Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé doivent obligatoirement déclarer et verser les cotisations sociales aux organismes de Sécurité Sociale, retraite complémentaire et prévoyance par le biais de la DSN. Cette nouvelle obligation rend la gestion de la paie plus complexe, surtout pour les entreprises qui ne disposent pas de système d’information. Heureusement, il existe des alternatives au logiciel de paie qui peuvent être plus abordables pour les petites et moyennes entreprises. Dans cet article, nous vous proposons un guide sur la façon de déclarer la DSN sans logiciel.
Qu’est-ce que la DSN ?
Avant d’entrer dans les détails de la production de la DSN sans logiciel et des outils mis à disposition par l’administration, il est important de comprendre ce qu’est une DSN et comment elle fonctionne.
La DSN, c’est quoi ?
La DSN consiste à envoyer des flux de données sociales vers différents organismes sociaux tels que l’Urssaf, la caisse de retraite, la prévoyance, Pôle Emploi, la DGFIP, etc. Concrètement, le logiciel de paie génère un fichier DSN contenant toutes les informations relatives à la paie, telles que les rémunérations, les cotisations sociales et les heures travaillées pour chaque salarié, tant au niveau individuel que global pour chaque établissement. Ces données sont ensuite traitées par les organismes sociaux pour calculer les droits des salariés, les cotisations dues par l’établissement et à des fins statistiques.
La DSN : qui est concerné ?
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises françaises, y compris le secteur public, doivent obligatoirement produire la DSN pour la déclaration et le versement des cotisations sociales obligatoires, telles que les cotisations de Sécurité Sociale, les autres contributions dues à l’Urssaf, les cotisations de retraite complémentaire obligatoire et les cotisations de prévoyance (risque incapacité/invalidité/décès et frais de santé).
Déclarer la DSN sans logiciel
La plupart des solutions de paie intègrent désormais les fonctionnalités DSN en mode Machine to Machine (M to M) ou permettent de générer une DSN et de l’envoyer sur le Portail net-entreprises. Toutefois, certains employeurs, en particulier les plus petites TPE, continuent de calculer leurs paies sans logiciel en utilisant des outils tels qu’Excel ou en utilisant un logiciel qui facture en option la fonctionnalité DSN. Quelles sont donc les alternatives pour envoyer la DSN sans logiciel ?
Les services gratuits de l’Urssaf
Il est possible, notamment pour les TPE qui embauchent leurs premiers salariés et qui ne peuvent pas se permettre d’engager des frais supplémentaires pour la gestion des paies, de recourir à des services gratuits proposés par l’Urssaf pour la production de la DSN. Cependant, seuls les employeurs bénéficiant de certains dispositifs tels que le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA), le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA) ou le dispositif impact emploi pour association peuvent utiliser ce service.
Des solutions DSN payantes et d’autres gratuites
De nombreux outils ont émergé pour saisir en ligne sa DSN. Le principe est simple :
- L’employeur saisit en ligne les éléments de la paie comme la rémunération, les heures travaillées, les heures supplémentaires, etc.
- L’outil génère la DSN et les bordereaux de cotisations.
- La DSN est soit envoyée directement en mode Machine to Machine (M to M), soit envoyée manuellement par le client sur le service net-entreprises.
Il est important de noter que si l’outil ne propose pas un contrôle intégré, il est nécessaire d’envoyer la DSN au préalable sur l’outil d’auto-contrôle DSN-VAL, disponible en téléchargement sur net-entreprises. Il est également possible d’envoyer votre DSN en mode test sur net-entreprises avant de l’envoyer en réel. Certains outils sont payants, avec un coût annuel allant de 100 à 200 € HT, tandis que d’autres sont gratuits. Toutefois, il est essentiel de prendre en compte les éventuels coûts cachés et la fiabilité de ces solutions gratuites, car une DSN erronée peut avoir un impact important (recouvrement Urssaf, pénalités, impact sur les droits des salariés, etc.).
Créer votre fichier DSN sans logiciel
Enfin, il existe une dernière alternative pour ceux qui ne souhaitent pas utiliser un logiciel de paie : la création d’un fichier DSN par vos propres moyens. Il s’agit d’un fichier texte dans lequel vous devez reporter toutes les informations relatives à la paie en respectant les codes requis. Cependant, il est important d’avoir de solides connaissances en matière de paramétrage DSN, car une erreur de code, un caractère mal placé ou un espace superflu peut rendre votre fichier inexploitable.
En conclusion, même si la gestion de la paie sans logiciel peut sembler complexe, il existe des alternatives simples et économiques pour déclarer la DSN. Que vous optiez pour les services gratuits de l’Urssaf, les outils en ligne payants ou gratuits ou la création de votre propre fichier DSN, il est essentiel de choisir une solution adaptée à vos besoins et de veiller à la fiabilité des informations transmises. Ainsi, vous pourrez effectuer vos déclarations de manière efficace et conforme aux exigences légales.
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