La digitalisation des ressources humaines est un enjeu stratégique pour votre entreprise, que vous soyez dans le secteur pharmaceutique, hôtelier ou de la boulangerie. Pourquoi ? Parce qu’avec les bons outils, vous pouvez grandement améliorer la gestion de vos documents RH et limiter les erreurs qui affectent vos finances. La transition vers le numérique concerne tous vos processus administratifs, de la planification à l’automatisation de la paie. Combo (anciennement Snapshift), expert en gestion des ressources humaines dématérialisée, vous explique comment la digitalisation va tout changer (en mieux) dans votre entreprise.
Qu’est-ce que la digitalisation des ressources humaines ?
La digitalisation des processus RH s’inscrit dans la continuité de la transformation numérique. Le principe est de dématérialiser vos pratiques RH en utilisant des outils numériques adaptés. Ici, on ne parle plus simplement d’Excel, mais de logiciels professionnels comme Combo.
Quels sont les enjeux de cette digitalisation des ressources humaines ? Il s’agit avant tout de favoriser le bien-être de vos employés et d’améliorer leurs performances individuelles. Le succès de cette expérience nécessite une automatisation des tâches récurrentes, telles que la paie et la planification.
Quels processus RH peut-on digitaliser ?
Bonne nouvelle : la digitalisation simplifie la plupart des fonctions RH ! Voici les principaux processus concernés :
- La gestion du personnel ;
- La gestion des plannings d’équipe ;
- La gestion des congés et des absences ;
- La gestion de la paie ;
- La gestion des documents RH ;
- Le suivi des ratios RH.
Grâce à la digitalisation, vous pouvez automatiser les tâches administratives et gagner en efficacité. Il est important de noter cependant qu’un logiciel de gestion reste un outil et qu’une intervention humaine est toujours nécessaire dans le service RH. L’objectif ici est de faire gagner du temps à vos employés en automatisant les processus et en regroupant les documents RH sur une seule plateforme.
Fluidifier la gestion des plannings
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion des plannings ?
Une bonne organisation et une communication adéquate des plannings sont essentielles pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. C’est pourquoi la digitalisation des ressources humaines a deux implications : l’engagement de vos employés et les performances financières de votre entreprise.
- Si vos employés ne reçoivent pas leurs plannings à temps ou manquent d’informations, cela peut entraîner du mécontentement et éventuellement des démissions.
- Si vos employés sont tous présents dans vos points de vente sans que leur présence soit justifiée par l’affluence des clients, cela peut entraîner des coûts élevés en raison d’une mauvaise organisation.
Comment un logiciel permet-il de mieux organiser les plannings ?
La digitalisation des ressources humaines transforme les plannings en bureaux de travail virtuels. Avec un logiciel adapté comme Combo, les employés bénéficient d’un espace d’information et de communication innovant. Ils peuvent accéder à leurs horaires directement sur leur smartphone ou échanger avec leur manager via l’application. Les RH et les directeurs d’établissement peuvent quant à eux créer les plannings où et quand ils le souhaitent. Tout cela grâce à la magie du Wifi auquel est connectée l’application. Plutôt sympa, non ?
Avec Combo, créez, dupliquez et partagez votre planning en quelques clics seulement ! Définissez les shifts, ajoutez les pauses et les absences, insérez des commentaires… C’est un jeu d’enfant. 😉
Digitaliser ses processus RH pour automatiser la paie
Quels sont les risques récurrents liés à la paie ?
Si vous êtes responsable des ressources humaines dans une petite entreprise, vous êtes probablement habitué à transmettre un fichier Excel chaque mois à votre cabinet comptable pour le versement des salaires. Ce mode de fonctionnement présente plusieurs problèmes.
- Vous devez calculer vous-même les heures supplémentaires, les congés et les primes, ce qui multiplie les risques d’erreur.
- En cas de calcul erroné, vous risquez des retards dans le versement des salaires.
- Vous pourriez être confronté à des problèmes de conformité avec le RGPD.
- Vous devez constamment mettre à jour les bulletins de paie en fonction des nouvelles mesures inscrites dans les conventions collectives.
Quels sont les avantages de la digitalisation des ressources humaines dans la gestion de la paie ?
- Vous pouvez apporter des modifications et des corrections en temps réel sur les bulletins de paie, sans dépendre de votre cabinet comptable.
- Vous respectez le RGPD grâce à la dématérialisation des bulletins sur un espace privé et confidentiel pour chaque employé.
- Vous bénéficiez d’un accompagnement proche pour l’application de vos conventions collectives.
- Vous avez la possibilité de stocker vos documents RH et d’améliorer leur archivage.
Avec Combo, payer vos employés n’a jamais été aussi simple ! En un clin d’œil, vous obtenez un rapport de paie facile à transmettre à votre expert-comptable. Créez une période de paie principale, ajoutez des périodes alternatives ou supprimez-les facilement sur votre plateforme numérique. On vous explique comment faire ici.
La transformation numérique, un atout pour limiter les erreurs réglementaires
Quels sont les risques si vous ne respectez pas vos conventions collectives ?
Les gestionnaires sur le terrain ne sont pas toujours à l’aise avec les subtilités des conventions collectives. De plus, les normes évoluent fréquemment et il n’est pas toujours possible de suivre toutes les actualités. Cependant, si vous ne vous tenez pas informé, vous risquez une amende de l’URSSAF. Pour réduire les risques, optez pour la digitalisation de vos pratiques RH.
Comment la digitalisation des ressources humaines peut-elle vous aider à limiter les erreurs ?
Les logiciels de ressources humaines sont conçus pour vous faire gagner du temps dans vos fonctions RH. Prenons l’exemple de Combo.
- Les principales données des conventions collectives sont intégrées et mises à jour directement sur la plateforme numérique.
- Lorsque vous éditez les bulletins de paie ou les plannings des employés, vous et vos managers recevez une alerte en cas de non-respect des conventions.
- Les taux de majoration sont automatiquement appliqués aux rapports de paie.
Améliorez vos recrutements grâce à la digitalisation des ressources humaines
Quels sont les enjeux liés au recrutement des salariés ?
- Les ressources financières : recruter de nouveaux talents nécessite des projections préalables. Cependant, il n’est pas toujours facile de déterminer seul les coûts cachés.
- Le temps : renforcer vos équipes est une tâche administrative chronophage. Il faut envoyer les informations requises au comptable, mettre à jour le registre du personnel et élaborer le contrat de travail, le tout en respectant les obligations légales.
Comment optimiser vos recrutements avec un logiciel de gestion des temps et des activités ?
- Certains logiciels de gestion des temps et des activités, comme Combo, intègrent un outil de simulation PayFit. En quelques clics, vous pouvez connaître le salaire net, brut et super-brut de vos nouveaux collaborateurs, sans vous arracher les cheveux avec une calculatrice.
- C’est également l’occasion de gagner du temps et de l’énergie. Avec Combo, vous saisissez les données du personnel une seule fois, qui sont ensuite utilisées dans tous vos documents légaux. La digitalisation des ressources humaines vous permet donc de réduire les tâches administratives.
- Vous pouvez également constituer une pool de talents dans laquelle vous piochez en fonction des missions à remplir.
Le numérique en ressources humaines : une façon simple et efficace de renforcer votre image employeur
Les défis de la fidélisation dans les métiers de la vente et de la restauration
Les métiers de la vente et de l’hôtellerie-restauration sont de moins en moins attractifs en raison des horaires décalés, des tâches pénibles et d’un accueil qui manque souvent de personnalisation. Cependant, les premières heures d’intégration sont déterminantes pour la fidélisation à moyen terme. Dans ce contexte délicat, la digitalisation de vos pratiques RH est idéale pour revaloriser vos métiers.
La digitalisation des ressources humaines favorise des relations plus sereines
Pour les jeunes recrues adeptes des téléphones, la digitalisation des ressources humaines est essentielle. Elle est synonyme de transparence et de modernité. Aujourd’hui, le numérique est donc une expérience indispensable pour améliorer la relation employeur/salarié.
- Accueillez votre salarié dans de bonnes conditions en lui envoyant un mail d’invitation et une newsletter d’actualité, par exemple.
- Créez-lui un compte sur l’application utilisée par le personnel de l’entreprise.
- Offrez-lui la possibilité de poser ses congés en ligne ou de discuter avec son manager via la messagerie.
- Donnez-lui un aperçu précis de son temps de travail effectif et de son salaire à la fin du mois.
- Ouvrez-lui un espace personnel dédié, où il pourra notamment indiquer sa taille de vêtements et gérer ses rencontres avec la médecine du travail.
Digitaliser ses ressources humaines pour améliorer la qualité de vie au travail
Le bien-être de vos employés est primordial pour les performances de votre entreprise. Contrairement aux idées reçues, la digitalisation des processus RH ne déshumanise pas les relations. Au contraire, elle permet :
- de solliciter l’avis et les idées du personnel, quel que soit son niveau hiérarchique ;
- de mesurer l’ambiance de travail à l’aide de questionnaires ponctuels ;
- de décloisonner les différents services de l’entreprise ;
- de permettre à chacun de se sentir reconnu et valorisé à la fin d’une tâche.
Comment concilier transformation numérique et responsabilité sociale des entreprises (RSE) ?
La responsabilité sociale des entreprises (RSE) influence leur réputation en ligne. Sur ce point, la transition numérique présente de nombreux avantages. La digitalisation des ressources humaines contribue ainsi à un environnement de travail plus éthique et durable.
- Elle réduit considérablement la consommation de papier et d’encre.
- Elle limite les échanges administratifs liés aux demandes de congés, par exemple.
- Elle facilite la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques via des outils partagés.
- Elle facilite l’obtention de labels RSE qui renforceront votre image employeur (Ecovadis, Positive Workplace, BCorp, etc.).
Fluidifiez votre communication RH grâce à l’intelligence artificielle
L’intelligence artificielle (IA) est l’un des outils les plus utilisés par les entreprises pour favoriser leur communication interne. Jusqu’à récemment, elle était principalement utilisée par les particuliers et les internautes. Cependant, la digitalisation a montré qu’elle avait beaucoup à offrir au service des ressources humaines.
- Vous pouvez implémenter des chatbots sur vos plateformes numériques pour guider vos collaborateurs dans la résolution des problèmes courants.
- Vous avez également la possibilité de faciliter certains processus RH, tels que la prise de rendez-vous entre les subordonnés et les managers.
- Vous pouvez agréger les données et optimiser leur traitement pour mobiliser vos équipes sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Le développement de la formation grâce au numérique
La digitalisation des ressources humaines va de pair avec la formation en ligne. Les MOOC, SPOC, COOC, SOOC et autres cours en ligne encouragent l’acquisition et le partage de connaissances. Cette expérience de formation est idéale dans le cadre d’un projet spécifique de l’entreprise.
- Formez vos équipes à distance en mettant en place des cours en ligne.
- Créez un climat d’émulation bienveillante entre collègues.
- Valorisez chaque collaborateur en lui permettant de se spécialiser dans un domaine qui l’intéresse.
- Faites évoluer votre entreprise en enrichissant son capital humain de nouvelles compétences.
Comment digitaliser vos processus RH ?
La digitalisation des ressources humaines est une opportunité à saisir ! Elle est même essentielle pour améliorer l’efficacité de votre entreprise, quelle que soit sa taille. Mais comment procéder pour digitaliser vos processus de ressources humaines ? La solution réside dans un logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH) qui englobe toutes vos fonctions, avec plusieurs modules, ou dans des outils numériques interconnectés. Simple et intuitif, il est généralement accessible en ligne ou via une application avec un compte personnel.
Une solution de gestion des ressources humaines doit offrir les avantages suivants :
- Automatisation des processus des ressources humaines ;
- Suivi en temps réel de la masse salariale et de ses performances ;
- Communication claire et pertinente avec le personnel ;
- Veille réglementaire mise à jour ;
- Productivité accrue !
La digitalisation du service des ressources humaines est accessible et bénéfique pour tous les établissements. Vous l’aurez compris : la digitalisation de votre entreprise et de vos ressources humaines présente des enjeux stratégiques. Centralisation des données, élaboration et modification des plannings en ligne, simplification des tâches administratives… Un bon logiciel de gestion peut faire la différence dans vos performances quotidiennes au sein de l’entreprise.
Prêt(e) à passer à l’action ? Essayez Combo gratuitement dès aujourd’hui pour optimiser vos pratiques en ressources humaines. Nous sommes là pour vous guider à tout moment, alors n’hésitez pas ! 😉
