L’importance de l’extrait KBIS
L’extrait KBIS est souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise. Cependant, contrairement à la carte d’identité, il n’a pas de date limite officielle de validité. C’est en quelque sorte une photographie instantanée qui atteste de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui prouve la légalité d’une société, ainsi que sa nature d’activité et l’identité de ses dirigeants. Lorsqu’un changement intervient au sein de l’entreprise, des modifications sont apportées au registre du commerce et des sociétés, ce qui entraîne la mise à jour de l’extrait KBIS. Cela rend obsolète la version précédente, mais n’en altère pas la valeur légale.
La validité de l’extrait KBIS
Contrairement à la carte d’identité d’une personne physique, le KBIS n’a pas réellement de durée de validité. En effet, il peut être modifié à tout moment, ce qui en fait un document constamment amendable.
Toutefois, dans certains cas, il est nécessaire de présenter un extrait du RCS daté de moins de 3 mois. C’est pourquoi il est recommandé de mettre à jour régulièrement le KBIS, notamment lors de tout changement significatif affectant l’entreprise.
L’importance d’un extrait KBIS récent
Officiellement, le KBIS a une validité illimitée à partir de sa date de délivrance par le greffe du tribunal de commerce. Cependant, dans la pratique, un extrait KBIS datant de moins de 3 mois est souvent exigé. Par exemple, lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, de la signature d’un contrat de location pour un local commercial, de la candidature à un marché public ou privé ou encore lors de toutes les démarches administratives liées à votre entreprise.
Fournir un extrait KBIS récent contribue à rassurer les partenaires financiers et à dissiper les doutes qu’ils pourraient avoir sur la fiabilité des informations contenues dans le document. En effet, un extrait KBIS de plus de 3 mois ne garantit pas les mêmes informations qu’un document récent. Les entreprises évoluant régulièrement, le KBIS devient rapidement obsolète et perd de sa valeur aux yeux des partenaires professionnels. Il est donc recommandé de demander un KBIS tous les trimestres et à chaque changement statutaire dans votre société.
Renouvellement de l’extrait KBIS
L’extrait KBIS utilisé auprès des tiers doit être renouvelé tous les 3 mois. Les démarches administratives telles que la candidature à un appel d’offres public ou une demande de prêt bancaire ne peuvent tout simplement pas aboutir avec un KBIS expiré.
Afin d’éviter des difficultés lors des opérations commerciales effectuées au nom de l’entreprise, il est impératif de posséder en permanence un KBIS à jour. Pour cela, vous devez présenter une demande d’actualisation de ce document auprès des autorités compétentes chaque trimestre. Vous avez également la possibilité de demander l’envoi périodique de KBIS pour simplifier cette démarche. Cependant, certaines entreprises n’ont pas le droit de souscrire à cette option, notamment celles dont l’avenir est incertain. Dans ce cas, une demande directe est nécessaire.
Mise à jour de l’extrait KBIS
L’extrait KBIS est un document du registre du commerce et des sociétés qui doit refléter la situation actuelle de votre entreprise. Lorsqu’une modification des statuts intervient, il est de votre responsabilité de mettre à jour votre extrait KBIS. Cette mise à jour doit être réalisée en cas de changements liés à l’adresse du siège social, au montant du capital social, au statut juridique, à la dénomination sociale ou commerciale, ainsi qu’au gérant ou au dirigeant.
De la même manière, lorsqu’une entreprise est soumise à une procédure collective, une inscription est automatiquement ajoutée au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait KBIS de votre entreprise sera mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.
Comment obtenir un extrait KBIS récent
Pour obtenir un KBIS récent, vous pouvez effectuer une demande ponctuelle ou mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait KBIS en ligne peut être effectuée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise. En choisissant une demande ponctuelle, le document peut vous être envoyé par courrier postal ou électronique, ou encore téléchargé depuis votre espace personnel Infogreffe. Si vous optez pour un envoi périodique, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, selon la fréquence et la durée de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir de recevoir un extrait KBIS daté de moins de 3 mois tous les trimestres. Veuillez noter que la demande d’extrait KBIS sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, ainsi que des frais d’envoi le cas échéant. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez obtenir gratuitement votre extrait KBIS à jour en utilisant le téléservice sécurisé MonIdenum pour activer votre identité numérique. Une fois que votre authentification est réussie, vous serez mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétent, qui vous délivrera votre dernier KBIS au format numérique.
L’importance d’un KBIS à jour
Les informations présentées sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties impliquées dans une transaction commerciale avec l’entreprise concernée.
En effet, il est fort probable que les dernières modifications de l’entreprise n’aient pas encore été prises en compte si le document date de plus de trois mois. La fiabilité des informations fournies par le KBIS peut alors être remise en question.
Cette situation risque de compliquer les relations commerciales avec les partenaires, les clients, les fournisseurs, les banques et toute autre institution en relation avec l’entreprise. Elles montreront souvent de la réticence à collaborer avec une société qui ne peut pas fournir un KBIS à jour.
