Vous êtes récemment devenu responsable qualité et vous êtes chargé de rédiger une procédure, mais vous ne savez pas par où commencer ? Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul dans cette situation ! La rédaction de procédures est souvent appréhendée et suscite de nombreux questionnements. Cependant, elle est essentielle dans le système de management qualité. Nous sommes là pour vous guider afin que l’élaboration de vos procédures qualité ne soit plus une contrainte.
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La procédure qualité, un outil pour guider vos collaborateurs
Pour rappel, la procédure est un document qui énumère étape par étape les différentes tâches à effectuer pour mener à bien une action. Elle est indispensable pour assurer le bon déroulement d’un processus en entreprise. Elle répond aux questions essentielles suivantes : quoi, qui, où, quand, comment.
Cet outil joue un rôle de soutien en complétant le savoir-faire d’un collaborateur, en le guidant pas à pas dans son travail et en lui offrant une grande autonomie. La procédure qualité est une ressource précieuse qui garantit la régularité de l’exécution des actions et des résultats. Elle est également un excellent support de formation !
Le contenu d’une procédure : un mélange subtil entre le fond et la forme
Une procédure assimilée par tous les collaborateurs et 100% efficace ? Oui, c’est possible ! Soignez sa rédaction, aussi bien sur le fond que sur la forme.
Les informations contenues dans le document doivent être exactes, pertinentes, complètes et synthétiques afin d’optimiser la mise en œuvre de la procédure qualité. Elles englobent les personnes concernées, les domaines d’application, les activités et tâches nécessaires, les règles à respecter pour mener à bien les actions, ainsi que les résultats attendus de la procédure.
Mais surtout, rappelez-vous : ce n’est pas la quantité qui compte, mais la qualité. Intégrez uniquement les informations utiles à vos procédures afin de ne pas les surcharger !
La mise en forme est également importante, car elle renforce la compréhension du fond et facilite la mise en place de la procédure qualité. Structurez-la de manière à faciliter la lecture, mettez en valeur les informations les plus importantes, et utilisez des illustrations, des schémas. Cependant, évitez d’abuser des couleurs et des styles. Privilégiez également une mise en page aérée.
Il est important de mentionner que la norme ISO 9001, qui encadre la démarche qualité, n’impose pas de modèle particulier concernant la forme des procédures. Vous êtes libre de l’adapter à votre processus qualité interne, à la culture de votre entreprise et à la cible à laquelle la procédure s’adresse. Réfléchissez à ce qui fonctionnerait le mieux pour vos collaborateurs.
Les étapes clés pour élaborer vos procédures qualité
Mais comment procéder concrètement ? Suivez ces 7 étapes :
Précisez les objectifs de la procédure : Avant de vous lancer corps et âme dans la rédaction, prenez le temps de définir l’étendue et les objectifs de votre procédure qualité. Qu’est-ce que votre procédure va encadrer ? Pour quelles raisons ? Quelles sont vos attentes ?
Identifiez les personnes participant à son élaboration : Souvent, le responsable métier est chargé de l’élaboration d’une procédure, mais d’autres acteurs interviennent et doivent être consultés. Identifiez les utilisateurs directs ou indirects de votre procédure qualité.
Rassemblez les informations nécessaires : Commencez par regrouper les documents existants concernant la procédure que vous souhaitez rédiger. Ensuite, concentrez-vous sur vos collaborateurs ! Menez des entretiens individuels afin de mieux comprendre les activités liées à votre procédure.
Modélisez votre procédure qualité : Élaborez une première ébauche du diagramme de cheminement de vos processus et présentez-le aux collaborateurs identifiés dans l’étape précédente. Leurs impressions sont essentielles et vous permettront d’améliorer votre procédure qualité.
Rédigez la procédure : Utilisez votre diagramme comme fil conducteur pour rédiger étape par étape votre processus qualité. Vous pouvez aussi faire participer vos collaborateurs à cette étape.
Soumettez la procédure à la Direction : L’approbation de la direction marque le début de la mise en œuvre de la procédure dans l’établissement.
Mettez en œuvre et suivez l’évolution de la procédure : Une fois approuvée, testez votre procédure en conditions réelles et assurez-vous de son efficacité. Suivez attentivement son évolution et n’hésitez pas à l’adapter si nécessaire.
En suivant ces étapes, vous serez en mesure de rédiger des procédures qualité efficaces et adaptées à votre entreprise.
N’hésitez pas à vous appuyer sur des outils tels que Qualineo pour vous aider dans la gestion de vos procédures. Ce logiciel intuitif et performant facilite la création, la gestion et la mise à jour de vos procédures qualité.
Alors n’attendez plus, lancez-vous dans la rédaction de vos procédures et assurez-vous d’un management de la qualité réussi avec Qualineo !
