Qu’est-ce que le processus d’achat ? Définition, signification, étapes et fonctionnement
L’achat est une fonction incontournable pour toutes les organisations commerciales. Afin de contribuer à leur expansion et à l’optimisation de leurs performances, ces entreprises se procurent divers biens et services auprès de fournisseurs externes, c’est ce qu’on appelle le processus d’achat. Si les organisations veulent tirer parti de la mondialisation, elles doivent travailler avec les meilleurs fournisseurs locaux au meilleur prix possible. Pour atteindre les objectifs tactiques et stratégiques, il est essentiel de mener un processus d’achat correctement ! La réussite de ce processus repose sur l’acquisition de produits et de services appropriés auprès des bonnes sources et des bonnes personnes.
Définition du processus d’achat
Un processus d’achat est une série d’étapes qu’une organisation identifie et met en œuvre afin d’obtenir des biens ou des services pour atteindre ses objectifs.
Pourquoi le processus d’achat est-il nécessaire ?
L’achat consiste à dépenser les revenus d’une organisation pour acquérir des biens et des services. Le processus d’achat a un impact direct sur les objectifs de réduction des coûts. Selon l’enquête annuelle de Zycus auprès de plus de 400 responsables mondiaux des achats, Pulse of Procurement 2018, 54 % d’entre eux ont cité les économies de coûts comme principal domaine d’intervention des achats. De plus, 65 % des grandes organisations, 66 % des organisations de taille moyenne et 55 % des petites organisations ont été mandatées pour gérer leurs dépenses au niveau de l’entreprise. Pour cela, un système d’achat efficace était la seule solution pour générer des bénéfices plus élevés. Outre la réalisation d’objectifs de réduction des coûts, un processus d’achat efficace aide une organisation à améliorer la performance de ses fournisseurs, la conformité, la gestion des risques, l’utilisation des contrats et la durée du cycle d’achat.
Pourquoi évaluer périodiquement le processus d’achat ?
Tout processus doit être régulièrement évalué afin de détecter les éventuels obstacles et les points à améliorer. En évaluant régulièrement les performances des fournisseurs en termes de satisfaction des besoins d’achat, on peut identifier leurs forces et leurs faiblesses. Cette évaluation du processus d’achat nous aide également à imaginer et à innover des stratégies d’amélioration des performances. Un processus d’achat efficace permet également d’établir des relations à long terme avec les fournisseurs. En se concentrant sur la gestion des relations fournisseur-acheteur, des synergies se créent, ce qui apporte une valeur maximale aux deux parties. Une mise en œuvre réussie du processus d’achat permet à une organisation d’avoir une meilleure visibilité sur les performances des parties prenantes. Une plus grande transparence favorise une plus grande conformité en termes de coûts, de qualité des biens/services, etc., dans l’ensemble des activités d’achat.
Comment le processus d’achat peut-il aider ?
Dans le contexte actuel d’instabilité politique et économique mondiale, ainsi que des changements dans les lois commerciales, l’application d’un processus d’achat bien défini peut aider les organisations à gérer leur chaîne d’approvisionnement et les risques qui y sont associés. En gérant les risques financiers, opérationnels, contractuels, etc., le processus d’achat prévient les perturbations de la chaîne d’approvisionnement qui peuvent affecter directement ou indirectement la rentabilité.
Un processus d’achat efficace garantit une plus grande efficacité à chaque étape du cycle d’achat d’une entreprise, réduisant ainsi la durée du cycle d’achat. Les avantages d’un flux de processus d’achat sont recherchés par toutes les entreprises. Vous pouvez y parvenir en perfectionnant votre processus à l’aide des étapes mentionnées ci-dessous !
Les achats ne se limitent pas à l’acquisition de biens et de services pour une organisation. Un processus d’achat efficace implique une compréhension approfondie des besoins de toutes les unités commerciales, l’identification des fournisseurs adéquats pour répondre à ces besoins, l’évaluation périodique des performances des fournisseurs et la négociation de contrats susceptibles de fournir la valeur maximale à un coût minimal.
En savoir plus : Suite Cognitive Procurement
Les 7 étapes d’un processus d’achat efficace
Après avoir établi les avantages de la planification des achats et défini un processus d’achat, la prochaine étape consiste à concevoir le processus d’achat. Il est pertinent d’identifier les étapes appropriées pour votre organisation en fonction de ses besoins et de ses objectifs, afin que vos indicateurs de performance clés (KPI) puissent refléter votre réussite. Chaque processus d’achat est unique et doit être adapté aux caractéristiques spécifiques de votre organisation et de votre secteur.
Voici les 7 étapes essentielles pour créer un processus d’achat efficace :
Etape 1 : Identifier les besoins en biens et services de toutes les unités commerciales
Le cycle d’achat commence lorsque l’une des unités commerciales d’une organisation a besoin d’obtenir des biens/services auprès d’un fournisseur externe. La première étape du processus d’achat consiste donc à identifier et consolider les besoins de toutes les unités commerciales de l’organisation. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble des domaines et des catégories de dépenses afin de pouvoir identifier les opportunités de réduction des coûts grâce à l’analyse des dépenses. Cela aide également l’organisation dans ses activités de budgétisation et de prévision des dépenses futures. Vous pouvez toujours ajuster les besoins en fonction de l’unité, mais les prévisions permettent d’avoir une estimation approximative pour optimiser l’utilisation des ressources et éviter les gaspillages.
Etape 2 : Identifier et évaluer la liste des fournisseurs
Une fois que les unités commerciales ont identifié leurs besoins, l’étape suivante consiste à dresser une liste de fournisseurs potentiels pouvant répondre aux besoins en biens et/ou services. Cette étape peut impliquer une simple recherche sur Internet ou des mesures plus structurées telles que des demandes de proposition (RFP), des demandes de devis (RFQ) et des demandes d’information (RFI). L’objectif de cette étape est d’évaluer les fournisseurs pertinents en fonction de critères tels que les prix, la qualité du service, la réputation dans l’industrie, les garanties et le service client. Une fois l’évaluation terminée, le fournisseur offrant la meilleure valeur et les meilleurs prix remportera le marché.
Etape 3 : Négocier les contrats avec le fournisseur sélectionné
Après avoir sélectionné un fournisseur pour répondre aux besoins de l’organisation, commence la phase de négociation des contrats. La contractualisation est une étape cruciale pour créer de la valeur et favoriser la collaboration entre l’acheteur et le fournisseur. Cette étape du processus d’achat implique l’évaluation de facteurs tels que la structure des prix, l’étendue du travail, les termes et conditions, les délais de livraison, etc. Une analyse détaillée et une négociation des contrats permettent de découvrir les opportunités de réduction des coûts, y compris les remises dynamiques.
Etape 4 : Etablir une demande d’achat et lancer le bon de commande
Une fois qu’une entreprise a finalisé son contrat avec un fournisseur, il est temps de lancer une demande d’achat (DA). Une DA comprend une description du bien ou du service, le prix et la quantité, les informations sur le fournisseur et les étapes d’approbation. Une fois la demande d’achat validée, l’équipe financière envoie au fournisseur un bon de commande (BC) contenant des informations telles que le numéro du BC, les modalités de paiement, les informations sur le fournisseur, etc.
Etape 5 : Finaliser le paiement à réception de la facture
Lorsque le fournisseur reçoit le bon de commande, il émet une facture indiquant le prix des biens ou services demandés. Une fois que l’organisation a reçu le bon de commande et la facture, l’équipe d’achats s’assure que la facture est conforme en termes de quantité et de qualité avant de procéder au paiement. Selon les conditions de paiement convenues entre l’organisation et ses fournisseurs, le paiement est effectué avant ou après la livraison.
Etape 6 : Réception et vérification de la livraison des biens/services demandés
Le fournisseur livre les biens/services en fonction du paiement et des conditions contractuelles. À la réception, les entreprises doivent procéder à une vérification pour s’assurer que les fournisseurs ont répondu aux attentes en termes de qualité. Ce processus de vérification peut inclure l’examen de la documentation du fournisseur, ainsi que des inspections sur place des produits ou des services fournis. L’objectif est de confirmer que le fournisseur a respecté tous les accords contractuels et que les produits ou services sont conformes aux normes de qualité requises. Si le fournisseur est jugé non conforme, des mesures correctives peuvent être prises, allant jusqu’à la résiliation du contrat. Il est donc essentiel pour les entreprises de réaliser des audits afin de protéger leurs intérêts et de s’assurer qu’elles reçoivent des produits ou des services de qualité de leurs fournisseurs.
Etape 7 : Conservation des factures
La dernière étape du processus d’achat consiste à conserver les factures de manière efficace. Cela permet de suivre les dépenses et les catégories de dépenses au sein de l’organisation. Plusieurs méthodes peuvent être utilisées, notamment la conservation numérique ou physique. La numérisation facilite l’accès et l’organisation des factures lorsque l’espace est limité. Dans le cas d’une conservation physique, il est important de mettre en place un système adapté à l’organisation, par exemple en classant les factures par ordre alphabétique du fournisseur ou par date. Quelle que soit la méthode choisie, il est essentiel de conserver les factures de manière cohérente pour un suivi des dépenses plus efficace.
Les différents types d’achats
Il existe plusieurs types d’achats : les achats directs, les achats indirects, les achats de biens et les achats de services.
Achats directs : il s’agit de l’acquisition de matières premières, d’intrants ou de substances qui contribuent directement au produit final de l’entreprise. Cette partie du processus d’achat est souvent celle qui engendre les coûts les plus élevés et où il est le plus difficile d’économiser. Les directeurs des achats et les principaux fournisseurs sont les acteurs principaux de ce processus.
Achats indirects : ils concernent l’acquisition de biens, de services ou d’entités nécessaires à d’autres fins que la production finale de l’entreprise. Ils n’ont pas d’impact direct sur le coût des marchandises ou les résultats de l’entreprise, mais représentent une part importante de ses dépenses. Les services informatiques et les fournitures de bureau sont des exemples d’achats indirects.
Achats de biens : le processus d’achat de biens physiques diffère grandement de celui des services. Les biens physiques impliquent des coûts différents car ils doivent suivre une chaîne d’approvisionnement parfois longue avant d’arriver à l’organisation. En général, l’achat de biens entraîne des coûts plus élevés en raison de la nature matérielle des entités impliquées dans le processus. La plupart des procédures d’achat concernent l’achat de biens dans le contexte des achats directs.
Achats de services : l’achat de services, qu’ils soient virtuels ou non, se fait généralement dans le cadre des achats indirects. Ces achats de services sont souvent ponctuels, sauf si l’organisation est satisfaite et souhaite prolonger la collaboration. Les achats de services peuvent également être temporaires, comme la location de services ou la conclusion d’un contrat avec un fournisseur pour des cas d’utilisation spécifiques.
Les responsabilités des directeurs des achats
Dans les organisations ayant des besoins d’achats complexes, un chiffre d’affaires important et une présence mondiale, un responsable des achats est en charge des activités et des cycles d’achat – le système d’achat. Le rôle du directeur des achats a évolué au fil des ans pour devenir un rôle de plus en plus stratégique, au-delà de l’opérationnel. Les directeurs des achats sont responsables de l’acquisition, de la mise en œuvre et de la maintenance du système d’achat de l’organisation. Lors de la mise en place d’un système d’achat, ils doivent prendre en compte l’agilité, la sécurité, la résilience et l’ergonomie. Récemment, de plus en plus de directeurs des achats préfèrent les solutions d’achat basées sur l’intelligence artificielle (IA) aux fournisseurs traditionnels, non pas pour le plaisir d’avoir de l’IA, mais parce qu’ils en ont besoin.
Conclusion
Les achats sont devenus une fonction stratégique à long terme au sein des organisations, contrairement à leur passé tactique. L’objectif de cet article est donc d’aider les organisations à concevoir un processus d’achat bien structuré et efficace. Bien que les besoins en achats varient d’une organisation à l’autre et que différents processus d’achat soient en place, les étapes décrites dans cet article peuvent être adaptées aux besoins spécifiques d’une organisation. La conception du processus d’achat est une étape cruciale pour obtenir des résultats positifs. Il est donc nécessaire de prendre le temps d’identifier et de concevoir les étapes qui correspondent aux besoins de votre organisation. En adaptant leur processus d’achat aux exigences spécifiques, les responsables des achats contribuent au succès de leur organisation. Avez-vous adapté votre processus d’achat pour réussir ?
