La documentation qualité, également appelée “système documentaire” ou “gestion documentaire”, regroupe l’ensemble des documents sur lesquels s’appuie une structure pour formaliser son organisation. Elle constitue un élément essentiel pour mettre en place avec succès un système de management de la qualité. Dans cet article, nous vous dévoilons tous les détails !
[Webinar à voir en replay] → Organiser une gestion documentaire simple et efficace pour un Management de la Qualité réussi !Les principaux documents d’un système Qualité : la pyramide documentaire
Le système de documentation qualité est structuré comme une pyramide, allant du plus global au plus détaillé (et au plus nombreux!). De l’aspect de la politique qualité à la réalité opérationnelle sur le terrain, voici un aperçu de chaque niveau.
Dans les détails de chaque niveau, voici ce que cela implique…
Le manuel qualité et les processus
Le manuel qualité est un document clair, synthétique et régulièrement mis à jour. Il décrit la manière dont la structure est organisée pour assurer et améliorer en continu la satisfaction des utilisateurs. Ce document est à la fois un outil de communication interne et externe, destiné non seulement aux auditeurs, mais également répondant aux questions clés posées par le personnel, les clients ou les auditeurs.
Quant aux processus, ils désignent toutes les activités utilisant des ressources afin de convertir des éléments en entrée en éléments de sortie avec une valeur ajoutée. Il est pertinent d’intégrer les processus à ce niveau, car ils parlent davantage à l’encadrement. Cela permet d’éviter l’effet de paperasse pour le personnel, ces documents étant peu opérationnels.
En résumé :
Le manuel qualité :
- Décrit l’établissement et sa démarche qualité
- Souligne les actions mises en œuvre pour l’améliorer.
Les processus sont à la fois un outil :
- De modélisation des activités permettant d’identifier les différentes étapes et de montrer l’interdépendance des processus (la cartographie des processus offre une image globale et synthétique des activités).
- D’amélioration de la qualité.
Les procédures
Une procédure idéale comporte entre 2 et 4 pages. Elle décrit de manière générale la manière de réaliser une ou plusieurs activités d’un processus et répond aux questions : qui fait quoi, où, quand et pourquoi ?
En résumé :
- La procédure :
- S’appuie sur des documents de référence
- Définit les étapes à entreprendre pour réaliser une activité
- Définit les responsabilités de chacun
- Peut faire référence à des modes opératoires.
Les modes opératoires
Le mode opératoire détaille la façon de réaliser une tâche et peut faire référence à d’autres documents de travail (consignes, documents de traçabilité…). Il répond aux questions comment et avec quoi ?
En résumé :
- Le mode opératoire :
- Est toujours rattaché à une procédure
- Décrit en détail la manière dont une tâche doit être réalisée
- Spécifie les moyens nécessaires pour la réaliser (matériel et méthode).
Les enregistrements
Les enregistrements prouvent l’application des procédures et des modes opératoires. Ils correspondent à la traçabilité de ce qui a été fait. Ils doivent être conservés en fonction de leur contenu et d’une durée définie.
La liste des enregistrements à conserver peut être consignée dans un tableau, processus par processus, ou selon les chapitres du référentiel qualité défini, afin de préciser notamment leur lieu et leur durée d’archivage.
En résumé :
- L’enregistrement :
- Constitute la preuve du respect des procédures et des modes opératoires
- Doit permettre la conservation, la validation et/ou la protection des données relatives à une action
- Doit permettre le rattachement à une procédure ou un mode opératoire
- Peut être listé dans un tableau comprenant le lieu de conservation du document, la personne responsable, les conditions d’accès, la durée d’archivage et le mode de destruction.
Maîtriser les documents et les enregistrements
La maîtrise des enregistrements est un élément important du système qualité. Pourquoi ? Car un enregistrement sert à prouver la conformité aux exigences et le fonctionnement efficace du système de management de la qualité (rapport de contrôle, d’audit, etc.). Dès lors, il est essentiel de vérifier l’efficacité de la procédure d’enregistrement en fonction des objectifs associés à l’utilisation des documents.
Établir une procédure… de la procédure !
Ainsi, une procédure documentée peut s’avérer nécessaire pour assurer :
- La disponibilité sur les lieux d’utilisation des versions pertinentes des documents applicables
- La protection des documents papier ou numériques (tant au niveau de l’accès que de l’archivage)
- La révision, la mise à jour (si nécessaire) et l’approbation des nouveaux documents
- La maîtrise des modifications (contrôle des versions)
- La lisibilité et l’identification facilitée des documents
- La conservation et l’élimination
- L’identification et la maîtrise des informations documentées d’origine externe jugées indispensables au système de management de la qualité
- La protection contre toute altération (en particulier pour les documents conservés comme preuve de conformité).
Maintenant que vous connaissez les principaux documents d’un système qualité, il est temps de vous familiariser avec Qualineo et ses fonctionnalités puissantes. Avec Qualineo, la gestion documentaire n’a jamais été aussi simple et efficace !
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