“La digitalisation est devenue un facteur de compétitivité pour les entreprises.”
Qu’est-ce que la digitalisation RH ?
La digitalisation des RH consiste en l’ensemble des procédés permettant la dématérialisation et la numérisation des différentes activités des Ressources Humaines d’une entreprise.
Il est important de préciser que la dématérialisation implique de produire directement des documents au format numérique à partir d’un système d’information, tandis que la numérisation consiste à créer une copie numérique accessible et exploitable en ligne à partir d’un document original au format papier.
Quels processus RH peut-on digitaliser ?
La fonction RH ne se limite plus à la simple gestion administrative du personnel. Elle est devenue un département stratégique aux missions élargies. Aujourd’hui, il est possible de dématérialiser la plupart, voire tous les processus RH.
Parmi les premiers processus à avoir été digitalisés figurent la gestion de la paie et la gestion administrative du dossier collaborateur. Peu à peu, toutes les missions RH ont migré vers une gestion dématérialisée.
Voici quelques exemples de processus RH pouvant être digitalisés :
- Gestion de la paie : calcul et édition des bulletins de paie, etc.
- Gestion administrative du personnel : dossier collaborateur, gestion des visites médicales, etc.
- Recrutement : diffusion d’annonces d’emploi, analyse des CV, gestion des contrats de travail, etc.
- Formation : plans de formation, déclarations administratives, suivi des dépenses, etc.
- GPEC et gestion des talents : référentiel des emplois et des compétences, modèles d’entretiens, suivi des demandes de mobilité, etc.
- Gestion des congés, absences et horaires de travail : mise en place de portails RH pour les collaborateurs et les managers, remontée automatique des données vers la paie, etc.
- Pilotage des RH : création d’indicateurs clés de performance, gestion des tableaux de bord, création de rapports et d’études, etc.
En somme, la digitalisation des RH concerne désormais toutes les fonctions RH.
Avantages et freins à la digitalisation RH
Avantages de la digitalisation des processus RH
La digitalisation est devenue un facteur de compétitivité pour les entreprises. Dorénavant, la gestion administrative de chaque activité RH peut être digitalisée. Les principaux avantages sont les suivants :
- Amélioration de la démarche RSE : grâce à la dématérialisation des documents papier, l’entreprise réduit significativement sa consommation de ressources. L’utilisation de nouveaux outils numériques dans la gestion des ressources humaines permet de réaliser des économies importantes en termes de papier, d’impression et d’envoi des bulletins de paie.
- Amélioration des processus internes : la digitalisation des RH entraîne la dématérialisation des données, réduisant ainsi considérablement le risque de perte de documents ou d’erreurs de destinataire. De plus, toutes les équipes RH ont accès aux mêmes informations en temps réel, favorisant ainsi une meilleure communication.
- Automatisation des tâches administratives : la digitalisation implique l’automatisation de nombreuses tâches de gestion administrative, notamment celles qui sont chronophages et à faible valeur ajoutée. Ainsi, les équipes RH peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier. L’accès facilité à l’information permet une amélioration de la communication entre les différents services et favorise de nouvelles formes d’organisation du travail, telles que le flex-office ou le télétravail.
- Augmentation de la satisfaction des collaborateurs : de nombreuses entreprises ont constaté une nette augmentation de la satisfaction des salariés grâce à l’intégration du numérique dans leur système de gestion des ressources humaines. L’engagement des salariés étant directement lié à leur niveau de satisfaction, il est évident que la digitalisation des RH a un impact positif sur les performances de l’entreprise à long terme.
Les freins à la digitalisation RH
Malgré les avantages évidents de la digitalisation, passer de l’intention à la réalisation du changement n’est pas toujours facile.
En effet, ce processus nécessite parfois des modifications radicales de l’organisation de l’entreprise. Il peut même être nécessaire de changer toute une culture interne pour y parvenir. Ces bouleversements peuvent susciter une certaine résistance au changement.
Les principaux freins à la digitalisation RH sont les suivants :
- Peur de l’inconnu et de l’effort à fournir pour adopter de nouveaux processus ou méthodes de travail.
- Crainte concernant la sécurisation des données personnelles.
- Coût lié à l’acquisition de nouveaux outils et financement de la formation nécessaire à la digitalisation, ce qui peut retarder la modernisation des processus RH.
En conclusion, la digitalisation des RH offre de nombreux avantages, mais nécessite une gestion adéquate des freins au changement. Il est essentiel de prendre en compte ces aspects pour réussir la transformation numérique des processus RH et tirer pleinement parti des bénéfices qu’elle peut apporter à l’entreprise.
