Lorsqu’une entreprise décide de déménager et de changer de locaux, il est essentiel de respecter certaines formalités. En effet, en plus de la demande de modification de l’extrait K bis, il est nécessaire de prévenir les partenaires de l’entreprise, de résilier et/ou transférer certains contrats, et de mettre à jour tous les documents administratifs et commerciaux. Voici une liste simplifiée des formalités à effectuer pour déménager son entreprise.
Déclarer officiellement le déménagement des locaux de l’entreprise
Après avoir effectué son déménagement, l’entreprise doit officiellement déclarer ses nouveaux locaux. Pour cela, elle doit déposer un dossier auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). La formalité de transfert du siège social est essentielle sur le plan administratif. À l’issue de cette démarche, l’entreprise recevra un nouvel extrait K bis, comportant notamment sa nouvelle adresse. Voici les étapes à suivre :
- L’organe compétent (généralement les associés) décide du transfert du siège social.
- Un procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire ou de décisions de l’associé unique est rédigé.
- La clause des statuts de l’entreprise mentionnant le siège social est mise à jour.
- L’entreprise diffuse une annonce légale de transfert social dans un support habilité.
- Le dirigeant remplit une déclaration de modification (Cerfa n° 11682, formulaire “M2”).
- Une demande d’inscription modificative est déposée au centre de formalités des entreprises.
La demande d’inscription modificative prend la forme d’un dépôt de dossier comprenant :
- Le procès-verbal décidant le transfert du siège social de la société.
- Un exemplaire des statuts de la société mis à jour.
- La déclaration de modification complétée et signée (formulaire M2).
- L’attestation de parution de l’annonce légale de transfert de siège social.
- Un justificatif d’occupation du nouveau local (copie du bail, facture d’électricité, etc.).
- En cas de changement de département, la liste des sièges sociaux antérieurs.
Ces règles s’appliquent aux sociétés. Pour les entreprises individuelles, il suffit de remplir un formulaire P2 (formulaire n° 11678) et de fournir quelques justificatifs.
Résilier, ouvrir ou transférer certains contrats au nom de l’entreprise
L’entreprise doit identifier tous les contrats liés à l’ancien établissement et prendre une décision concernant leur poursuite. Elle peut choisir de les résilier pour souscrire de nouveaux contrats ou simplement les transférer pour éviter de devoir en souscrire de nouveaux ultérieurement.
Cela concerne notamment les contrats d’assurance (multirisques, local professionnel), d’énergie (électricité, gaz), de fourniture d’eau, etc. En ce qui concerne les lignes téléphoniques, l’entreprise peut demander à son opérateur de procéder au transfert sans résilier les abonnements en cours, ce qui présente plusieurs avantages.
Enfin, il est recommandé de mettre en place une redirection de courrier auprès de La Poste (réexpédition définitive nationale) pour assurer la continuité de la réception de courrier pendant une durée maximale de 24 mois.
Prévenir les partenaires du déménagement des locaux de l’entreprise
Les formalités légales présentées précédemment ont pour objectif de prévenir les tiers, notamment les partenaires de l’entreprise. Cependant, il est rare que cela soit suffisant en pratique. L’entreprise doit informer tous ses partenaires de son déménagement. Elle peut envoyer un courrier ou un e-mail indiquant le changement d’adresse de son siège social à sa banque, à ses clients, fournisseurs, etc. Parfois, cette mention est également inscrite distinctement sur les factures.
L’entreprise doit également informer l’administration fiscale de son déménagement afin que celle-ci puisse calculer la nouvelle imposition en matière de contribution foncière des entreprises (CFE). Pour cela, elle doit remplir une déclaration 1447-C avant le 31 décembre de l’année en cours.
Mettre à jour les documents commerciaux et administratifs de l’entreprise
L’entreprise doit mettre à jour tous ses supports de communication et documents administratifs en remplaçant simplement l’ancienne adresse par la nouvelle.
Cette formalité concerne les mentions légales du site Internet de l’entreprise (site “vitrine” et/ou site e-commerce), ainsi que les documents commerciaux tels que les flyers, plaquettes, brochures publicitaires, cartes de visite, etc.
Enfin, l’entreprise doit mettre à jour les mentions qui figurent dans ses documents administratifs tels que les courriers à en-tête, devis, factures, fiches de paie, etc. Si l’entreprise possède une flotte de véhicules, les cartes grises doivent également être mises à jour.
En conclusion, déménager son entreprise nécessite de respecter plusieurs formalités. Suivre cette check-list simplifiée permettra d’accomplir les démarches administratives nécessaires tout en assurant la continuité de l’activité de l’entreprise. Alors, n’ayez pas peur de franchir le cap et de donner un nouvel élan à votre projet professionnel !
