La gestion de la documentation qualité, également connue sous le nom de “système documentaire” ou “gestion documentaire”, est l’ensemble des documents sur lesquels s’appuie une entreprise pour formaliser son organisation. Il s’agit d’un élément clé pour mettre en place avec succès un système de gestion de la qualité au sein d’une structure. Dans cet article, je vais vous présenter Qualineo, un logiciel qui facilite cette gestion documentaire.
Les principaux documents d’un système Qualité : la pyramide documentaire
Le système de documentation qualité est structuré comme une pyramide, allant des documents les plus généraux aux plus détaillés (et les plus nombreux!). De l’aspect global de la pyramide à sa base, nous passons de la politique qualité à la réalité opérationnelle sur le terrain.
Dans le détail de chaque niveau, voici ce que cela donne…
Le manuel qualité et les processus
Le manuel qualité est un document clair, synthétique et régulièrement mis à jour. Il décrit la manière dont la structure est organisée pour assurer et améliorer continuellement la satisfaction des utilisateurs. C’est un outil de communication interne et externe qui ne s’adresse pas seulement aux auditeurs, mais qui doit également répondre aux questions essentielles que se posent le personnel, les clients ou les auditeurs.
Quant aux processus, ils désignent l’ensemble des activités nécessitant l’utilisation de ressources (humaines, matérielles, informationnelles, etc.) pour transformer des éléments d’entrée en éléments de sortie à valeur ajoutée. Intégrer les processus à ce niveau est pertinent, car ces documents parlent davantage à l’encadrement. Cela évite également de noyer le personnel sous une montagne de paperasse peu opérationnelle.
En résumé, le manuel qualité :
- décrit l’établissement et sa démarche qualité,
- souligne les actions mises en œuvre pour l’améliorer.
Les processus sont à la fois un outil :
- de modélisation des activités, permettant d’identifier les différentes étapes et de montrer l’interdépendance entre elles (la cartographie des processus offre une vision globale et synthétique des activités),
- d’amélioration de la qualité.
Les procédures
Une procédure idéale comporte généralement entre 2 et 4 pages. Elle décrit de manière générale comment réaliser une ou plusieurs activités d’un processus et répond aux questions suivantes : qui fait quoi, où, quand et pourquoi ?
En résumé, la procédure :
- s’appuie sur des documents de référence,
- définit les étapes à suivre pour réaliser une activité,
- définit les responsabilités de chacun,
- peut faire référence à des modes opératoires.
Les modes opératoires
Le mode opératoire détaille la manière de réaliser une tâche et peut faire référence à d’autres documents de travail tels que des consignes, des documents de traçabilité, etc. Il répond aux questions comment et avec quoi.
En résumé, le mode opératoire :
- est toujours rattaché à une procédure,
- décrit en détail la manière dont une tâche doit être réalisée,
- spécifie les moyens nécessaires pour la réaliser (matériel et méthode).
Les enregistrements
Les enregistrements servent à prouver l’application des procédures et des modes opératoires. Ils correspondent à la traçabilité de ce qui a été fait et doivent être conservés pendant une durée déterminée en fonction de leur contenu.
La liste des enregistrements à conserver peut être consignée dans un tableau, processus par processus, ou selon les chapitres du référentiel qualité défini, afin de préciser notamment leur lieu et leur durée d’archivage.
En résumé, l’enregistrement :
- constitue la preuve du respect des procédures et des modes opératoires,
- permet la conservation, la validation et/ou la protection des données relatives à une action,
- doit être rattaché à une procédure ou à un mode opératoire,
- peut être répertorié dans un tableau comprenant le lieu de conservation du document, la personne responsable, les conditions d’accès, la durée d’archivage et le mode de destruction.
Maîtriser les documents et les enregistrements
La maîtrise des enregistrements est un élément important du système qualité. Pourquoi ? Parce qu’un enregistrement sert à prouver la conformité aux exigences et le bon fonctionnement du système de gestion de la qualité (rapport de contrôle, d’audit, etc.). Il est donc essentiel de vérifier l’efficacité de la procédure d’enregistrement en fonction des objectifs associés à l’utilisation des documents.
Établir une procédure… de la procédure !
Ainsi, une procédure documentée peut s’avérer nécessaire pour assurer :
- la disponibilité des versions pertinentes des documents applicables sur les lieux d’utilisation,
- la protection des documents, qu’ils soient au format papier ou numérique (en termes d’accès et d’archivage),
- la révision, la mise à jour et l’approbation des nouveaux documents, si nécessaire,
- la maîtrise des modifications (contrôle des versions),
- la lisibilité et l’identification facilitée des documents,
- la conservation et l’élimination,
- l’identification et la maîtrise des informations documentées d’origine externe jugées indispensables au système de gestion de la qualité,
- la protection contre toute altération, en particulier pour les documents conservés comme preuve de conformité.
Avec Qualineo, tous ces aspects de la gestion documentaire qualité sont facilités. Ce logiciel intuitif et puissant vous permet de gérer efficacement tous les niveaux de votre système documentaire. Vous disposez des outils nécessaires pour créer, organiser et partager vos documents, tout en assurant leur conformité et leur traçabilité.
Alors, pourquoi attendre ? Découvrez dès maintenant Qualineo et simplifiez votre gestion documentaire pour un management de la qualité réussi !
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