Die Verwaltung digitaler Dokumente kann eine große Herausforderung sein. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten jedoch Lösungen, um diese Aufgabe einfach und sicher zu bewältigen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die besten DMS vor und erklären Ihnen, was ein DMS ist, warum es wichtig ist und welche Vorteile es bietet.
Unsere Testsieger
Im Vergleich der beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme setzt sich die ECM-Plattform enaio® als Testsieger durch. Sie überzeugt mit einem umfangreichen Funktionsumfang, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und hohen Sicherheitsstandards. Zudem bietet der Hersteller maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Branchen und Anforderungen.
Auf dem zweiten Platz landet das System Amagno mit seinem nahezu vollständigen Funktionsumfang. Es zeichnet sich durch hohe Automatisierung und Flexibilität in der Anpassung aus. Auch hier spielen Sicherheitsstandards eine wichtige Rolle.
Den dritten Platz belegt DocuWare, das sowohl mit einem breiten Funktionsumfang als auch mit höchsten Sicherheitsstandards punktet. Je nach Paket konzentriert sich DocuWare entweder auf das Personalmanagement oder die Rechnungsverarbeitung.
Für Privatanwender oder kleinere Unternehmen empfehlen wir einen Blick auf Fileee. Die App bietet alles, was Sie für die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten benötigen und verfügt sogar über Tools zum Teilen und kollaborativen Arbeiten.
Was ist ein DMS?
Ein DMS ist eine Software, die zur Verwaltung digitaler Dokumente dient. Die Abkürzung steht für “Dokumentenmanagementsystem”. Ein DMS ermöglicht die systematische Ablage, Verwahrung und einfache Wiederfindbarkeit großer Mengen von digitalen Schriftstücken.
Beim Dokumentenmanagement geht es um die Verwaltung digitaler und digitalisierter Schriftstücke sowie um deren Verschlagwortung und Katalogisierung. Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, Dokumente systematisch abzulegen und bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.
Ein DMS unterscheidet sich vom Digital Asset Management (DAM), da es sich auf die Verwaltung von Bürodokumenten konzentriert, während ein DAM-System die Verwaltung von digitalen Gütern wie Produktbildern, Videos und Texten ermöglicht.
Wozu ein DMS?
In der heutigen digitalen Welt generieren wir eine enorme Menge an Dokumenten unterschiedlichster Art – von Textdateien über Bilder bis hin zu Emails und Videos. Ohne ein geeignetes System ist es schwierig, den Überblick zu behalten und Dokumente später wiederzufinden.
Ein DMS ermöglicht es allen berechtigten Personen, Dokumente leicht zu finden und logisch zu organisieren. Es hilft, die Arbeitsabläufe zu optimieren, große Datenmengen ökonomisch zu verarbeiten und rechtliche Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen und Datenschutz zu erfüllen.
Vorteile eines DMS
Ein DMS bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die über das einfache Abspeichern und Verwalten von Dokumenten hinausgehen.
Archivieren und finden
Ein DMS indexiert und verschlagwortet jedes Dokument automatisch und archiviert es rechts- und revisionssicher. Dank einer Volltextsuche können Sie Dokumente innerhalb von Sekundenbruchteilen finden. Zusätzliche Filterfunktionen ermöglichen die gezielte Zusammenstellung umfangreicher Dokumentationen.
Versionieren und rekonstruieren
Ein DMS erstellt automatisch neue Versionen von Dokumenten, sodass alte Versionen erhalten bleiben. Die Software dokumentiert jeden Zugriff, jede Bearbeitung und jeden Bearbeiter, sodass die gesamte Dokumentenhistorie transparent rekonstruiert werden kann.
Prozesse automatisieren
Ein DMS automatisiert den “Lebenszyklus” eines Dokuments fast vollständig. Eingehende E-Mails und Anhänge werden erfasst, verschlagwortet, kategorisiert und archiviert. Eine automatische Texterkennung liest den Inhalt von Dokumenten aus und verschlagwortet ihn. Das DMS erleichtert die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und automatisiert Prozesse wie Zahlungsanweisungen.
Grenzenlos kooperieren
Dank cloudbasierter Lösungen haben Mitarbeiter überall und von jedem Gerät aus Zugriff auf alle Dokumente im DMS. Mitarbeiter können gleichzeitig an Projekten und Dokumenten arbeiten. Ein zentraler Newsfeed informiert über relevante Änderungen.
Gesetze und Richtlinien befolgen
Ein DMS unterstützt Sie bei der Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Sie können Regeln definieren, die das DMS automatisch befolgt. Das DMS gewährleistet eine rechts- und revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation.
Ressourcen sparen
Mit einem DMS sparen Sie Zeit und Geld. Die Software wird meist im SaaS-Modell (Software-as-a-Service) angeboten, sodass Sie keine teure IT-Infrastruktur benötigen. Der Softwareanbieter sorgt für Datensicherheit und Backups.
Worauf bei der Auswahl achten?
Die Auswahl eines geeigneten DMS kann schwierig sein, da der Markt viele verschiedene Anbieter und Lösungen bietet. Wir empfehlen Ihnen, von Ihrem konkreten Bedarf auszugehen und eine Bedarfsanalyse durchzuführen. Berücksichtigen Sie dabei die Organisationsstruktur, technische Anforderungen, gewünschte Funktionen und rechtliche Vorgaben Ihres Unternehmens.
Informieren Sie sich über die verschiedenen Systeme und stellen Sie den Anbietern konkrete Fragen. Testen Sie die Software in einer längeren kostenfreien Testphase, sodass Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit haben, das Programm selbst zu testen und die Usability zu bewerten.
Achten Sie auf Kernfunktionen wie die Archivierung und Suche von Dokumenten, Versionierung, automatische Texterkennung und Workflow-Management. Prüfen Sie auch die Benutzerfreundlichkeit, Integration in bestehende Systeme, Zielgruppenausrichtung, Datensicherheit und Konditionen.
Ein DMS kann Ihr Unternehmen bei der Verwaltung digitaler Dokumente unterstützen und Ihnen viele Vorteile bieten. Finden Sie das passende DMS für Ihre Bedürfnisse und profitieren Sie von einer einfacheren und sichereren Dokumentenverwaltung.
