La dématérialisation, c’est dire adieu aux documents en papier au profit de fichiers numériques. Il existe deux formes de dématérialisation : la première, dite “duplicative”, consiste à scanner des documents existants pour les copier en format numérique. La deuxième, dite “native”, génère directement des fichiers numériques grâce à des logiciels informatiques, tels qu’un ERP pour les factures ou une solution de gestion de la paie pour les bulletins de salaire.
Pourquoi dématérialiser ?
La dématérialisation présente de nombreux avantages :
Gain de productivité : elle permet d’automatiser et de fiabiliser de nombreuses tâches chronophages, comme le classement de documents, l’émission de factures et les relances. Les collaborateurs peuvent ainsi consacrer plus de temps aux tâches à forte valeur ajoutée.
Gain de rentabilité : gérer un document dématérialisé coûte moins cher qu’un document papier qui nécessite une manipulation humaine, du matériel (papier, encre, enveloppe, timbre) et un espace de stockage physique. La dématérialisation des documents comptables permet de réduire les coûts de facturation et les délais de paiement.
Gain d’espace : fini les archives papier encombrantes ! Avec la dématérialisation, un archivage numérique sécurisé remplace les piles de documents physiques à conserver pendant de nombreuses années.
Gain de temps : la dématérialisation offre une excellente traçabilité. Tous les documents dématérialisés sont centralisés au sein d’une interface de gestion unique, appelée GED (gestion électronique des documents), et classés selon des règles précises et standardisées. Fini les recherches interminables pour retrouver un document précis !
Faciliter le travail collaboratif et le télétravail : les documents numériques sont accessibles à distance et peuvent être partagés avec les personnes autorisées. Chacun peut créer, modifier, annoter, valider, signer, transmettre… les documents directement en ligne.
La dématérialisation des factures : une obligation légale à venir
La facturation électronique est déjà une obligation légale lorsqu’on traite avec les structures publiques. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les factures des entreprises destinées aux organismes du secteur public doivent être transmises électroniquement via le portail en ligne Chorus Pro.
La loi de finances 2020 étendra progressivement l’obligation de facturation électronique à l’ensemble des entreprises du secteur privé. À partir du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Ensuite, en fonction de leur taille, elles auront l’obligation d’émettre des factures électroniques selon le calendrier suivant :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
- 1er juillet 2025 pour les ETI,
- 1er juillet 2026 pour les PME et microentreprises.
La dématérialisation est donc incontournable et deviendra la norme dans les années à venir. Alors, préparez-vous dès maintenant à passer au numérique !
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