Trouver le bon fournisseur pour réaliser votre projet peut être un véritable défi. Comment êtes-vous sûr de faire le bon choix ? Si vous souhaitez simplifier le processus et respecter votre budget, il est essentiel de bien élaborer une demande de devis (RFQ).
Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu’est une demande de devis, les étapes pour en créer une, et les éléments importants à inclure. Nous vous fournirons même un modèle de RFQ pour vous faciliter la tâche.
Qu’est-ce qu’une demande de devis (RFQ) ?
Une demande de devis (request for quote ou RFQ en anglais) est un document envoyé aux fournisseurs potentiels par les entreprises pour connaître leurs tarifs. Ce formulaire standardisé permet de comparer efficacement les offres et de choisir le fournisseur le plus adapté. Vous pouvez également envoyer votre demande de devis avec un appel d’offres (request for proposal ou RFP en anglais).
Avant de l’envoyer à un fournisseur potentiel, une entreprise explique généralement sa demande et ce qu’elle recherche. Personnalisez votre document en ajoutant les informations clés pour votre fournisseur, comme vos attentes en termes de tarification et les modalités de livraison.
Quelle est la différence entre une demande de devis (RFQ) et un appel d’offres (RFP) ?
Bien que ces deux procédures se ressemblent, il y a des différences importantes entre les demandes de devis et les appels d’offres. Une RFQ vise principalement à obtenir le meilleur prix possible auprès des fournisseurs les plus attractifs.
Un appel d’offres prend en compte d’autres facteurs et aborde des questions supplémentaires pour identifier la meilleure option. Il concerne notamment la gestion des risques, l’analyse de la concurrence, et les négociations.
RFQ ou cahier des charges et portée du projet ?
Un cahier des charges décrit tous les éléments nécessaires à la réussite d’un projet. La portée du projet en fait partie, elle définit les étapes à franchir pour atteindre les objectifs fixés.
Un cahier des charges est généralement envoyé avant la demande de devis pour présenter les étapes nécessaires à la réussite du projet. Une fois que vous avez passé en revue les tâches avec votre sous-traitant, il est temps d’étudier la tarification avec le document RFQ.
À quel moment envoyer une demande de devis ?
Les entreprises sur le point d’acheter un bien ou un service doivent envoyer une demande de devis aux fournisseurs potentiels. Les fournisseurs vous renverront le document complété avec leur tarification, que vous pourrez comparer avec d’autres offres. Cette étape est cruciale dans la gestion des achats d’un projet.
N’envoyez une demande de devis qu’une fois que le fournisseur potentiel connaît les objectifs, le budget et les étapes du projet à venir. En fournissant ces informations, le fournisseur comprendra la portée de votre projet et pourra évaluer son intérêt à y participer.
Les étapes pour créer une demande de devis
Une fois que vous avez commencé le processus de sélection et envoyé la portée du projet et le cahier des charges à vos fournisseurs, vous pouvez passer à l’envoi de votre modèle de demande de devis. Voici les 6 principales étapes pour créer un document RFQ, à utiliser comme guide pour vos futurs projets.
1. Établissez le budget de votre projet
Avant tout, déterminez le budget de votre projet en détaillant étape par étape les dépenses prévues. Cela servira de référence pour évaluer les propositions des fournisseurs. Avoir ces informations dès le départ vous permettra de maîtriser financièrement votre projet et de choisir le fournisseur qui répondra le mieux à vos besoins.
2. Définissez vos exigences
En plus du budget, définissez clairement vos exigences. Identifiez les critères sur lesquels vous souhaitez vous baser pour atteindre vos objectifs. Cela vous aidera à éliminer certains fournisseurs de votre liste et à éviter les mauvaises surprises.
Voici quelques exemples d’informations utiles à inclure dans votre demande de devis :
- La quantité de matériaux nécessaire
- Les exigences de livraison
- Le processus d’approbation de la demande de devis
- Les conditions générales
- Les modalités de paiement
Vos exigences peuvent évoluer en fonction des projets sur lesquels vous travaillez, adaptez-les en fonction de vos besoins.
3. Préparez le document
Une fois que vous avez préparé ces étapes, il est temps de préparer le document. Ne négligez aucun détail. Incluez autant de détails que possible pour que votre fournisseur comprenne clairement les étapes et la portée de votre projet. Cela lui permettra de faire une offre précise.
Voici quelques éléments à prendre en compte lors de la préparation de votre demande de devis :
- Les objectifs du projet : décrivez précisément le projet et ses objectifs, plus vous fournirez de détails, plus précise sera l’offre.
- La chronologie du projet : donnez à vos fournisseurs une idée claire de la chronologie du projet. Soyez réaliste et tenez compte du temps nécessaire aux fournisseurs pour obtenir les matériaux et la main-d’œuvre nécessaires.
- Les attentes en matière de tarification : demandez une estimation détaillée des coûts. Précisez le niveau de détail attendu, comme le coût de la main-d’œuvre, des fournitures et des frais supplémentaires.
- Les modalités de livraison : indiquez les délais et les modalités de renvoi de la demande de devis. Cela garantira que le travail sera effectué dans les délais.
- Les coordonnées : n’oubliez pas de mentionner les coordonnées de votre entreprise pour que les candidats puissent vous contacter.
Un document détaillé limitera les malentendus et vous aidera à obtenir des réponses précises.
4. Envoyez la demande
C’est le moment d’envoyer la demande de devis à vos fournisseurs. Relisez-la une dernière fois pour vous assurer qu’elle contient toutes les informations nécessaires.
Laissez plusieurs semaines aux fournisseurs pour répondre, afin qu’ils puissent estimer les prix avec leur équipe. Un délai de 3 à 4 semaines est généralement accordé pour comprendre les livrables du projet et poser des questions si nécessaire. Veillez à garder la confidentialité des informations relatives aux devis.
5. Examinez la demande de devis complétée
Examiner les devis reçus ne devrait pas prendre trop de temps si vous avez bien préparé la sélection des fournisseurs. Cela vous permettra d’évaluer les offres de chaque fournisseur et de choisir celui qui répondra le mieux à vos exigences, au meilleur coût.
6. Sélectionnez vos fournisseurs
Une fois toutes les demandes de devis en main, vous devrez faire un choix difficile. Utilisez un modèle cohérent pour comparer plus efficacement les fournisseurs. Lisez attentivement chaque proposition pour vous assurer que les conditions et les prix correspondent à vos attentes.
Modèle et exemple de demande de devis
Consultez notre modèle de demande de devis ci-dessous pour faciliter votre recherche du fournisseur idéal. Vous devrez décrire en détail le projet, et votre fournisseur potentiel complétera les informations sur sa tarification et son entreprise.
Modèle gratuit de demande de devis
Utilisez notre modèle de demande de devis entièrement complété par un fournisseur pour planifier un événement. Inspirez-vous en et adaptez-le selon vos besoins.
Simplifiez votre processus avec un modèle de RFQ
Un modèle de demande de devis concis et bien rédigé facilitera votre processus et vous aidera à obtenir le produit ou le service souhaité au meilleur prix. Essayez l’outil de gestion de projet d’Asana pour simplifier votre projet et atteindre vos objectifs de manière efficace.
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