Dès que vous devenez employeur, vous devez établir chaque mois la paie de vos salariés. Cette responsabilité implique de produire une fiche de paie qui inclut toutes les mentions obligatoires, de remplir les déclarations sociales et de verser la rémunération. Alors, qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne et comment la créer en respectant les réglementations ? Découvrez toutes les informations essentielles dans cet article.
1- Fiche de paie en ligne : quelles sont les obligations de l’employeur ?
La fiche de paie : un document obligatoire
L’employeur est tenu de remettre impérativement un bulletin de salaire à son salarié, quel que soit le type de contrat de travail (temps plein, partiel, CDD, contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation).
Exception : les stagiaires ne sont pas nécessaires de recevoir une fiche de paie si la durée de leur stage est inférieure à 2 mois ou si leur gratification ne dépasse pas le montant minimal imposé par la loi.
La remise du bulletin de paie est obligatoire car il peut être demandé par le salarié dans de nombreuses situations (demande de location, obtention d’un prêt immobilier, demande de retraite, etc.). De plus, il peut constituer un élément de preuve de l’existence du contrat de travail en l’absence d’un écrit. Enfin, il permet au salarié de vérifier les différentes composantes de sa rémunération et de s’assurer de leur justesse.
Forme du bulletin de paie en ligne et délai de conservation
Depuis la Loi travail de 2017, le bulletin de paie peut être remis sous forme dématérialisée, sauf si le salarié exprime son désaccord. Dans ce cas, la fiche de paie est remise au format papier par voie postale ou en main propre. Il est important de conserver une preuve de remise en main propre.
La durée de conservation obligatoire des fiches de paie est de 5 ans pour l’employeur. Le salarié, quant à lui, peut les conserver sans limitation de durée.
Le délai de délivrance de la fiche de paie en ligne
Le bulletin de paie doit être remis simultanément au versement de la rémunération. En cas de rupture du contrat de travail, la logique reste la même : le bulletin de salaire est remis au salarié en même temps que son dernier salaire à la date habituelle.
L’employeur est libre de choisir le délai de délivrance à condition que la fiche de paie soit remise mensuellement (tous les 30 jours) et que la date de remise soit similaire d’un mois à l’autre.
Quelles sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?
En cas de non-respect de ces obligations, l’employeur s’expose à une amende de 450 euros et au versement de dommages et intérêts s’il ne fournit pas la fiche de paie ou la fournit en retard, ou s’il ne verse pas la rémunération ou la verse en retard.
2- Les mentions obligatoires de la fiche de paie en ligne
En plus des obligations énumérées ci-dessus, vous devez faire figurer des mentions obligatoires sur la fiche de paie. Nous pouvons diviser le bulletin de salaire en 4 parties :
Les informations générales obligatoires
La première partie de la fiche de paie doit comporter les informations générales concernant les parties au contrat de travail :
Pour l’entreprise : code NAF, coordonnées de l’entreprise, numéro de SIRET, convention collective applicable.
Pour le salarié : numéro de sécurité sociale, coordonnées du salarié, numéro de matricule, emploi occupé, type de contrat de travail, date d’entrée dans l’emploi.
Paiement du salaire : date de paiement de la rémunération, période d’emploi (exemple : du 01 au 31 janvier).
Les cotisations et contributions sociales
Des charges sociales sont prélevées sur le salaire pour financer le système social français (sécurité sociale, assurance chômage et formation). Elles se répartissent en trois catégories : cotisations patronales, contributions salariales et cotisations salariales et patronales. Ces cotisations sont supportées uniquement par l’employeur et doivent figurer sur la fiche de paie.
Les contributions sociales, telles que la CSG et la CRDS, sont payées uniquement par le salarié. Ces prélèvements sont alloués au financement de la sécurité sociale exclusivement. Les cotisations sociales sont payées à la fois par l’employeur et le salarié sur la fiche de paie.
Mention du salaire : les différents montants
En plus du salaire brut et du salaire net, la fiche de paie doit mentionner d’autres montants. Avec la mise en œuvre du prélèvement de l’impôt à la source, les éléments à inclure sont les suivants :
- Salaire brut : toutes les sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail (salaire de base + primes).
- Net à payer avant impôt sur le revenu : salaire à percevoir avant déduction du montant de l’impôt sur le revenu.
- Net imposable : net à payer + cotisations sociales non déductibles de l’assiette de l’impôt sur le revenu.
- Net à payer : salaire perçu par le salarié après déduction de toutes les charges sociales et de l’impôt sur le revenu.
Synthèse de la situation personnelle du salarié
Cette synthèse est importante à la fois pour le salarié et pour l’employeur. Elle résume les informations de paie du salarié et sert d’indicateurs de suivi pour les reportings sociaux (égalité professionnelle, absentéisme, etc.). Les mentions à faire figurer sont : le net à payer, les compteurs de congés payés et de RTT, et le coût global de la période (coût cumulé du salarié sur une année).
3- Comment réaliser simplement une fiche de paie conforme ?
Créer une fiche de paie n’est pas une tâche simple. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un logiciel de paie en ligne pour réaliser facilement une fiche de paie conforme.
Pour les petites et moyennes entreprises, la solution la plus simple est d’utiliser un logiciel de paie en ligne. Les avantages sont nombreux : économique, assistance quotidienne, plateforme en ligne intuitive et offre adaptable à l’entreprise.
4- Les avantages de créer une fiche de paie en ligne
Pour l’employeur :
Simplicité : créer une fiche de paie en ligne avec un logiciel adapté est un jeu d’enfant. Les calculs sont automatisés et une équipe d’assistance est disponible pour vous accompagner.
Conformité : les logiciels de paie en ligne garantissent que les fiches de paie sont conformes à la législation en vigueur, incluant les évolutions légales telles que le prélèvement à la source.
Immédiateté : grâce à la rapidité du processus de production de la fiche de paie en ligne, vos équipes peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Économique : les logiciels de paie en ligne sont une solution économique par rapport à l’achat d’un logiciel de paie interne ou au recours à un expert-comptable.
Pour le salarié :
Conformité : les fiches de paie en ligne garantissent que tous les droits sociaux du salarié sont pris en compte.
Réception immédiate : les salariés peuvent récupérer leur fiche de paie immédiatement après sa création, sans attendre l’envoi postal.
Consultation instantanée : les salariés peuvent consulter leur fiche de paie à tout moment et la télécharger si nécessaire, ce qui facilite leurs démarches administratives.
5- Créer une fiche de paie en ligne : le mode d’emploi
La création d’une fiche de paie en ligne est simple et rapide grâce à l’utilisation d’un logiciel adapté. Voici les étapes à suivre :
- Cliquez sur “Créer une fiche de paie”.
- Renseignez les champs demandés (nouveau client) ou connectez-vous (déjà client).
- Remplissez les champs relatifs à l’entreprise.
- Remplissez les informations relatives au salarié.
- Remplissez les champs de la fiche de paie (date de début, date de fin, date de paiement, salaire brut, nombre d’heures).
- Validez la fiche de paie dans votre panier et procédez au paiement.
- La fiche de paie est disponible immédiatement sur votre compte.
Créer une fiche de paie en ligne est désormais à la portée de tous grâce aux logiciels de paie en ligne. Simplifiez votre processus de paie et assurez-vous d’être en conformité avec la législation en vigueur.
