À mesure que votre entreprise évolue, les processus métier deviennent de plus en plus complexes. Vous devez organiser et attribuer des tâches, gérer plusieurs équipes, surveiller différentes activités et les optimiser.
Afin de garantir un bon déroulement de vos opérations, il est essentiel de disposer d’une documentation détaillée sur vos processus métier. Pensez à un processus métier comme à un guide ou à un livre de recettes qui assure que les choses sont faites d’une certaine manière. En créant des documents professionnels sur vos processus et flux de travail, vous pouvez aligner tout le monde sur la même longueur d’onde, augmenter la productivité et faire évoluer votre entreprise.
Si vous êtes prêt à créer un processus métier pour votre entreprise, cet article contient tout ce dont vous avez besoin. Nous allons approfondir ce qu’est un processus métier, fournir des exemples de documents et des modèles que vous pouvez utiliser pour en créer un.
Grâce aux conseils et exemples que nous vous proposons, vous serez en mesure de faciliter la gestion de votre entreprise et de modéliser rapidement vos processus. En fonction de votre activité et des métiers internes, vous devrez définir des étapes clés pour assurer le succès de votre business.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est une illustration détaillée de la manière de partager, suivre et mettre en œuvre les processus. Ils peuvent être créés pour améliorer la prestation de services, le recrutement et l’intégration de nouvelles recrues, l’exécution et la gestion de projets, ou encore la résolution des réclamations des clients.
Un processus métier décrit les étapes nécessaires pour exécuter différentes tâches du début à la fin.
Voici quelques exemples courants de processus :
- Listes de contrôle pour l’intégration des employés
- Lignes directrices sur l’examen des performances
- Inspection de l’équipement et procédures d’entretien
- Documents de facturation et de recouvrement
- Directives d’édition et de publication de contenu
- Guides d’assistance à la clientèle
- Documentation du logiciel (documentation de l’API)
Avantages des processus métier
Les processus métier sont essentiels, qu’ils soient ponctuels ou continus. Voici quelques raisons pour lesquelles vous avez besoin d’un processus métier :
Ils aident les employés, les fournisseurs et d’autres personnes à mieux comprendre votre entreprise. Vous pouvez centraliser les tâches, accélérer l’apprentissage et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Ils sont utiles pour le recrutement, l’intégration et la formation des employés. Ils permettent aux nouvelles recrues de comprendre leur rôle et les processus dans lesquels elles seront impliquées.
Ils permettent aux responsables d’identifier les tâches pouvant être automatisées, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources précieuses.
Ils vous aident à identifier les difficultés et les inefficacités, à optimiser les processus et à réduire les risques d’erreur.
La normalisation et la documentation des processus vous aident à établir un contrôle et à préserver les connaissances pour une utilisation future.
Ils assurent la clarté et éliminent l’ambiguïté des rôles et des responsabilités.
Ils vous aident à surveiller les performances de l’entreprise et des employés, en vous permettant d’analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Comment rédiger un processus métier ?
La documentation de vos flux de travail et de vos processus garantit que tout dans votre entreprise fonctionne de manière fluide et efficace. Voici un guide étape par étape sur la façon de rédiger un processus métier pour votre organisation.
Étape 1 : Identifier le processus et définir sa portée
Commencez par identifier et nommer le processus ou le workflow que vous souhaitez documenter. Expliquez pourquoi ce processus métier est important, comment il profite à votre entreprise et ce qui sera inclus.
Par exemple, créerez-vous un processus d’intégration pour permettre à votre équipe RH d’embaucher les bons talents ?
Définissez le résultat souhaité du processus. Faites ensuite une liste des ressources nécessaires pour atteindre ce résultat.
Étape 2 : Recueillir des informations et organiser les étapes du processus
C’est ici que vous collectez des informations sur le processus du début à la fin.
Si le processus implique de nombreux employés, organisez un brainstorming avec tous les collègues concernés. Prenez des notes au fur et à mesure si vous travaillez seul.
Après avoir recueilli les informations pertinentes, procédez comme suit :
- Décrivez les étapes nécessaires à la réalisation du processus.
- Identifiez où le processus commence et se termine, ce qui le déclenche, ce qui se passe ensuite et comment vous saurez que c’est terminé.
- Définissez les limites du processus pour éliminer les ambiguïtés.
Ensuite, organisez les étapes dans une séquence claire avec des instructions détaillées. Utilisez des aides visuelles telles que des cartes de processus, des organigrammes, des listes de contrôle, des diagrammes, des images et des captures d’écran pour visualiser les étapes clés.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités
Déterminez les services et les personnes responsables de l’exécution, du suivi et de l’optimisation de chaque tâche du processus métier. N’oubliez pas de préciser leurs titres de poste, leurs rôles et leurs responsabilités.
Étape 4 : Noter les écarts par rapport au flux de processus normal
Un processus métier ne suit pas toujours un chemin linéaire. Vous devez donc rendre votre flux de travail flexible et prendre en compte les exceptions.
Déterminez quand il est approprié de s’écarter du processus et identifiez les cas où cela pourrait se produire. Où les exceptions sont-elles susceptibles de se produire et que doit faire un employé pour les gérer ?
Étape 5 : Établir des points de contrôle pour votre gestion
Pendant que vous documentez votre processus, identifiez les points où des problèmes peuvent survenir et établissez des points de contrôle pour aider à surveiller ces situations. Mesurez également les résultats de vos points de contrôle pour déterminer leur efficacité et les améliorer si nécessaire.
Étape 6 : Examiner, tester et modifier le processus
Votre processus métier est maintenant prêt. Réunissez votre équipe pour l’examiner. Partagez le processus avec eux en utilisant des outils de partage et de collaboration tels que Visme.
Après cela, testez le processus pour vous assurer que rien n’est oublié et déterminez s’il nécessite des modifications. Demandez également à votre équipe d’essayer le processus et de voir comment il fonctionne de leur côté.
Étape 7 : Mettre en œuvre le processus métier et surveiller les progrès
Une fois que vous êtes sûr que le processus fonctionne correctement, mettez-le en œuvre au sein de votre organisation et surveillez son efficacité.
Mais votre travail ne s’arrête pas là. Au fur et à mesure que votre processus métier évolue, vous devrez régulièrement mettre à jour les étapes et vérifier que les informations que vous publiez sont correctes.
Réfléchissez également aux moyens d’améliorer votre processus, mettez-les en place et continuez à évaluer vos progrès.
Étape 8 : Utiliser des modèles conçus par des professionnels
La documentation des processus à partir de zéro peut être intimidante, surtout si vous devez traiter des processus complexes au sein de votre organisation. Nous vous recommandons d’utiliser des modèles prédéfinis pour améliorer votre documentation et la rendre accessible à votre équipe.
Avec l’outil de création de documents de Visme, il est simple et facile de créer n’importe quel processus dont vous avez besoin. Vous pouvez utiliser les modèles que nous avons partagés dans cet article ou choisir parmi notre vaste bibliothèque de modèles et les personnaliser. N’hésitez pas à jouer avec les polices, les couleurs, les images et bien plus encore.
Une fois votre document terminé, vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPTX, le partager en ligne avec votre équipe grâce à un lien public ou privé, ou l’intégrer sur votre site à l’aide d’un extrait de code.
Types de processus métier : facilitez la gestion de votre entreprise
Un processus métier peut être décrit de différentes manières. Voici quelques exemples courants de types de processus métier :
- Directives de la marque
- Tutoriels vidéos
- Captures d’écran, images et GIF
- Tableaux, graphiques et infographies
- Diaporamas
- Tutoriels
- Manuels de formation
- Formulaires
- Documents de politique
- Documents d’intégration
- Organigrammes
- Cartes de processus
- Papiers blancs
- Listes de contrôle
- Lignes directrices sur l’examen des performances
- Consignes d’assistance à la clientèle
- Guides de référence rapide
Modèles de processus métier personnalisables
Pour vous aider à démarrer, voici quelques-uns des modèles de processus métier les plus courants, accompagnés d’exemples que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant :
Exemple de processus métier #1 : Organigramme de service client
Offrir un excellent support client nécessite une compréhension approfondie des problèmes des clients et la capacité de les résoudre. Que vous offriez une assistance à l’intégration et au dépannage, ou que vous proposiez des services de maintenance, cet organigramme dichotomique constitue une base solide pour votre équipe d’assistance. Il permet de garder tout le monde synchronisé et d’améliorer le processus de support client en visualisant les activités impliquées.
Modèle #2 : Diagramme de flux du processus de paie
Avec ce diagramme de flux de processus de paie simple, vous pouvez vous assurer que tous les critères de paiement de vos équipes sont remplis. Montrez à votre équipe comment le système fonctionne, les avantages dont ils bénéficieront et comment signaler les problèmes. Vous pouvez adapter ce modèle d’organigramme simple à n’importe quel processus au sein de votre entreprise.
Modèle #3 : Processus d’intégration des employés
Embaucher et intégrer de nouveaux employés peut être un processus intimidant. Mais cela ne sera plus le cas grâce à ce diagramme de flux multicolore et informatif. Il rend le processus transparent et facile à comprendre, décrivant toutes les étapes clés impliquées et garantissant que l’équipe RH ne manque de rien. Personnalisez le contenu et modifiez les images, les couleurs et les polices selon vos préférences.
Ces exemples montrent comment les modèles peuvent faciliter la création de vos processus métier et les rendre accessibles à votre équipe. Vous pouvez personnaliser chaque élément en utilisant l’éditeur de Visme et créer des processus métier professionnels et efficaces.
Améliorez vos processus métier avec Visme
Voilà, nous vous avons fourni tous les outils nécessaires pour créer de nouveaux processus métier ou améliorer ceux qui existent déjà.
Il est temps de se mettre au travail ! Que vous soyez un professionnel chevronné ou un débutant, Visme vous permet de créer des processus métier élégants et impressionnants. Vous trouverez des milliers de modèles prédéfinis, des photos et vidéos libres de droits, des graphiques, des icônes, des formes, des animations et bien plus encore pour rendre votre travail attractif.
Avec tous vos processus métier documentés et les étapes clairement décrites, votre équipe pourra travailler plus rapidement, gagner en efficacité et obtenir de meilleurs résultats que jamais.
Commencez dès maintenant à créer et partager les documents professionnels dont votre équipe a besoin. Mettez en place des processus professionnels efficaces qui aideront votre entreprise à atteindre ses objectifs et à développer les compétences et la productivité de vos collaborateurs.
