La gestion de la documentation qualité, également appelée “système documentaire” ou “gestion documentaire”, regroupe l’ensemble des documents utilisés par une entreprise pour formaliser son organisation. C’est un élément essentiel pour mettre en place avec succès un système de management de la qualité. Dans cet article, nous vous présentons Qualineo, un logiciel qui simplifie et optimise la gestion de votre documentation qualité.
Les principaux documents d’un système Qualité : la pyramide documentaire
La documentation qualité se structure comme une pyramide, allant du plus général au plus détaillé (et nombreux !). De la politique qualité à la réalité opérationnelle sur le terrain, cette pyramide représente les différents niveaux de documentation nécessaires.
Le manuel qualité et les processus
Le manuel qualité est un document clair, synthétique et régulièrement mis à jour. En général, il fait entre 10 et 20 pages et décrit l’organisation de votre entreprise pour assurer et améliorer de manière continue la satisfaction des utilisateurs. Il sert de communication interne et externe et répond aux questions clés posées par le personnel, les clients ou les auditeurs.
Quant aux processus, ils désignent l’ensemble des activités utilisant différentes ressources (humaines, matérielles, informationnelles, etc.) pour transformer les éléments d’entrée en éléments de sortie à valeur ajoutée. Les intégrer à ce niveau est pertinent car ces documents sont plus intéressants pour l’encadrement. Cela permet d’éviter l’effet “paperasse” pour le personnel.
En résumé, le manuel qualité :
- Décrit l’entreprise et sa démarche qualité.
- Met en avant les actions entreprises pour l’améliorer.
Les processus sont à la fois un outil de modélisation des activités permettant d’identifier les différentes étapes et de montrer l’interdépendance entre eux, et un moyen d’améliorer la qualité.
Les procédures
Une procédure idéale fait entre 2 et 4 pages. Elle décrit de manière générale la manière de réaliser une ou plusieurs activités d’un processus et répond aux questions : qui fait quoi, où, quand et pourquoi ?
En résumé, une procédure :
- Repose sur des documents de référence.
- Définit les étapes à suivre pour réaliser une activité.
- Définit les responsabilités de chacun.
- Peut faire référence à des modes opératoires.
Les modes opératoires
Le mode opératoire détaille la façon d’effectuer une tâche et peut faire référence à d’autres documents de travail (consignes, documents de traçabilité…). Il répond aux questions “comment” et “avec quoi” ?
En résumé, un mode opératoire :
- Est toujours rattaché à une procédure.
- Décrit en détail comment une tâche doit être réalisée.
- Spécifie les moyens nécessaires pour la réaliser (matériel, méthode).
Les enregistrements
Les enregistrements sont la preuve de l’application des procédures et des modes opératoires. Ils correspondent à la traçabilité de ce qui a été fait et doivent être conservés selon une durée déterminée en fonction de leur contenu.
Pour faciliter leur gestion, il est possible de consigner la liste des enregistrements à conserver dans un tableau, processus par processus, ou selon les chapitres du référentiel qualité. Ce tableau précisera notamment le lieu et la durée d’archivage de chaque enregistrement.
En résumé, un enregistrement :
- Constitue la preuve du respect des procédures et des modes opératoires.
- Permet la conservation, la validation et/ou la protection des données relatives à une action.
- Est rattaché à une procédure ou un mode opératoire.
- Peut être listé dans un tableau comprenant le lieu de conservation, la personne responsable, les conditions d’accès, la durée d’archivage et le mode de destruction.
Maîtriser les documents et les enregistrements
La maîtrise des enregistrements est un élément crucial du système qualité. En effet, un enregistrement sert à prouver la conformité aux exigences et le bon fonctionnement du système de management de la qualité (rapport de contrôle, d’audit, etc.). Il est donc essentiel de vérifier l’efficacité de la procédure d’enregistrement en fonction des objectifs associés à l’utilisation des documents.
Établir une procédure… de la procédure !
Dans certains cas, il peut être nécessaire d’établir une procédure documentée pour assurer :
- La disponibilité des versions pertinentes des documents applicables sur les lieux d’utilisation.
- La protection des documents, physiques ou numériques, en termes d’accès et d’archivage.
- La révision, la mise à jour et l’approbation des nouveaux documents.
- La maîtrise des modifications (contrôle des versions).
- La lisibilité et l’identification facile des documents.
- La conservation et l’élimination des documents.
- L’identification et la maîtrise des informations externes indispensables au système de management de la qualité.
- La protection contre toute altération des documents conservés comme preuve de conformité.
En conclusion, la gestion de la documentation qualité est essentielle pour garantir l’efficacité et la conformité des processus d’une entreprise. Qualineo, avec ses fonctionnalités innovantes, vous permettra de simplifier et d’optimiser cette gestion, en vous aidant à mettre en place une documentation de qualité, conforme aux normes en vigueur.
