L’importance de l’extrait KBIS
L’extrait KBIS est souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise. Cependant, contrairement à la carte d’identité, il n’a pas de date de validité officielle. C’est essentiellement une photographie instantanée de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui atteste du caractère légal d’une société, de sa nature d’activité et de l’identité de ses dirigeants. Lorsqu’un changement survient au sein de l’entreprise, il est nécessaire de mettre à jour l’extrait KBIS pour refléter ces modifications. Cela rend l’ancienne version obsolète tout en préservant sa valeur légale.
L’actualisation régulière du KBIS
Contrairement à la carte d’identité d’une personne physique, le KBIS n’a pas réellement de durée de validité. C’est parce qu’il peut être modifié à tout moment, en faisant un document en constante évolution.
Cependant, dans certaines démarches particulières, un extrait du RCS daté de moins de 3 mois est souvent demandé. Pour satisfaire à cette exigence, il est donc nécessaire de mettre à jour le KBIS tous les 3 mois et à chaque changement significatif au sein de l’entreprise.
L’importance d’un KBIS récent
Bien que le KBIS ait une validité illimitée à partir de sa date de délivrance par le tribunal de commerce, dans la pratique, un extrait KBIS daté de moins de 3 mois est généralement requis. Par exemple, un KBIS récent est nécessaire pour :
- Ouvrir un compte bancaire professionnel ;
- Signer un contrat de location pour un local commercial ;
- Candidater à un marché public ou privé ;
- Effectuer toutes les démarches administratives liées à votre entreprise.
Fournir un extrait KBIS de moins de 3 mois contribue à rassurer vos partenaires financiers et à dissiper les doutes éventuels quant à la fiabilité des informations contenues dans ce document. En effet, un extrait KBIS de plus de 3 mois ne offre pas les mêmes garanties qu’un document récent. Étant donné que les entreprises évoluent régulièrement, le KBIS devient rapidement obsolète et perd de sa valeur aux yeux de vos partenaires professionnels. C’est pourquoi il est essentiel de demander un nouvel extrait KBIS tous les trimestres, et également chaque fois qu’un changement statutaire intervient dans votre entreprise.
Les démarches pour obtenir un KBIS récent
L’extrait KBIS utilisé par une entreprise auprès des tiers doit être renouvelé tous les 3 mois. Les démarches administratives telles que la candidature à un appel d’offres public ou la demande de prêt bancaire ne peuvent tout simplement pas aboutir avec un KBIS expiré.
Afin d’éviter des difficultés lors des opérations commerciales effectuées au nom de votre entreprise, il est donc impératif de posséder en permanence un KBIS à jour. Pour ce faire, chaque trimestre, vous devez présenter une demande de mise à jour auprès des autorités compétentes. Il est également possible de demander un envoi périodique de KBIS pour simplifier cette démarche. Cependant, certaines entreprises n’ont pas le droit de souscrire à cette option, notamment celles dont l’avenir reste incertain. Dans ce cas, une demande directe de KBIS est nécessaire.
Lorsqu’une modification des statuts de votre entreprise intervient, il est important de mettre à jour votre extrait KBIS. Cela inclut les changements relatifs à l’adresse du siège social, au montant du capital social, au statut juridique, à la dénomination sociale ou commerciale, ainsi qu’au gérant ou au dirigeant.
De plus, lorsque votre entreprise est soumise à une procédure collective, votre extrait KBIS sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement de cette procédure.
Avant de pouvoir effectuer la mise à jour de votre extrait KBIS, vous devez effectuer toutes les démarches nécessaires pour modifier les statuts de votre société. Cela comprend la ratification des modifications des statuts, la publication des modifications dans un journal d’annonces légales, ainsi que le dépôt d’un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.
Une fois le dossier complet déposé au greffe du tribunal de commerce, le greffier vérifie l’exactitude des modifications déclarées avant de mettre à jour les informations dans le registre du commerce et des sociétés. Votre extrait KBIS est ensuite actualisé, vous permettant d’obtenir un document à jour.
Comment obtenir un KBIS récent
Pour obtenir un KBIS récent, vous avez deux options : une demande ponctuelle ou un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait KBIS en ligne peut être effectuée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie de l’entreprise ou non. Avec une demande ponctuelle, le document peut être envoyé par courrier postal ou électronique, ou être disponible en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe. En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait KBIS, le document vous sera systématiquement envoyé par courrier postal à la fréquence et pour la durée de votre choix. Vous pouvez choisir un envoi trimestriel pour bénéficier automatiquement d’un KBIS daté de moins de 3 mois. La demande d’extrait KBIS sur le site Infogreffe est soumise à des frais administratifs et, le cas échéant, des frais d’envoi. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez obtenir gratuitement votre KBIS à jour en utilisant le service sécurisé MonIdenum pour activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous serez mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétent, qui vous délivrera votre dernier KBIS au format numérique.
L’importance de la mise à jour régulière du KBIS
Les informations figurant sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Un tel extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties impliquées dans une transaction commerciale avec l’entreprise concernée.
Si ce document date de plus de trois mois, il est fort probable que les dernières modifications apportées à l’entreprise n’aient pas encore été prises en compte. La fiabilité des informations fournies par le KBIS peut alors être remise en question.
Cette situation risque de compliquer les relations commerciales avec les partenaires, clients, fournisseurs, banques et autres institutions liées à l’entreprise. Ils peuvent être réticents à collaborer avec une société dont le KBIS n’est pas à jour.
En conclusion, il est essentiel de maintenir un KBIS récent pour garantir la transparence et la fiabilité de votre entreprise. Cela vous permet de mener vos activités commerciales sans rencontrer de difficultés lors des démarches administratives et de rassurer vos partenaires professionnels.
