À mesure que votre entreprise évolue, les processus métier deviennent de plus en plus complexes. Il devient alors nécessaire d’organiser et d’attribuer des tâches, de gérer plusieurs équipes, de surveiller différentes activités et de les optimiser.
Pour assurer le bon déroulement de toutes ces opérations, une documentation détaillée des processus métier est indispensable. Imaginez un processus comme un guide ou un livre de recettes qui garantit que les choses sont faites de manière cohérente. En créant des documents professionnels sur vos processus et flux de travail, vous pouvez aligner tout le monde sur la même longueur d’onde, augmenter la productivité et faire progresser votre entreprise.
Si vous êtes prêt à créer un processus métier pour votre entreprise, cet article contient tout ce dont vous avez besoin. Nous allons approfondir ce qu’est un processus métier, présenter des exemples de documents et des modèles que vous pouvez utiliser pour créer le vôtre.
Avec nos conseils et exemples, vous pourrez simplifier la gestion de votre entreprise et modéliser rapidement vos processus. En fonction de votre secteur d’activité et de votre entreprise, vous devrez définir des étapes clés pour garantir le succès de votre entreprise.
Un processus métier offre de la clarté à vos équipes tout en facilitant votre gestion.
Lors de la mise en place de processus métier adaptés à votre activité, vous pouvez commencer par utiliser un processus existant et l’améliorer si nécessaire.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier est une représentation détaillée de la manière de partager, suivre et mettre en œuvre les processus. Il peut être créé pour améliorer la prestation de services, le recrutement et l’intégration de nouveaux employés, l’exécution et la gestion de projets, la résolution des réclamations des clients, etc.
Un processus métier décrit les étapes nécessaires pour exécuter différentes tâches du début à la fin.
Voici quelques exemples courants de processus :
- Listes de contrôle pour l’intégration des employés
- Directives pour l’évaluation des performances
- Inspection de l’équipement et procédures d’entretien
- Documents de facturation et de recouvrement
- Directives de rédaction et de publication de contenu
- Guides d’assistance client
- Documentation logicielle (documentation de l’API)
Avantages des processus métier
Les processus métier sont essentiels, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Voici pourquoi vous avez besoin d’un processus métier :
Il facilite la compréhension de votre entreprise par vos employés, fournisseurs et autres parties prenantes. Vous pouvez centraliser les tâches, accélérer l’apprentissage et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Il est utile pour le recrutement, l’intégration et la formation des employés. Il permet aux nouveaux employés de comprendre leur rôle et les processus auxquels ils seront impliqués.
Il permet aux gestionnaires d’identifier les tâches pouvant être automatisées, ce qui permet de gagner du temps et des ressources précieuses.
Vous pouvez identifier les difficultés et les inefficacités, optimiser les processus et réduire les risques d’erreurs.
Documenter et normaliser les processus vous aide à établir le contrôle et à conserver les connaissances pour une utilisation future.
Il assure la clarté et élimine l’ambiguïté des rôles et des responsabilités.
Il vous permet de surveiller les performances de l’entreprise et des employés. Vous pourrez ainsi analyser ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Comment rédiger un processus métier ?
La documentation de vos flux de travail et de vos processus garantit le bon fonctionnement de votre entreprise. Voici un guide étape par étape pour rédiger un processus métier pour votre organisation.
Étape 1 : Identifier le processus et définir sa portée
Commencez par identifier et nommer le processus ou le flux de travail que vous souhaitez documenter. Décrivez pourquoi ce processus métier est important, comment il bénéficie à votre entreprise et ce qui sera inclus.
Par exemple, si vous créez un processus d’intégration pour aider votre équipe RH à recruter les meilleurs talents, vous devriez décrire clairement cet objectif.
Établissez ce que vous attendez comme résultat du processus. Ensuite, dressez une liste des ressources nécessaires pour atteindre ce résultat.
Étape 2 : Collecter des informations et organiser les étapes du processus
Il est temps de collecter des informations sur le processus, de la première étape à la dernière.
Organisez une réunion de brainstorming avec toutes les personnes concernées si le processus implique de nombreux employés. Prenez des notes au fur et à mesure de la réunion.
Une fois les informations pertinentes collectées, procédez comme suit :
- Décrivez les étapes nécessaires pour réaliser le processus.
- Identifiez où le processus commence et se termine, ce qui déclenche le processus, ce qui se passe ensuite et comment vous saurez que c’est terminé.
- Définissez les limites du processus pour éliminer les ambiguïtés.
Ensuite, organisez les étapes dans une séquence logique avec des instructions détaillées. Les aides visuelles telles que les cartes de processus, les organigrammes, les listes de contrôle, les diagrammes, les images et les captures d’écran sont efficaces pour visualiser les étapes clés.
Étape 3 : Définir les rôles et les responsabilités
Déterminez les services et les personnes responsables de l’exécution, du suivi et de l’optimisation de chaque tâche du processus métier. N’oubliez pas de mentionner leurs titres de poste, leurs rôles et leurs responsabilités.
Étape 4 : Prendre en compte les exceptions
Un processus métier ne suit pas toujours une trajectoire linéaire. Il est donc important de rendre votre flux de travail flexible et de prendre en compte les exceptions éventuelles.
Déterminez quand il est acceptable de déroger au processus et identifiez les cas où cela pourrait se produire. Où sont susceptibles de se produire les exceptions et que doivent faire les employés pour les gérer ?
Étape 5 : Établir des points de contrôle
Au fur et à mesure que vous documentez votre processus, identifiez les points où des problèmes pourraient survenir et établissez des points de contrôle pour les surveiller. Mesurez également ces points de contrôle pour évaluer leur efficacité et les améliorer si nécessaire.
Étape 6 : Examiner, tester et modifier le processus
Votre processus métier est maintenant prêt. La prochaine étape consiste à le partager avec votre équipe et à le faire examiner. Partagez-le avec votre équipe à l’aide des fonctionnalités de partage et de collaboration de Visme.
Une fois cela fait, testez le processus pour vous assurer que rien n’est oublié et déterminez si vous devez apporter des modifications. Demandez également à vos collègues de tester le processus métier pour voir comment il fonctionne de leur côté.
Étape 7 : Mettre en œuvre le processus métier et en surveiller les progrès
Une fois que vous êtes sûr que le processus fonctionne correctement, mettez-le en œuvre au sein de votre organisation et surveillez ses progrès pour voir s’il est efficace.
Cependant, votre travail ne s’arrête pas là. Au fur et à mesure de l’évolution de votre processus métier, vous devrez régulièrement mettre à jour les étapes et vérifier que les informations que vous publiez sont correctes.
Réfléchissez aux améliorations qui peuvent être apportées à votre processus, mettez-les en œuvre et continuez à évaluer vos progrès.
Étape 8 : Utiliser des modèles conçus par des professionnels
Documenter des processus à partir de zéro peut être intimidant, surtout lorsque vous avez affaire à des processus complexes au sein de votre organisation. Nous vous recommandons d’utiliser des modèles prédéfinis pour améliorer la documentation de votre processus et la rendre accessible à votre équipe.
Avec l’outil de création de documents de Visme, il est simple et facile de créer n’importe quel processus dont vous avez besoin. Vous pouvez utiliser les modèles que nous avons partagés plus loin dans cet article, ou choisir parmi notre vaste bibliothèque de modèles et les personnaliser selon vos besoins. N’hésitez pas à jouer avec les polices, les couleurs, les images et bien d’autres éléments.
Une fois votre processus métier documenté, vous pouvez le télécharger au format PDF ou PPTX, le partager en ligne avec les membres de votre équipe à l’aide d’un lien public ou privé, ou l’intégrer sur votre site web à l’aide d’un extrait de code.
Types de processus métier : faciliter la gestion d’entreprise
Un processus métier est un guide qui décrit comment une tâche doit être exécutée. Il existe différents formats de processus métier, tels que :
- Directives de marque
- Tutoriels vidéo
- Captures d’écran, images et GIF
- Tableaux, graphiques et infographies
- Diaporamas
- Tutoriels
- Manuels de formation
- Formulaires
- Documents de politique
- Documents d’intégration
- Organigrammes
- Cartes de processus
- Documents techniques
- Listes de contrôle
- Directives d’assistance client
- Guides de référence rapide
15 Modèles de processus métier personnalisables
Voici quelques-uns des types de processus métier les plus courants, ainsi que des modèles que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.
Exemple de processus #1 : Organigramme de service client
Offrir un excellent support client nécessite une compréhension approfondie des problèmes des clients et la capacité de les résoudre. Que vous proposiez une assistance à l’intégration et au dépannage ou une maintenance, ce modèle d’organigramme dichotomique constitue une base solide pour l’ensemble de l’équipe d’assistance.
Gardez toute l’équipe synchronisée et améliorez votre processus de support client en visualisant les activités impliquées.
Modèle #2 : Diagramme de flux du processus de paie
Avec ce diagramme de flux de processus de paie simple, vous pouvez vous assurer que tous les critères de paiement de vos équipes sont respectés. Montrez à votre équipe comment le système fonctionne, les avantages dont ils bénéficieront et comment signaler les problèmes.
Vous pouvez adapter ce modèle d’organigramme à n’importe quel processus au sein de votre entreprise.
Modèle #3 : Processus d’intégration des employés
Embaucher et intégrer des employés peut être décourageant. Mais plus maintenant. Ce diagramme de flux multicolore et informatif rend le processus transparent et facile à comprendre. Il décrit toutes les étapes clés impliquées, garantissant que l’équipe RH ne manque rien.
N’hésitez pas à personnaliser le contenu et à modifier les images, les couleurs et les polices selon vos goûts.
Exemple de processus #4 : Processus d’écriture
Ce modèle d’infographie lumineux est un excellent exemple de la façon d’expliquer visuellement un processus étape par étape. Il est détaillé, ce qui aide l’équipe de contenu à comprendre les moindres détails. Vous pouvez le modifier pour décrire ce qu’il faut pour faire passer votre contenu de l’étape d’idéation à l’étape de publication.
Modèle #5 : Infographies sur le processus d’intégration
Mettez votre équipe RH au courant en créant une superbe infographie d’intégration. La mise en page propre et colorée la rend visuellement attrayante et engageante.
Ce modèle est entièrement modifiable et vous pouvez personnaliser chaque élément à l’aide de l’éditeur de Visme. Commencez par utiliser votre palette de couleurs préférée pour refléter votre marque.
N’hésitez pas à modifier le texte et à ajouter plus d’icônes, d’illustrations, de formes, d’images et d’autres éléments. Vous pouvez exporter vos designs dans différents formats et les partager avec votre équipe.
Modèle #6 : Processus de design
Ce magnifique modèle de processus de design est divisé en deux sections. La première section donne un aperçu général, tandis que la seconde approfondit le sujet. Vous pouvez l’utiliser pour visualiser des processus ou des projets en plusieurs phases tels que des promotions, l’intégration de clients, des lancements de produits et des activations.
Commencez par incorporer des polices accrocheuses, des palettes de couleurs et d’autres éléments de design pour attirer l’attention. Visme propose une bibliothèque complète de schémas de couleurs, de graphiques et d’éléments visuels tels que des formes, des icônes, des photos et des vidéos animées.
Modèle #7 : Directives de la marque ou de l’entreprise
Ce superbe guide de style de marque de plusieurs pages peut apporter cohérence et inspiration à votre équipe de design, à vos freelancers et à vos sous-traitants.
Vous pouvez l’utiliser pour établir des règles et des normes clairement définies qui indiquent comment votre marque doit être représentée. Il démontre ce qu’est votre entreprise, ce qu’elle fait et ce qu’elle représente.
Personnalisez le contenu et ajoutez des couleurs à votre kit de marque à l’aide de l’éditeur de Visme. Appliquez ces couleurs à votre design pour refléter votre image de marque.
Modèle #8 : Liste de contrôle de collaboration avec les influenceurs
La plupart des processus métier sont complexes. Cependant, vous pouvez utiliser une simple liste de contrôle comme celle-ci pour suivre et optimiser des processus d’entreprise simples et brefs.
Ce guide étape par étape vous aide à améliorer votre stratégie de marketing d’influence en vous assurant que chaque activité est exécutée. Utilisez-le pour planifier vos campagnes de sensibilisation aux influenceurs et identifier les ressources nécessaires pour les réaliser.
Exemple de processus #9 : Guide de style de marque
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, chaque marque devrait avoir un guide de style. Il vous donne le contrôle sur la façon dont les autres utilisent votre marque, garantissant que l’apparence visuelle est de premier ordre et reflète fidèlement votre image de marque. Ce modèle d’une page facilite la création de vos directives de marque. Vous pouvez définir les règles qui régissent le design, la typographie, les couleurs, les images et les applications de votre marque.
Modèle #10 : Brief créatif pour votre gestion d’un processus métier
Si vous souhaitez fournir un guide de création ou de design à votre équipe et à vos fournisseurs, ce modèle est fait pour vous. Avec ce modèle de brief créatif, vous pouvez définir l’objectif de votre projet et partager les livrables, les échéances et les défis de vos campagnes.
Ce modèle peut être utilisé pour différents types de projets, tels que la conception de sites web, le développement d’applications, la publicité, le marketing, l’image de marque, etc.
Tous les éléments de ce modèle sont entièrement personnalisables et peuvent être modifiés selon vos besoins. Une fois terminé, vous pouvez être sûr que votre équipe comprendra mieux vos attentes.
Modèle #11 : Feuille de route pour le lancement d’une fonctionnalité
Que vous lanciez un nouveau produit ou une nouvelle fonctionnalité, cette feuille de route indique comment votre produit atteindra le marché. Vous pouvez documenter vos tactiques de pré-lancement, de lancement et de post-lancement et vous assurer que toutes les tâches sont exécutées avec succès.
Grâce à notre kit de marque intuitif, vous pouvez personnaliser chaque aspect de ce design. Embellissez vos documents avec des couleurs vives et des éléments de design captivants provenant de la vaste bibliothèque de design de Visme.
Modèle #12 : Flux du processus de développement d’applications
Cet organigramme décrit les activités nécessaires pour fournir une application fonctionnelle. Qu’il s’agisse d’une application web ou mobile, vous pouvez utiliser ce tableau pour garder les équipes multifonctionnelles et interfonctionnelles sur la bonne voie, travaillant toutes vers le même objectif.
Toutes les sections de ce modèle sont modifiables. Vous pouvez télécharger vos visuels au format PDF ou PPTX ou les partager en ligne avec votre public via un lien public ou privé. Intégrez-les sur votre site ou votre blog à l’aide d’un extrait de code.
Modèle #13 : Processus de commercialisation
Que vous souhaitiez repenser un flux de travail obsolète ou améliorer l’efficacité et la collaboration de votre équipe, utilisez ce modèle d’infographie de feuille de route pour définir votre stratégie marketing du début à la fin.
Listez les activités clés et assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cette aide visuelle peut également être un précieux outil de présentation pour les équipes, les investisseurs et les principales parties prenantes.
Modèle #14 : Processus de gestion d’entreprise
Les processus commerciaux et opérationnels sont facilement compréhensibles lorsqu’ils sont présentés avec une mise en page minimaliste, des visuels attrayants et riches en couleurs, des icônes et un minimum de texte et de graphiques. Ce modèle utilise une combinaison de visuels, de texte et de superbes graphiques pour illustrer les processus. Vous pouvez l’utiliser pour documenter les tâches de toutes sortes d’entreprises.
Modifiez ce modèle pour illustrer comment démarrer et gérer une entreprise, évaluer et améliorer tout processus commercial, réaliser des études de marché, etc.
Modèle #15 : Organigramme de documentation technique du logiciel
Les organigrammes de processus métier sont extrêmement efficaces car ils fournissent des étapes claires et exploitables que les membres de l’équipe peuvent suivre. Avec ce modèle d’organigramme dichotomique, vous pouvez créer une documentation détaillée pour votre logiciel ou tout autre projet informatique.
Il décrit les différentes étapes de développement du logiciel, les équipes responsables de chaque action, la documentation requise à chaque phase et les critères pour passer à la phase suivante.
Personnalisez ce modèle pour d’autres cas d’utilisation tels que l’intégration, les lancements de produits, les processus de facturation, etc. Accédez à des millions d’éléments de design, d’icônes, de formes, d’images et de vidéos dans l’éditeur de Visme.
Appliquez différents styles de police, thèmes de couleur, cartes, tableaux, graphiques et widgets personnalisables. Rendez votre design interactif en ajoutant des animations, des liens, des pop-ups et des effets de survol.
Améliorez vos processus métier avec Visme
Voilà, nous avons partagé tout ce dont vous avez besoin pour créer de nouveaux processus métier ou améliorer ceux qui existent déjà.
Il est maintenant temps de mettre la main à la pâte. Que vous soyez un professionnel aguerri ou un débutant, Visme vous permet de rendre vos processus métier élégants et captivants. Vous trouverez des milliers de modèles prédéfinis, des photos et vidéos libres de droit, des graphiques, des icônes, des formes, des éléments animés et bien plus encore pour donner vie à vos processus métier.
Avec tous vos processus métier documentés et les étapes décrites, votre équipe pourra travailler plus rapidement, gagner en efficacité et obtenir de meilleurs résultats que jamais.
Commencez à créer et à partager les documents professionnels dont votre équipe a besoin. Cela vous permettra de mettre en place des processus efficaces et professionnels en accord avec votre métier.
Cette organisation vous aidera à atteindre vos objectifs tout en développant les compétences et la productivité de vos équipes.
