À mesure que votre entreprise se développe, les processus métier deviennent de plus en plus complexes. Vous devez organiser et attribuer des tâches, gérer plusieurs équipes, surveiller différentes activités et les optimiser.
Pour assurer le bon déroulement de ces processus, il est essentiel de disposer d’une documentation détaillée. Imaginez un processus comme un guide ou un livre de recettes qui garantit que les choses sont faites de manière cohérente. En créant des documents professionnels sur vos processus et flux de travail, vous pouvez aligner tout le monde, améliorer la productivité et faire progresser votre entreprise.
Si vous êtes prêt à créer un processus métier pour votre entreprise, cet article est fait pour vous. Nous allons plonger dans la définition d’un processus métier, présenter des exemples et des modèles de documents que vous pouvez utiliser pour en créer un.
Grâce à nos conseils et exemples, vous pourrez simplifier la gestion de votre entreprise et modéliser rapidement vos processus. Selon votre secteur d’activité et vos besoins, vous devrez définir des étapes clés pour assurer le succès de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est une représentation détaillée de la manière de partager, suivre et mettre en œuvre les processus. Ils peuvent être créés pour améliorer la prestation de services, recruter et intégrer de nouveaux employés, gérer et exécuter des projets, résoudre les réclamations des clients, etc.
Un processus métier décrit les étapes nécessaires pour exécuter différentes tâches de bout en bout.
Voici quelques exemples courants de processus :
- Listes de contrôle pour l’intégration des employés
- Lignes directrices pour l’évaluation des performances
- Inspection de l’équipement et procédures de maintenance
- Facturation et recouvrement
- Directives d’édition et de publication de contenu
- Guides d’assistance client
- Documentation logicielle (documentation de l’API)
Avantages des processus métier
Les processus métier sont essentiels, qu’ils soient ponctuels ou continus. Voici pourquoi vous avez besoin d’un processus :
Il aide les employés, les fournisseurs et autres parties prenantes à mieux comprendre votre entreprise. Vous pouvez centraliser les tâches, accélérer l’apprentissage et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Il facilite le recrutement, l’intégration et la formation des employés. Il permet aux nouvelles recrues de comprendre leur rôle et les processus auxquels elles participeront.
Il permet aux gestionnaires d’identifier les tâches pouvant être automatisées, ce qui permet de gagner du temps et des ressources précieuses.
Vous pouvez identifier les difficultés et les inefficacités, optimiser les processus et réduire les risques d’erreurs.
La documentation et la normalisation des processus permettent de conserver les connaissances pour une utilisation future.
Il assure la clarté et élimine l’ambiguïté des rôles et des responsabilités.
Il vous aide à surveiller les performances de l’entreprise et des employés. Vous pourrez analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Comment rédiger un processus métier ?
Documenter vos flux de travail et processus garantit un fonctionnement fluide et efficace de votre entreprise. Voici un guide étape par étape pour rédiger un processus métier pour votre organisation.
Étape 1 : Identifier le processus et définir sa portée
Commencez par identifier et nommer le processus ou le flux de travail que vous souhaitez documenter. Décrivez pourquoi le processus métier est important, comment il contribue à votre entreprise et ce qu’il comprend.
Par exemple, si vous créez un processus d’intégration pour votre équipe des ressources humaines, demandez-vous quelles sont les étapes nécessaires et les résultats attendus. Identifiez également les ressources nécessaires pour mener à bien le processus.
Étape 2 : Collecter des informations et organiser les étapes
C’est ici que vous collectez des informations sur le processus du début à la fin.
Organisez une séance de brainstorming avec toutes les personnes concernées si le processus implique plusieurs employés. Prenez des notes pendant la séance pour ne rien oublier.
Une fois que vous avez toutes les informations pertinentes, procédez comme suit :
- Décrivez les étapes nécessaires pour accomplir le processus.
- Identifiez le point de départ et le point d’arrivée du processus, ce qui déclenche le processus, ce qui se passe ensuite, et comment vous saurez que le processus est terminé.
- Définissez les limites du processus pour éliminer les ambiguïtés.
Ensuite, organisez les étapes dans une séquence logique avec des instructions détaillées. Les supports visuels tels que les cartes de processus, les organigrammes, les listes de contrôle, les diagrammes, les images, les captures d’écran et les vidéos sont efficaces pour visualiser les étapes clés.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités
Déterminez quels services et quelles personnes sont responsables de l’exécution, du suivi et de l’optimisation de chaque tâche du processus métier. N’oubliez pas de mentionner les titres de poste, les rôles et les responsabilités de chacun.
Étape 4 : Prendre en compte les écarts par rapport au processus normal
Un processus métier ne suit pas toujours une ligne droite. Il est important de rendre le flux de travail flexible et de tenir compte des exceptions éventuelles.
Déterminez quand il est approprié de déroger au processus et identifiez les cas où cela peut se produire. Où les exceptions sont-elles susceptibles de se produire et que doivent faire les employés pour les gérer ?
Étape 5 : Établir des points de contrôle
Au fur et à mesure que vous documentez votre processus, identifiez les points où des problèmes peuvent survenir et établissez des points de contrôle pour surveiller ces situations. Mesurez l’efficacité de ces points de contrôle et apportez des améliorations si nécessaire.
Étape 6 : Réviser, tester et modifier le processus
Une fois votre processus métier prêt, réunissez votre équipe pour le revoir. Partagez le processus avec les membres de votre équipe en utilisant les fonctionnalités de partage et de collaboration de Visme.
Testez également le processus pour vous assurer qu’il fonctionne correctement et apportez les modifications nécessaires. Demandez à votre équipe d’essayer le processus et de vous faire part de leurs résultats et de leurs suggestions.
Étape 7 : Mettre en œuvre et surveiller le processus métier
Une fois que vous êtes sûr que le processus fonctionne correctement, mettez-le en œuvre au sein de votre organisation et suivez ses progrès.
Mais votre travail ne s’arrête pas là. Au fur et à mesure que votre processus métier évolue, vous devrez régulièrement mettre à jour les étapes et vérifier que toutes les informations sont à jour.
Réfléchissez également aux améliorations potentielles que vous pouvez apporter à votre processus. Misez sur l’innovation et continuez à évaluer vos progrès.
Utiliser des modèles professionnels
Créer une documentation de processus à partir de zéro peut être intimidant, surtout si vous avez affaire à des processus complexes. Pour faciliter votre travail, nous vous recommandons d’utiliser des modèles préconçus qui peuvent être personnalisés selon vos besoins.
Avec Visme, vous pouvez créer facilement et rapidement tous les processus dont vous avez besoin. Utilisez les modèles que nous avons partagés plus loin dans cet article ou choisissez n’importe quel modèle de notre vaste bibliothèque. Personnalisez-le en fonction de vos besoins en termes de polices, de couleurs, d’images, etc.
Une fois votre processus métier finalisé, vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPTX, le partager en ligne avec votre équipe via un lien public ou privé, ou l’intégrer à votre site web à l’aide d’un extrait de code.
Types de processus métier : faciliter la gestion d’entreprise
Les processus métier peuvent prendre différentes formes, telles que :
- Directives de marque
- Tutoriels vidéos
- Captures d’écran, images et GIF
- Tableaux, graphiques et infographies
- Diaporamas
- Tutoriels
- Manuels de formation
- Formulaires
- Documents de politique
- Documents d’intégration
- Organigrammes
- Cartes de processus
- Papiers blancs
- Listes de contrôle
- Lignes directrices pour l’évaluation des performances
- Consignes d’assistance client
- Guides de référence rapide
15 Modèles de processus métier personnalisables
Voici quelques-uns des types de processus métier les plus courants, accompagnés de modèles prêts à l’emploi que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant.
- Organigramme de service client : un modèle pour optimiser votre service client en visualisant les activités impliquées.
- Diagramme de flux du processus de paie : un modèle pour assurer le paiement précis des équipes.
- Processus d’intégration des employés : un modèle pour faciliter l’accueil des nouveaux employés.
- Processus d’écriture : un modèle pour guider votre équipe de contenu dans toutes les étapes.
- Infographies sur le processus d’intégration : un modèle pour présenter de manière visuelle le processus d’intégration.
- Processus de design : un modèle pour visualiser les différentes phases d’un projet de design.
- Directives de la marque ou de l’entreprise : un modèle pour établir des règles et des normes de marque.
- Liste de contrôle de collaboration avec les influenceurs : un modèle pour optimiser votre stratégie de marketing d’influence.
- Guide de style de marque : un modèle pour définir l’apparence visuelle de votre marque.
- Brief créatif : un modèle pour fournir un guide de création à votre équipe et à vos fournisseurs.
- Feuille de route pour le lancement de la fonctionnalité Learning Map : un modèle pour planifier le lancement d’une nouvelle fonctionnalité.
- Flux du processus de développement d’applications : un modèle pour maintenir les équipes sur la bonne voie lors du développement d’une application.
- Processus de commercialisation : un modèle pour définir votre stratégie marketing de bout en bout.
- Processus de gestion d’entreprise : un modèle pour documenter les processus commerciaux et opérationnels.
- Organigramme de la documentation technique du logiciel : un modèle pour documenter les étapes de développement d’un logiciel.
Améliorez vos processus métier avec Visme
Maintenant que vous avez toutes les informations nécessaires pour créer ou améliorer vos processus métier, il est temps de passer à l’action. Que vous soyez un expert ou un débutant, Visme vous permet de créer des documents professionnels et époustouflants.
Avec Visme, vous trouverez des milliers de modèles préconçus, des photos et des vidéos libres de droits, des graphiques, des icônes, des formes, des éléments animés et bien plus encore pour rendre vos processus attrayants.
En documentant vos processus métier et en décrivant les étapes, vous permettez à votre équipe de travailler plus rapidement et plus efficacement. Cela facilite également le développement des compétences et la productivité de vos équipes.
Commencez dès maintenant à créer et à partager les documents professionnels dont votre équipe a besoin pour mettre en place des processus métier efficaces et professionnels. Cette organisation vous aidera à atteindre vos objectifs et à faire progresser votre entreprise.
