À mesure que votre entreprise évolue, les processus métier deviennent de plus en plus complexes. Organiser et attribuer des tâches, gérer plusieurs équipes, surveiller différentes activités et les optimiser sont des éléments indispensables pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.
Pour assurer la réussite de votre entreprise, il est essentiel de disposer d’une documentation détaillée sur les processus métier. Imaginez un processus comme un guide ou un livre de recettes qui garantit que les choses sont faites de la bonne manière. En créant des documents professionnels sur vos processus et flux de travail, vous pouvez mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, augmenter la productivité et faire grandir votre entreprise.
Si vous êtes prêt à créer un processus métier pour votre entreprise, cet article contient tout ce dont vous avez besoin. Nous allons approfondir ce qu’est un processus métier, des exemples de documents et des modèles que vous pouvez utiliser pour en créer un.
Grâce à nos conseils et exemples, vous allez pouvoir faciliter la gestion de votre entreprise et procéder rapidement à la modélisation de processus. En fonction de votre activité et des métiers internes, vous devrez définir des étapes clés pour assurer le succès de votre business.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est une représentation détaillée de la façon de partager, de suivre et de mettre en œuvre les différentes étapes d’un processus. Il peut être créé pour améliorer la prestation de services, recruter et intégrer de nouveaux employés, exécuter et gérer un projet, résoudre les réclamations des clients, etc.
Un processus métier décrit les étapes nécessaires pour exécuter différentes tâches du début à la fin.
Voici des exemples courants de processus :
- Listes de contrôle pour l’intégration des employés
- Lignes directrices sur l’examen des performances
- Inspection de l’équipement et procédures d’entretien
- Documents de facturation et de recouvrement
- Directives d’édition et de publication de contenu
- Guides d’assistance à la clientèle
- Documentation logicielle (documentation de l’API)
Avantages des processus métier
Les processus métier sont essentiels, qu’ils soient ponctuels ou continus. Voici pourquoi vous avez besoin d’un processus métier :
Il aide les employés, les fournisseurs et toutes les parties prenantes à mieux comprendre votre entreprise. Vous pouvez centraliser les tâches, accélérer l’apprentissage et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Il facilite le recrutement, l’intégration et la formation des employés. Il permet aux nouvelles recrues de comprendre leur rôle et les processus dans lesquels elles seront impliquées.
Il permet aux responsables d’identifier les tâches pouvant être automatisées, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources précieuses.
Vous pouvez identifier les difficultés et les inefficacités, optimiser les processus et réduire les risques d’erreurs.
Il vous aide à normaliser et à consigner vos connaissances pour une utilisation future.
Il assure la clarté et élimine l’ambiguïté des rôles et des responsabilités.
Il vous aide à surveiller les performances de l’entreprise et des employés. Vous pourrez analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Comment rédiger un processus métier ?
La documentation de vos flux de travail et de vos processus garantit que tout dans votre entreprise fonctionne de manière fluide et efficace. Voici un guide étape par étape sur la façon de rédiger un processus métier pour votre organisation.
Étape 1 : Identifier le processus et définir sa portée
Commencez par identifier et nommer le processus ou le workflow que vous souhaitez documenter. Expliquez pourquoi le processus métier est important, comment il bénéficie à votre entreprise et ce qui sera inclus.
Par exemple, créez-vous un processus d’intégration pour permettre à votre équipe RH d’embaucher les bons talents ?
Établissez ce que devrait être le résultat souhaité du processus. Faites ensuite une liste des ressources nécessaires pour atteindre ce résultat.
Étape 2 : Recueillir des informations et organiser les étapes pour la modélisation d’un processus
C’est à cette étape que vous collectez des informations sur le processus du début à la fin.
Organisez un brainstorming avec tous les collègues concernés si la procédure implique de nombreux employés. Si vous faites le processus vous-même, prenez des notes au fur et à mesure.
Après avoir recueilli les informations pertinentes, procédez comme suit :
- Décrivez les étapes nécessaires à la réalisation du processus.
- Identifiez où le processus commence et se termine, ce qui déclenche le processus, ce qui se passe ensuite et comment vous saurez que c’est fait.
- Définissez les limites du processus pour éliminer les ambiguïtés.
Ensuite, organisez les étapes dans une séquence avec un chemin clair et des instructions détaillées. Les aides visuelles telles que les cartes de processus, les organigrammes, les listes de contrôle, les diagrammes, les images, les captures d’écran et les vidéos sont efficaces pour visualiser les étapes clés.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités dans votre entreprise
Déterminez les services et les personnes responsables de l’exécution, du suivi et de l’optimisation de chaque tâche du processus métier. N’oubliez pas d’écrire leurs titres de poste, leurs rôles et leurs responsabilités.
Étape 4 : Noter les écarts par rapport au flux de processus normal
Un processus métier ne suit pas toujours un chemin linéaire. Vous devez donc rendre votre flux de travail flexible et tenir compte de ces exceptions.
Déterminez s’il est approprié de s’écarter du processus et, le cas échéant, identifiez les situations dans lesquelles cela pourrait se produire. Où les exceptions sont-elles susceptibles de se produire et que doit faire un employé pour les atténuer ?
Étape 5 : Établir des points de contrôle pour votre gestion
Au fur et à mesure de la documentation de votre processus, identifiez les points de risque potentiels et établissez des points de contrôle pour aider à surveiller ces situations. En plus de cela, mesurez vos points de contrôle pour déterminer leur efficacité et les améliorer.
Étape 6 : Examiner, tester et modifier le processus
Votre processus métier est maintenant prêt. La prochaine étape consiste à le faire examiner par tout le monde. Partagez le processus avec votre équipe en utilisant les fonctionnalités de partage et de collaboration de Visme.
Une fois cela fait, testez-le pour vous assurer qu’aucun détail n’a été oublié et déterminez s’il est nécessaire de modifier quoi que ce soit. Demandez également à votre équipe d’essayer le processus métier et de voir comment il fonctionne de leur côté.
Étape 7 : Mettre en œuvre le processus métier et surveiller les progrès
Une fois que vous êtes sûr que le processus fonctionne correctement, mettez-le en œuvre au sein de votre organisation et surveillez les résultats. Mais votre travail ne s’arrête pas là. Au fur et à mesure de l’évolution de votre processus métier, vous devrez régulièrement mettre à jour les étapes et revoir les informations que vous avez publiées.
Réfléchissez aux efforts qui peuvent être faits pour améliorer votre processus, mettez-les en place et continuez à évaluer vos progrès.
Étape 8 : Utiliser des modèles conçus par des professionnels
La documentation de processus à partir de zéro peut être intimidante, surtout si vous avez affaire à des processus complexes et multiples au sein de votre organisation. Nous vous recommandons d’utiliser des modèles prédéfinis pour améliorer la documentation de votre processus et la rendre accessible à votre équipe.
Avec le créateur de documents de Visme, vous pouvez facilement créer n’importe quel processus dont vous avez besoin. Vous pouvez utiliser les modèles que nous avons partagés plus loin dans cet article ou choisir n’importe quel autre modèle de notre vaste bibliothèque qui correspond le mieux à votre processus et le personnaliser. N’hésitez pas à jouer avec les polices, les couleurs, les images et bien plus encore.
Une fois que vous avez terminé, vous pouvez télécharger votre processus métier au format PDF ou PPTX. Vous pouvez également le partager en ligne avec les membres de votre équipe en utilisant un lien public ou privé. Et pourquoi ne pas l’intégrer sur votre site web à l’aide d’un extrait de code ?
Conclusion
Maintenant que vous avez toutes les clés en main, il est temps de passer à l’action. Que vous soyez un professionnel aguerri ou un débutant, Visme vous permet de transformer vos processus métier en documents élégants et époustouflants. Vous trouverez des milliers de modèles prédéfinis, des photos et vidéos libres de droits, des graphiques, des icônes, des formes, des éléments animés et bien plus encore pour rendre vos processus métier attrayants.
Avec vos processus métier documentés et leurs étapes clairement définies, votre équipe pourra travailler plus rapidement, gagner en efficacité et obtenir de meilleurs résultats que jamais. Prenez le temps de créer et de partager les documents professionnels dont votre équipe a besoin. Cela vous permettra de mettre en place des processus efficaces et professionnels en accord avec votre métier.
Cette organisation vous aidera à atteindre vos objectifs tout en développant les compétences et la productivité de vos équipes. Vous êtes maintenant prêt à réussir en donnant à votre entreprise les fondations solides dont elle a besoin. Faites de vos processus métier un atout essentiel pour votre réussite !
