Aller au-delà de la transformation digitale
Lorsqu’elles entament leur transformation digitale, les entreprises ne se contentent plus de simplement développer leur visibilité en ligne ou de dématérialiser la gestion de leurs factures. Elles ont bien compris que cette transformation affecte l’ensemble de leur organisation, leurs méthodes et leurs processus (clients, documentaires…). Dans cette optique, il est aujourd’hui essentiel pour les entreprises de digitaliser leurs processus documentaires. Les raisons ? Améliorer leur efficacité et leur productivité, se conformer aux réglementations et être plus rentables.
Les étapes cruciales d’une bonne digitalisation des processus documentaires
Examinons ensemble les 3 étapes essentielles pour une digitalisation optimale de vos processus documentaires :
Capture/numérisation des documents
La première étape pour digitaliser vos processus documentaires consiste à capturer vos documents, c’est-à-dire les numériser et les indexer. Pour cela, il est important de respecter les éléments suivants :
- Effectuer une analyse préalable de votre flux documentaire. Il s’agit de recenser les documents à numériser afin de structurer leur archivage, d’identifier les émetteurs, les types de documents et les délais de conservation.
- Numériser vos documents en utilisant des scanners et des logiciels de capture de dernière génération pour garantir une qualité optimale des images.
- Indexer les documents numérisés dans une base documentaire structurée en identifiant automatiquement les types de documents et en collectant les données qui y sont intégrées.
Traitement et gestion des documents numérisés
Une fois vos documents dématérialisés, passons à la seconde étape de la digitalisation de vos processus documentaires. Il s’agit du traitement et de la gestion de vos documents. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser un logiciel qui permet de modéliser, gérer, piloter et superviser l’ensemble de votre processus. La solution idéale consiste à associer un moteur de BPM (Business Process Management), particulièrement utile dans le cadre des relations client/fournisseur, avec un logiciel de GED (Gestion Electronique de Documents). Cela facilitera la valorisation de votre contenu ainsi que les interactions entre les acteurs du processus.
Une fois le processus mis en place, vous pourrez le piloter et le superviser. Vous disposerez ainsi d’une visibilité permanente sur les actions réalisées sur les données. Vous aurez également la possibilité d’intervenir rapidement en cas de dysfonctionnement.
Archivage et sécurité des données
Enfin, la dernière étape de la digitalisation de vos processus documentaires consiste à les archiver et à garantir leur sécurité, éléments cruciaux dans cette transformation digitale. Il est essentiel de garantir la conservation à long terme et la sécurité de vos documents grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique). Ce type de solution permet de préserver l’intégrité des documents et leur valeur probante.
Si vous choisissez de confier l’archivage de vos documents numérisés à un prestataire externe, il est important de vous assurer de sa fiabilité et de sa conformité aux bonnes pratiques d’archivage.
Pour aller plus loin
En tant qu’expert en dématérialisation, Axess accompagne ses clients dans le choix de la méthode adaptée pour la digitalisation de leurs processus documentaires. Axess est l’éditeur de la solution NEXIA, qui automatise et digitalise les processus documentaires tout en garantissant la sécurité et la fiabilité de vos documents.
