Au fur et à mesure que les volumes de commandes augmentent, il devient de plus en plus difficile de gérer efficacement la correspondance, les dépenses et les détails d’achat. Si une entreprise ne dispose pas d’un système d’approbation approprié, elle risque de mal gérer ses fonds et de perturber son processus d’approvisionnement.
En rendant obligatoires les demandes d’achat et les commandes, une entreprise peut garder le contrôle sur ses fonds, ses budgets sortants et ses services d’achats en général.
Qu’est-ce qu’une demande d’achat ?
Une demande d’achat est une demande écrite adressée au département des achats d’une entreprise pour commander des produits ou des services. C’est la première étape de l’approvisionnement et des achats.
Le service des achats rédige un formulaire de demande d’achat, soumis ensuite au service des finances pour obtenir une approbation. Une fois cette approbation obtenue, le processus d’approvisionnement peut commencer et le fournisseur est contacté.
Une demande d’achat peut être interne ou externe. Interne, il s’agit d’une demande de transfert d’articles provenant d’un autre magasin appartenant à la même société. Externe, elle représente une demande d’achat de certains articles nécessaires auprès d’un fournisseur externe.
Pourquoi la demande d’achat est-elle importante ?
La demande d’achat est une étape clé au sein d’une entreprise, car elle permet de créer une trace papier qui peut être utilisée pour les taxes, les audits et les rapports financiers. Elle simplifie également le processus d’approvisionnement. En établissant une hiérarchie pour la rédaction et l’approbation de ces demandes, les entreprises peuvent aisément orchestrer leurs achats.
De plus, les demandes d’achat sont un moyen de détection de fraudes. En suivant les étapes nécessaires avant de réaliser un achat, les entreprises peuvent détecter et prévenir les activités frauduleuses.
Comment établir un processus d’achat ?
La mise en place d’un processus d’achat efficace et rapide au sein d’une entreprise permet une meilleure gestion des achats. Pour cela, certaines étapes spécifiques doivent être suivies.
Tout d’abord, l’entreprise doit identifier ses besoins. La rédaction d’un cahier des charges détaillé est recommandée afin de clarifier les enjeux liés à l’achat au sein de l’équipe.
Une fois les besoins identifiés, il est essentiel de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela garantit des produits fiables et facilite les achats. L’entreprise doit collecter les informations nécessaires sur chaque fournisseur, réaliser un inventaire détaillé pour comparer les différents fournisseurs, et vérifier les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise. À ce stade, il est temps de contacter les fournisseurs potentiels en lançant un appel d’offres. Ce dernier doit spécifier les règles et les dates clés, le cahier des charges requis, ainsi que les termes et conditions répondant aux besoins de l’entreprise. Si l’entreprise souhaite obtenir des informations complémentaires, elle peut envoyer un questionnaire aux fournisseurs.
Le choix du fournisseur le plus adapté se fait en fonction du coût total proposé, de la qualité du produit, du respect des délais de livraison ou de fabrication, ainsi que de la pérennité et de la sécurité financière de l’entreprise. Une fois le choix fait, l’entreprise doit négocier avec le fournisseur en adoptant une stratégie claire.
Une fois les négociations achevées, l’entreprise peut rédiger un contrat commercial ou un bon de commande qui formalise la relation avec le fournisseur. Ce document doit reprendre les termes des accords conclus lors des étapes précédentes, afin d’éviter les failles dans le processus suivant et de maintenir une relation commerciale sans entraves.
Les bons de commande
Les bons de commande constituent la deuxième étape du système d’approvisionnement. Ils sont rédigés et envoyés aux fournisseurs externes pour amorcer la transaction et servent de référence pour les vérifications futures de l’entreprise.
Un bon de commande doit contenir des informations sur le fournisseur, telles que son nom, ainsi que des détails sur la commande et les conditions de paiement. Ce document indique également la facture, l’adresse de livraison et le numéro d’expédition de la commande.
Pour les achats internes, le bon de commande peut être utilisé pour rendre compte et surveiller les échanges.
