Depuis le 1er janvier 2017, toutes les entreprises du secteur privé sont tenues de déclarer et de verser les cotisations sociales aux organismes de Sécurité Sociale, de retraite complémentaire et de prévoyance via la DSN.
Gérer la paie sans passer par un système d’information n’est plus aussi simple qu’avant. Cependant, il existe une alternative au logiciel de paie qui représente un coût, notamment pour les TPE qui embauchent leurs premiers salariés.
Alors, comment gérer les paies sans logiciel ? Quelles sont les alternatives pour les entreprises ? Dans cet article, nous allons vous révéler comment déclarer la DSN sans logiciel et en toute simplicité.
Qu’est-ce que la DSN ?
Avant de vous expliquer comment produire la DSN sans logiciel, il est important de comprendre ce qu’est une DSN et comment elle fonctionne.
La DSN, c’est quoi ?
La DSN consiste en l’envoi de flux de données sociales vers différents organismes sociaux tels que l’Urssaf, la caisse de retraite, la prévoyance, Pôle Emploi, la DGFIP, etc.
Concrètement, le logiciel de paie génère un fichier DSN reprenant les données de la paie telles que la rémunération, les cotisations sociales, ou encore les heures travaillées pour chaque salarié et de manière globale pour chaque établissement.
Ces données sont ensuite traitées par les différents organismes sociaux pour calculer les droits des salariés (IJSS, allocation Pôle Emploi, etc.), calculer les cotisations dues par l’établissement, ou encore à des fins statistiques.
La DSN : qui est concerné ?
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les entreprises françaises, y compris le secteur public, doivent obligatoirement produire la DSN pour la déclaration et le versement des cotisations sociales obligatoires :
- Les cotisations de Sécurité Sociale
- Les autres contributions dues à l’Urssaf : FNAL, CSA, taxe d’apprentissage, contribution à la formation professionnelle, etc.
- Les cotisations de retraite complémentaire obligatoire
- Les cotisations de prévoyance (risque incapacité/invalidité/décès et frais de santé)
Maintenant que vous êtes au fait de ce qu’est la DSN, laissez-moi vous dévoiler les meilleures astuces pour déclarer la DSN sans logiciel !
Les services gratuits de l’Urssaf
Si vous êtes une petite entreprise qui embauche ses premiers salariés et que vous ne pouvez pas vous permettre des frais supplémentaires pour la gestion des paies, il est possible de recourir aux services gratuits de l’Urssaf pour la production de la DSN. Toutefois, seuls les employeurs bénéficiant des dispositifs suivants peuvent utiliser ce service :
- Le Titre Emploi Service Entreprise (TESE)
- Le Chèque Emploi Associatif (CEA)
- Le Titre Emploi Simplifié Agricole (TESA)
- Le dispositif impact emploi pour association
Des solutions DSN adaptées à tous les budgets
De nombreux outils ont émergé pour vous permettre de saisir votre DSN en ligne. Grâce à ces outils, vous pouvez saisir en ligne les éléments de la paie tels que la rémunération, les heures travaillées, ou encore les heures supplémentaires. Ensuite, l’outil génère la DSN et les bordereaux de cotisations. Vous pouvez envoyer la DSN directement en M to M ou l’envoyer manuellement sur le service net-entreprises.
Il est important de noter que si l’outil ne prévoit pas de contrôle intégré, il est nécessaire d’envoyer la DSN au préalable sur l’outil d’auto-contrôle DSN-VAL. Ce dernier peut être téléchargé directement sur net-entreprises. Vous avez également la possibilité d’envoyer votre DSN en test sur net-entreprises avant de l’envoyer en réel.
Certains outils sont payants, avec des tarifs allant de 100 à 200 € par an HT, tandis que d’autres sont gratuits. Cependant, il est essentiel de prendre en compte les éventuels coûts cachés et de s’assurer de la fiabilité de ces solutions gratuites. En effet, une DSN erronée peut avoir des conséquences importantes, telles que le recouvrement Urssaf, les pénalités, ou encore l’impact sur les droits des salariés.
Créez votre propre fichier DSN sans logiciel
Si vous ne souhaitez pas utiliser un logiciel de paie ou une solution en ligne, il existe une dernière alternative : créer votre propre fichier DSN. Il s’agit d’un fichier texte dans lequel vous devez reporter pour chaque code les éléments de paie.
Cependant, il est essentiel d’avoir de solides connaissances en matière de paramétrage DSN pour éviter les erreurs. En effet, un seul code erroné, un mauvais caractère, ou encore un espace en trop peut rendre votre fichier inexploitable.
En suivant ces astuces, vous pourrez déclarer la DSN sans logiciel et en toute simplicité. N’oubliez pas de choisir la méthode qui convient le mieux à votre entreprise tout en veillant à respecter les obligations légales. Alors, à vous de jouer !
