Aujourd’hui, les transactions sont de plus en plus digitalisées et numérisées pour une gestion simplifiée en entreprise. Dans ce contexte, la signature électronique joue un rôle essentiel en simplifiant les processus de signature. Avec DocuSign, vous disposez d’un outil performant pour signer et authentifier des documents électroniquement en un rien de temps. Découvrez dans cet article comment fonctionne DocuSign, ses avantages et les alternatives existantes.
DocuSign : Qu’est-ce que c’est ?
DocuSign est un outil de signature électronique qui vous permet de créer des signatures numériques afin d’authentifier l’identité du signataire de manière précise. Cette solution sécurisée vous permet de signer des documents de manière simple et rapide, garantissant ainsi l’intégrité du document signé. Vous pouvez utiliser DocuSign depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, en associant une authentification via un certificat numérique, qui peut être vérifié par le destinataire.
Comment fonctionne DocuSign ?
DocuSign dispose de nombreuses fonctionnalités avancées pour la dématérialisation des signatures numériques :
- Apposition d’une signature électronique ;
- Demande de signature mobile à distance ;
- Notifications par SMS pour permettre aux signataires d’ouvrir et de signer des documents ;
- Fonctions d’envoi hors ligne ;
- Prise en charge de transactions électroniques avec des certificats numériques.
Comment utiliser DocuSign avec un PDF ?
Pour signer un document PDF avec DocuSign, vous devez d’abord télécharger le document au format PDF. Ensuite, vous pouvez ajouter les signataires en indiquant leur nom et leur adresse e-mail. Précisez également l’ordre de réception des documents à signer et la nécessité d’un certificat si besoin. Vous pouvez aussi renforcer la sécurité des échanges en ajoutant une authentification par SMS. Une fois tous les champs personnalisés, cliquez sur “Envoyer”.
Qu’est-ce qu’une enveloppe DocuSign ?
Une enveloppe DocuSign est un conteneur pour les documents envoyés aux destinataires pour signature. Cette enveloppe peut contenir un ou plusieurs documents, avec des états précis tels que “envoyée”, “livrée”, “complétée” ou “invalidée”. Les informations sur l’expéditeur, ainsi que les événements horodatés, sont visibles pour un suivi complet. Après la complétion de l’enveloppe, un certificat de réalisation est automatiquement généré, accompagné d’un historique détaillé.
Pourquoi utiliser DocuSign pour vos signatures électroniques ?
DocuSign est une solution de signature électronique très appréciée pour les nombreux avantages qu’elle offre.
Une solution rapide et économique
L’outil est simple à prendre en main, vous permettant de supprimer l’utilisation du papier, de simplifier les processus et de signer numériquement en un rien de temps. Vous n’avez pas besoin de compétences techniques particulières pour utiliser cette solution. De plus, grâce à l’application mobile, le service est encore plus pratique.
Un gage de cybersécurité pour les entreprises
DocuSign propose des services de confiance pour les entreprises, assurant une protection maximale lors du transfert de documents. Chaque document numérique est entièrement sécurisé avec une identité numérique authentifiée, ce qui est particulièrement important sur les marchés publics.
Un protocole d’authentification reconnu à l’échelle mondiale
Le protocole d’authentification utilisé par DocuSign est largement reconnu à l’échelle mondiale. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle l’outil est très présent sur le marché européen et français. Par exemple, le bureau de Paris compte près d’une centaine de collaborateurs en pleine croissance. Les services proposés sont conformes aux exigences de la réglementation européenne en vigueur, y compris le règlement sur la protection des données personnelles.
Complète les capacités de travail à distance
L’un des principaux avantages de la signature numérique est sa fonctionnalité permettant de signer à distance. Cela évite de perdre un temps précieux lorsque le signataire n’est pas présent physiquement. Grâce à DocuSign, les signataires peuvent signer les documents sans se déplacer. Il leur suffit d’avoir une connexion internet pour recevoir et envoyer électroniquement le document à signer, où qu’ils se trouvent.
Les alternatives à DocuSign
DocuSign n’est pas le seul outil proposant des fonctionnalités de création de signatures numériques. Il existe d’autres alternatives tout aussi intéressantes :
- Pandadoc, un outil permettant de signer directement un document ou un contrat important sans attendre ;
- HelloSign, une solution qui assure l’apposition de signature pour un gain de temps considérable lors de diverses transactions ;
- EasySign, pour créer une signature numérique avec certification électronique.
Chacun de ces outils dispose de fonctionnalités qui lui sont propres. Pour faire votre choix, il est recommandé de comparer les différentes solutions afin d’opter pour celle qui correspond le mieux à vos besoins.
En conclusion, DocuSign est une solution moderne et sécurisée de signature électronique, offrant de nombreux avantages pour simplifier vos processus de signature. Alors, n’hésitez pas à essayer DocuSign et à profiter de ses fonctionnalités avancées pour une gestion efficace de vos documents électroniques.
