En matière de gestion du travail, il est essentiel de visualiser les tâches et de permettre une communication fluide entre les membres de l’équipe. C’est là que les diagrammes de processus entrent en jeu.
Un diagramme de processus représente vos objectifs et vos échéances en temps réel afin d’éviter les écarts par rapport à votre plan de projet et de surmonter les obstacles. Que ce soit pour intégrer de nouveaux membres dans l’équipe ou harmoniser les cas d’utilisation et les témoignages, ce type de diagramme permet de visualiser les tâches et les flux de données.
Nous avons rassemblé les informations essentielles à connaître sur les diagrammes de processus: définition, conseils pour créer vos propres diagrammes et exemples utiles.
Qu’est-ce qu’un diagramme de processus ?
Un diagramme de processus, parfois appelé organigramme de processus, est une représentation graphique d’un processus métier ou d’un système d’entreprise. Ces outils sont utilisés pour visualiser des projets complexes une fois la phase de recherche initiale terminée. Une fois votre diagramme de processus créé, vous disposez d’une vue détaillée des tâches et des dépendances clés, en fonction de la chronologie du projet et de vos objectifs généraux.
Ces diagrammes sont étroitement liés au mappage des processus métier, utilisé pour visualiser le fonctionnement complet d’un processus. Cependant, la principale différence entre ces deux outils est que le mappage détaille chaque étape du processus, tandis que le diagramme offre une représentation visuelle plus générale.
L’objectif d’un diagramme de processus est d’aider les membres de l’équipe à comprendre leurs tâches, leurs objectifs personnels, ainsi que leurs rôles et responsabilités dans le cadre du projet.
Processus et organigrammes
Il est souvent facile de confondre les processus et les organigrammes. Bien que ces deux outils puissent sembler similaires à première vue, un organigramme n’est qu’un moyen parmi d’autres de visualiser des processus, tels que les diagrammes de PERT ou la documentation de processus.
Dans quels cas utiliser un diagramme de processus ?
Les diagrammes de ce type permettent de visualiser des processus, qu’il s’agisse de créer un nouveau processus ou de modifier un processus existant. Voici quelques exemples:
- Simplifier le parcours client
- Améliorer la fidélisation et la satisfaction des clients
- Automatiser les tâches manuelles liées aux données clients
Un diagramme de processus est établi avant l’automatisation des processus métier. En effet, une carte de processus fournit les informations détaillées nécessaires aux parties prenantes pour commencer à travailler, tandis qu’un diagramme de processus offre une vision d’ensemble qui aide à clarifier les objectifs généraux tout au long du processus.
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Les éléments d’un diagramme de processus
Pour comprendre le fonctionnement d’un diagramme de processus, vous devez connaître les éléments qui le composent et qui vous aideront à produire vos livrables rapidement: intrants, extrants, transformations, etc.
Si vous êtes familiarisé avec ces éléments, vous pourrez lire correctement un diagramme de processus et créer le vôtre. Voici les principaux éléments de cet outil :
- Intrant : toute action ayant des répercussions sur l’étape suivante.
- Transformation : toute modification d’un intrant.
- Extrant : le résultat de la transformation.
Ces éléments sont visuellement représentés par des symboles et des formes, notamment :
- Ovales : le début et la fin d’un processus.
- Rectangles : les instructions concernant les actions et les étapes.
- Diamants : les décisions clés prises lors de l’élaboration du processus.
- Cercles : un lien entre plusieurs actions, parfois des étapes pouvant être ignorées dans certaines situations.
- Flèches : des connecteurs symbolisant les dépendances entre les formes et les actions.
Ces éléments ensemble décrivent le chemin à suivre pour obtenir le résultat souhaité et apportent une aide précieuse aux personnes concernées.
Types de diagrammes de processus
Pour visualiser des processus, il existe plusieurs formats de diagrammes parmi lesquels vous pouvez choisir. Chacun d’entre eux présente des avantages uniques pour vous aider à élaborer vos processus. Le type de diagramme que vous choisirez dépendra du processus sur lequel vous travaillez et de vos besoins.
Des schémas de procédés aux diagrammes Swimlane, voici quatre types de diagrammes de processus à utiliser lors de vos analyses.
1. Schéma de procédé
Un schéma de procédé est une méthode classique et courante de représentation visuelle des processus. Tous les éléments qui le composent sont représentés chronologiquement.
Ce type de diagramme offre une vue d’ensemble des tâches et des objectifs individuels, sans entrer dans les détails.
Idéal pour les équipes souhaitant avoir une représentation visuelle générale d’un nouveau processus, facile à comprendre pour toutes les parties prenantes et/ou services.
2. Diagramme Swimlane
Le diagramme Swimlane est également très populaire, mais il diffère du schéma de procédé. Il décompose votre processus en flux ou en unités plus petites appelées “couloirs”.
Ces flux sont interdépendants mais représentés de manière distincte afin de mettre en évidence les interactions et les inefficacités éventuelles. Cela offre une plus grande visibilité et des informations plus détaillées sur le processus représenté.
Idéal pour les équipes travaillant sur des processus complexes comportant de nombreuses couches distinctes mais interdépendantes.
3. Diagramme BPMN (Business Process Model and Notation)
Le diagramme BPMN utilise un système de représentation normalisé qui facilite la compréhension des processus pour les parties prenantes commerciales et techniques. Il s’agit d’un langage de modélisation unifié qui utilise des symboles standardisés pour représenter différentes étapes.
Les diagrammes BPMN se basent principalement sur les informations internes et leur interprétation. C’est pourquoi ils sont le plus souvent utilisés par les équipes cherchant à apporter des modifications à un processus interne, sans que cela n’ait d’incidence sur les clients externes.
Idéal pour les équipes cherchant à améliorer leurs processus à travers différents services.
4. Diagramme SIPOC
Le diagramme SIPOC est une variante du diagramme Swimlane qui permet d’analyser différentes parties d’un processus.
Contrairement à un diagramme traditionnel qui organise les données de manière séquentielle, le diagramme SIPOC met en lumière les créateurs et les destinataires des données du processus. De plus, il représente la manière dont les données sont reçues en interne et en externe. C’est pourquoi ce diagramme est utilisé pour les processus liés à l’expérience client.
Idéal pour les équipes se concentrant sur les méthodes de réception des données en interne et en externe.
Créer un diagramme de processus, exemple inclus
Pour créer un diagramme de processus, commencez par rassembler les principaux éléments qui le composeront. Regroupez vos intrants, extrants, transformations ainsi que les principaux livrables associés à votre processus.
En utilisant différents symboles tels que les flèches, cercles, rectangles, ovales et diamants, cartographiez votre processus en représentant chaque point de données.
- Sélectionnez le type de processus
Pour choisir le meilleur type de processus pour votre équipe, faites l’inventaire des éléments nécessaires à sa représentation. Vous voulez illustrer un processus complexe impliquant de multiples parties prenantes ? Dans ce cas, optez pour un diagramme Swimlane. Si le processus à représenter est relativement simple, privilégiez un schéma de procédé plus général.
Bien qu’il soit possible d’adapter votre processus au fur et à mesure, il est préférable de prendre une décision dès que possible. Cela permet de déterminer précisément le degré de complexité de votre processus.
- Déterminez le début et la fin du processus
La deuxième étape consiste à déterminer le début et la fin de votre processus. Ces repères sont représentés par des ovales sur un diagramme.
Pour établir ces repères, déterminez la date de début et de fin de votre processus. Quelle action déclenche ce processus ? Quelle action ou quelle étape le termine ? Grâce à ces points de données, vous pourrez communiquer clairement les dates de début et de fin du processus.
- Recueillez les informations nécessaires
Pour recueillir des informations, contactez les parties prenantes afin de comprendre chaque élément du processus. Vous pouvez organiser une réunion de lancement avec les différents services et responsables. Cela vous permettra d’obtenir des informations détaillées et les approbations nécessaires pour commencer à élaborer votre diagramme de processus.
Chaque processus est unique, il est donc important de recueillir des informations spécifiques. Prenez en compte les étapes nécessaires pour mener à bien le processus, les parties prenantes impliquées et toute autre donnée clé utile aux personnes qui consulteront votre diagramme.
- Éliminez les inefficacités
Avant d’obtenir une représentation visuelle complète, identifiez et éliminez toutes les inefficacités qui pourraient survenir. Veillez à les analyser avant d’établir votre processus afin d’éviter de devoir trouver des solutions d’urgence. Les inefficacités peuvent prendre différentes formes, telles qu’un manque de ressources, des problèmes de développement de produits ou tout autre obstacle pouvant survenir pendant le processus.
Dans le cadre de votre processus de contrôle des changements, il est recommandé de documenter ces inefficacités dans un journal des modifications. Vous pourrez ainsi les communiquer aux parties prenantes, les classer par ordre de priorité et vérifier si les problèmes ont été résolus.
- Concevez votre processus
Vous pouvez maintenant commencer à élaborer votre processus. Regroupez les informations pertinentes, les points de données et les gains d’efficacité, puis schématisez-les sur le diagramme choisi à la première étape.
Aucun processus n’est identique et chaque diagramme a ses particularités. Par conséquent, la conception de votre diagramme sera unique. Voici un exemple de diagramme de processus pour vous aider à y voir plus clair.
Une fois votre processus terminé, révisez-le avec les parties prenantes concernées pour vous assurer qu’il est adapté à la situation et le plus précis possible. C’est un excellent moyen de prendre en compte toutes les inefficacités et de bien indiquer les ressources nécessaires.
Optez pour le mappage de processus
La visualisation de vos processus est un moyen d’optimiser la communication avec les parties prenantes et la direction. Cela vous permet également de coordonner plusieurs services autour d’un processus spécifique.
Pour passer à la vitesse supérieure, testez notre logiciel de gestion des processus. Asana est là pour vous accompagner, de l’automatisation des tâches à la simplification de la communication.
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