La protection des données est une question cruciale de nos jours, tant pour les organismes publics que pour les entités privées. C’est là que le rôle du Datenschutzbeauftragter, ou délégué à la protection des données, entre en jeu. Mais qu’est-ce qu’un Datenschutzbeauftragter et quelles sont ses responsabilités ? Dans cet article, nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur ce rôle essentiel.
Quelles sont les responsabilités d’un Datenschutzbeauftragter ?
Essentiellement, le Datenschutzbeauftragter est responsable de veiller à ce que les règles concernant la confidentialité des données personnelles soient respectées dans les entités publiques et privées. Les entreprises et les organismes qui traitent, stockent et traitent ces données sensibles doivent obligatoirement désigner un Datenschutzbeauftragter pour s’assurer de leur conformité.
Ce délégué agit en tant qu’organe de contrôle indépendant. Il examine régulièrement les processus de travail pour garantir la protection des données au sein de l’entreprise. S’il constate des violations du Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ou du nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD), il doit collaborer avec la direction pour évaluer les mesures à prendre.
Voici quelques-unes des tâches principales d’un Datenschutzbeauftragter, conformément au BDSG et au RGPD :
- Le Datenschutzbeauftragter est chargé de surveiller et de contrôler les processus pour garantir le respect des règles de protection des données. Il doit informer immédiatement la direction de tout problème. Pour rester à jour, il doit se former régulièrement.
- Il est également responsable de la mise en place d’une organisation de protection des données, qui informe régulièrement l’ensemble du personnel des politiques et des annonces en matière de protection des données.
- Le Datenschutzbeauftragter est également l’interlocuteur privilégié pour toute préoccupation ou question liée à la protection des données au sein de l’entreprise.
- Toutes les entités de l’entreprise sont tenues de tenir informé le Datenschutzbeauftragter de tout changement ou nouvelle procédure de travail, afin que celui-ci puisse analyser et évaluer les plans du point de vue de la protection des données.
- Lors de la collecte de données personnelles sensibles, le Datenschutzbeauftragter est habilité à effectuer des contrôles préalables. Cela concerne notamment le traitement des données relatives aux infractions pénales ou aux infractions administratives.
- Le Datenschutzbeauftragter est tenu de former régulièrement (éventuellement par écrit) les employés des organismes publics et privés en matière de protection des données. Cela inclut la sensibilisation à l’obligation de confidentialité des données, que tous les personnes traitant les données doivent respecter. La coordination avec la gestion du personnel est nécessaire.
- Il dispose également d’une vue d’ensemble complète de tous les registres de procédures de l’organisme ou de l’entreprise et peut les mettre à disposition sur demande.
- Enfin, le Datenschutzbeauftragter est responsable de la surveillance de l’élimination et de la suppression légales des données personnelles. Il peut également transmettre des conseils et des instructions aux entités concernées.
En raison de son rôle particulier, le Datenschutzbeauftragter est tenu à une obligation de confidentialité et bénéficie également d’un droit de refus de témoigner. De plus, il bénéficie d’une protection contre le licenciement, car il doit être indépendant de la direction.
Datenschutzbeauftragter : Quand votre entreprise a-t-elle besoin d’un tel contrôleur ?
Il convient de faire la distinction entre le Datenschutzbeauftragter pour les organismes publics et pour les entreprises privées. Alors que la désignation d’un Datenschutzbeauftragter est obligatoire pour les organismes publics (administrations, autorités, etc.), ce n’est pas toujours le cas pour les entreprises. Mais à partir de quand une entreprise doit-elle désigner un Datenschutzbeauftragter ?
Selon les règles actuelles, toutes les entreprises privées employant au moins 20 personnes travaillant de manière permanente dans le traitement automatisé des données doivent nommer un Datenschutzbeauftragter.
Un Datenschutzbeauftragter peut également travailler en tant que prestataire externe. Cependant, il faut noter que dans ce cas, il est souvent responsable de plusieurs entreprises. Cela peut entraîner des retards dans la résolution des problèmes et dans la planification. Un Datenschutzbeauftragter interne, en revanche, est toujours disponible et peut travailler en étroite collaboration avec la direction.
En conclusion, un Datenschutzbeauftragter joue un rôle crucial dans la protection des données personnelles dans les organismes publics et privés. Il veille à ce que les règles de confidentialité soient respectées et facilite la mise en place d’une culture de la protection des données au sein de l’entreprise.
