L’échange de données informatisé (EDI) est une méthode d’échange de documents commerciaux entre partenaires commerciaux via des ordinateurs, dans un format électronique standard. Passer d’un échange physique à un échange électronique présente de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts, l’amélioration de la vitesse de traitement et la diminution des erreurs. De plus, cela permet d’améliorer les relations avec les partenaires commerciaux.
Qu’est-ce que l’EDI ?
L’EDI remplace les lettres, les fax et les courriels en permettant un échange direct entre ordinateurs. Contrairement à un courriel, qui nécessite encore une intervention humaine pour le traitement des documents, l’EDI permet une transmission directe vers l’application appropriée sur l’ordinateur du destinataire. Cela permet un traitement immédiat et réduit ainsi les erreurs et les délais.
Voici un aperçu du processus manuel traditionnel, qui implique une multitude de documents physiques et d’interventions humaines :
Et voici le processus EDI, qui se passe de papier et d’interventions humaines :
Les principes de l’EDI
Documents commerciaux
Les documents commerciaux les plus fréquemment échangés via l’EDI sont les bons de commande, les factures et les avis préalables à l’expédition. Cependant, il existe de nombreux autres types de documents, tels que les connaissements, les documents douaniers, les documents de stock, et les documents de statut d’expédition.
Format standard
Les documents EDI sont traités par des ordinateurs, il est donc nécessaire d’utiliser un format standard afin que les ordinateurs puissent les lire et les comprendre. Un format standard permet de définir le type et la forme d’information exigés. Sans format standard, chaque entreprise utiliserait son propre format, ce qui rendrait la transmission des données difficile voire impossible. Actuellement, plusieurs normes en matière d’EDI sont en vigueur, telles que ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et XML. Chaque norme dispose également de plusieurs versions. Lorsque deux entreprises décident d’échanger des documents EDI, elles doivent convenir de la norme et de la version à utiliser. Généralement, elles utilisent un traducteur EDI pour convertir le format des données afin qu’il soit compatible avec leurs applications internes.
Partenaires commerciaux
L’échange de documents EDI se fait généralement entre deux entreprises différentes, appelées partenaires commerciaux. Par exemple, l’entreprise A vend des marchandises à l’entreprise B. L’entreprise A envoie des commandes à l’entreprise B. Dans ce cas, l’entreprise A et l’entreprise B sont des partenaires commerciaux.
Besoin d’aide ?
Nos experts en EDI sont là pour répondre à toutes vos questions et vous aider dans la mise en place de vos échanges électroniques. N’hésitez pas à demander l’assistance d’un expert EDI.
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