez des structures amovibles pour délimiter les zones de confidentialité, apportez de la lumière et aménagez les nouveaux bureaux tout en gérant l’aspect informatique. Vous pouvez collaborer avec un décorateur d’intérieur ou un fournisseur de bureaux spécialisé dans la création d’espaces de travail collaboratifs. Il est également important de consulter les employés concernés, dans un souci de communication et de bien-être au travail.
- La décoration et l’ambiance de l’espace collaboratif : votre projet doit refléter l’image et les valeurs véhiculées par votre entreprise. Les couleurs choisies peuvent être similaires à celles de votre charte graphique. Le mobilier et les matériaux sélectionnés doivent être créatifs, modernes et pratiques au quotidien. L’ensemble doit donner envie de s’installer rapidement et de se sentir chez soi pour une meilleure efficacité au travail.
L’équipement des bureaux et des outils collaboratifs
Une fois que vous avez choisi l’emplacement de votre espace collaboratif, déterminé son implantation et son ambiance, la prochaine étape consiste à sélectionner :
- Des bureaux et des chaises adaptés à la configuration de l’espace et aux besoins des collaborateurs ;
- Du mobilier complémentaire tel que des armoires, des tables de réunion, des chaises, etc. ;
- Des outils informatiques collaboratifs pour le groupe, tels que Google Drive avec ses dossiers partagés, la messagerie Wimi, Slack ou Team, etc.
Choisissez des bureaux, des chaises et des fauteuils adaptés à l’espace de coworking
En repensant vos locaux, vous faites évoluer votre espace intérieur. Le choix des bureaux doit prendre en compte plusieurs critères :
- Bureaux individuels avec fauteuils ;
- Bureaux dédiés exclusivement à l’informatique ;
- Bureaux mixtes pour l’informatique et l’espace personnel ;
- Longues tables et chaises offrant différentes fonctionnalités, disponibles pour plusieurs collaborateurs.
Chaque bureau est optimisé en fonction de son utilisation par les différents collaborateurs. L’équipe a-t-elle besoin d’un bureau droit avec un retour ou d’une solution modulable ? Est-ce qu’un panneau-écran est nécessaire ? Toutes ces questions doivent être prises en compte lors du choix du mobilier de bureau.
Un bureau modulable présente l’avantage de s’adapter au nombre de personnes. Il peut s’étendre grâce à des rallonges intégrées sous le plateau. Pensez également aux espaces situés dans les angles de l’espace collaboratif. Pourquoi ne pas y installer un bureau carré pour optimiser l’espace et meubler un coin perdu ?
Quant aux fauteuils, ils doivent être confortables et s’adapter aux différentes morphologies des utilisateurs. Leur conception doit donc être de qualité pour résister aux nombreux réglages en hauteur ou en inclinaison.
Le mobilier complémentaire de l’espace collaboratif
Malgré le développement du tout numérique, les armoires ont encore leur place. Si certains employés ne font que passer dans l’espace collaboratif, d’autres y resteront continuellement pendant leur temps de travail. Les armoires doivent donc être sélectionnées dans la même gamme que les bureaux, afin de créer une harmonie dans l’espace collaboratif.
L’implantation d’une cafétéria et d’un espace détente implique l’installation de canapés, de fauteuils et de tables basses, qui doivent être choisis dans le même style que le reste du mobilier.
Des outils informatiques collaboratifs performants
Un espace de travail collaboratif nécessite un matériel et des outils informatiques performants. Si certains employés sont équipés d’ordinateurs portables, d’autres utiliseront des ordinateurs fixes partagés par l’équipe. Le service informatique de votre entreprise devra donc prévoir :
- Une implantation informatique optimisée ;
- Un accès facile à une imprimante centralisée ou un scanner ;
- Des outils de partage de données en ligne tels que l’intranet, Google Drive, Wimi, etc.
Pour approfondir le sujet :
- Pourquoi organiser son espace de travail ?
- Comment aménager un espace de réunion ?
