La création d’un “réglementaire de paie” est essentielle pour structurer et sécuriser les procédures de paie dans votre entreprise. Dans ce guide, nous vous expliquerons pourquoi et comment élaborer votre propre cahier de procédures de paie.
Pourquoi décrire vos procédures de paie ?
La rédaction d’un réglementaire de paie est primordiale pour toutes les entreprises qui souhaitent sécuriser l’établissement de leur paie. Que ce soit après un contrôle de l’URSSAF, l’arrivée d’un nouveau responsable du service paie ou en cas de turnover important dans le service, ce document de référence permet de substituer les bonnes pratiques aux erreurs passées.
Les objectifs du réglementaire de paie
La création de ce document répond à plusieurs objectifs : garantir une démarche qualité, renforcer l’efficacité et l’organisation du service paie, contrôler les paies, améliorer la conformité à la législation et faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Comment créer votre propre réglementaire de paie en 3 étapes
La mission d’élaboration du réglementaire de paie comprend trois étapes spécifiques :
Étape 1 – Réunion de cadrage :
- Présentation de la démarche d’audit
- Sélection des rubriques à rédiger
- Récapitulatif des sources de droit
Étape 2 – Analyses successives des rubriques de paie :
- Analyse de 20 rubriques spécifiques
- Réalisation en back-office des fiches relatives aux rubriques étudiées
- Répétition du processus pour les autres rubriques
Étape 3 – Phase de bilan :
- Synthèse de l’ensemble des procédures de paie
- Présentation du réglementaire de paie au responsable paie et au commanditaire
- Validation finale du livrable par l’entreprise
Exemple de mission de création du réglementaire de paie
Prenons l’exemple d’un groupe international de gestion des déchets ménagers. Après avoir audité les rubriques de paie et étudié les pratiques et règles en vigueur, nous avons identifié les écarts par rapport aux règles légales et conventionnelles. Nous avons ensuite proposé des améliorations de règles de gestion et élaboré des fiches-types par nature d’éléments de salaire et de gestion. Finalement, nous avons créé un document de référence, appelé “Bible de paie”, pour formaliser les règles de gestion et sécuriser la paie.
N’attendez plus, créez votre propre réglementaire de paie dès aujourd’hui et assurez-vous d’une paie conforme et sécurisée pour tous les collaborateurs de votre entreprise.
