Dans le cadre d’un projet de création ou de reprise d’entreprise, il est essentiel de suivre des étapes préparatoires rigoureuses pour maximiser ses chances de succès. Parmi ces étapes, l’élaboration d’un business plan est primordiale pour définir tous les aspects de votre future activité: localisation, clientèle, concurrence, marketing, ainsi que les éléments économiques et financiers.
La colonne vertébrale de votre business plan est le compte d’exploitation prévisionnel. Ce dernier vous permet de détailler, sur trois années, l’ensemble des chiffres d’exploitation. Il vous permet donc de fixer un cap précis, qui servira de feuille de route pour votre projet.
Pourquoi établir un compte d’exploitation prévisionnel ?
Se lancer dans la création ou la reprise d’une entreprise comporte toujours des risques liés à l’incertitude de l’avenir. Pour limiter ces risques, il est essentiel de réaliser différentes études et de les confronter à la réalité du marché.
En établissant un compte d’exploitation prévisionnel, vous vous appuyez sur des éléments fiables et mesurés pour vous engager en toute sécurité dans cet investissement important en temps et en argent. Tout comme une étude de marché permet de cibler la clientèle et le produit, ou une étude d’implantation permet de vérifier la pertinence du lieu d’activité, l’aspect économique et financier doit également être évalué, détaillé et ajusté.
Qu’est-ce qu’un compte d’exploitation ?
Chaque année, toutes les entreprises réalisent un bilan comptable qui détaille l’actif et le passif de la société à un instant précis. Ce bilan inclut également le compte de résultat, également appelé compte d’exploitation.
Le compte d’exploitation récapitule l’ensemble des produits et des charges de l’entreprise sur l’exercice comptable écoulé. Il commence par indiquer le chiffre d’affaires annuel, puis détaille toutes les charges annuelles énumérées selon le plan comptable. Tous ces montants sont hors taxes.
Grâce à ce document, vous pouvez visualiser rapidement comment votre rentabilité se construit sur une année entière et analyser chaque poste pour optimiser votre exploitation. C’est également grâce au compte d’exploitation que le résultat d’exploitation imposable de votre entreprise est déterminé.
Quel est le rôle du compte d’exploitation prévisionnel ?
Élaborer un compte d’exploitation prévisionnel consiste à anticiper et prévoir les recettes et dépenses prévisionnelles de votre entreprise. Pour cela, vous devez vous baser sur des facteurs concrets tels que :
- L’analyse des chiffres de l’exploitation en cours en cas de reprise d’un commerce ou d’une entreprise
- L’analyse des chiffres des concurrents ou d’activités similaires en cas de création
- Les études de marché et d’implantation
- La définition de votre future offre
- L’identification de vos fournisseurs et prestataires
- L’évaluation des ressources humaines nécessaires
Une réflexion approfondie et réaliste sur chaque aspect vous permettra de chiffrer avec précision les éléments composant votre compte d’exploitation prévisionnel.
Le rôle de ce compte d’exploitation prévisionnel est multiple :
- Valider la faisabilité économique de votre projet en évaluant précisément les sources et volumes de chiffre d’affaires prévisionnel, la marge, ainsi que l’ensemble des dépenses de fonctionnement prévisionnelles.
- Évaluer la rentabilité attendue de votre exploitation sur trois ans et vos futures revenus en tant qu’exploitant.
- Établir un objectif à suivre dans la durée. Vous pourrez ainsi ajuster votre stratégie au fur et à mesure de l’exploitation grâce à des indicateurs clés (quotidiens, hebdomadaires, mensuels, etc.).
- Déterminer le montant de financement éventuellement nécessaire.
- Être en mesure de présenter un projet solide pour convaincre les financeurs que vos investissements créeront de la valeur et vous permettront de rembourser le prêt (ou de rémunérer les investisseurs).
Comment réaliser un compte d’exploitation prévisionnel ?
Il est difficile de construire directement un compte d’exploitation prévisionnel sans une base solide pour l’étayer. Vous devez donc élaborer des parties séparées, dont les données convergeront vers le compte d’exploitation.
Par exemple, le compte d’exploitation prévisionnel indique une ligne globale de rémunération du personnel. Il est donc nécessaire d’élaborer en annexe le détail des ressources humaines, dont le total des salaires sera repris dans le prévisionnel final. Il en va de même pour le chiffre d’affaires prévisionnel, qui doit être détaillé selon ses différentes sources.
Plutôt que de réaliser un business plan complet, la meilleure façon de construire un compte d’exploitation prévisionnel est de le segmenter en plusieurs étapes. Vous devez ériger chaque partie dans un ordre précis et logique, en utilisant un tableur informatique sur lequel vous construirez des tableaux interconnectés avec des calculs et des reports automatiques.
De cette manière, votre prévisionnel pourra évoluer et s’adapter en fonction des différents facteurs influant sur votre projet.
L’étape de réalisation d’un compte d’exploitation prévisionnel comprend plusieurs phases, allant du détail de votre activité à une vue d’ensemble comprenant les ventes détaillées, les ressources humaines nécessaires, le compte de résultat en fonction de la forme juridique choisie, le chiffrage du matériel, des agencements, des travaux nécessaires, le plan de financement et le seuil de rentabilité.
Détailler le chiffre d’affaires dans le compte d’exploitation prévisionnel
Prévoir un montant de chiffre d’affaires n’est pas une tâche aisée, mais il est possible de s’en approcher en adoptant une réflexion pragmatique et en détaillant les sources de revenus de votre entreprise.
Pour estimer votre chiffre d’affaires prévisionnel, vous devez commencer par calculer le prix de revient du produit ou service vendu (coût des matières premières + coût de fabrication ou de transformation). Ensuite, appliquez les marges spécifiques à votre secteur d’activité, en ajustant en fonction de votre positionnement commercial.
Pour cela, il est essentiel de prendre en compte les différents fournisseurs et de bien connaître les prix d’achat des matières premières et des marchandises, leur qualité, les délais de règlement et de livraison, ainsi que la qualité du service.
La stratégie pour établir une prévision de chiffre d’affaires varie en fonction de la création ou de la reprise d’entreprise.
Comment calculer un chiffre d’affaires prévisionnel en création d’entreprise ?
Lorsque vous créez une entreprise, vous vous trouvez face à l’inconnu. Entre les aspirations d’un créateur ambitieux et la réalité de l’exploitation future, il peut y avoir un écart considérable.
C’est pourquoi il est essentiel de définir et de chiffrer votre offre de manière détaillée. Une étude de marché vous permettra d’y voir plus clair à ce stade. En connaissant votre clientèle potentielle, ses besoins, votre concurrence, vos flux, vos heures d’ouverture, votre capacité et vos compétences de production, vous pourrez détailler chaque produit ou service en termes de nature, de quantités vendables et de prix unitaire.
Les quantités potentiellement vendables et les prix unitaires doivent être réalistes. Il est préférable de faire preuve de prudence dans vos prévisions, voire de pessimisme, afin de ne pas vous laisser surprendre.
Vous devez détailler vos sources de chiffre d’affaires prévisionnel mois par mois en tenant compte des jours ouvrés du futur calendrier. Pour cela, spécifiez le tarif de chaque prestation (TTC et HT) et estimez les quantités que vous pensez pouvoir vendre pour chaque catégorie.
Cet exercice vous permettra à la fois de mettre en lumière d’éventuelles incohérences et de vous fixer des objectifs clairs à atteindre.
Le détail des ventes vous permettra d’obtenir un chiffre d’affaires prévisionnel global annuel, exprimé en hors taxes, qui sera reporté dans votre compte d’exploitation prévisionnel.
Comment calculer un chiffre d’affaires prévisionnel en reprise d’entreprise ?
La différence majeure entre la création et la reprise d’une entreprise est que, dans le cas d’une reprise, vous pouvez vous appuyer sur l’étude de l’exploitation actuelle pour construire votre compte d’exploitation prévisionnel.
En effet, en tant que repreneur, vous avez accès aux informations comptables du cédant, ainsi qu’à ses statistiques internes s’il en existe (tableaux de bord, relevés de caisse fournissant les statistiques annuelles, etc.). Cela vous permet de gagner un temps précieux et de baser votre prévisionnel d’exploitation sur des données avérées plutôt que sur des estimations.
Néanmoins, les données prospectives du cédant restent importantes, car elles vous orientent et peuvent influencer le prix de cession. Si le cédant vous accompagne pendant un certain temps, il sera peut-être encore présent lorsque vous chercherez à atteindre ces objectifs. Il est donc crucial que les données prospectives du vendeur soient réalistes.
L’analyse du compte d’exploitation du cédant vous permettra également d’apporter les ajustements nécessaires à l’exploitation existante (prix d’achat des marchandises et des matières premières, coûts des prestataires et fournisseurs, frais de communication, charges diverses, charges de personnel).
Enfin, vous pouvez également quantifier l’endettement éventuel et la rémunération de l’exploitant actuel en étudiant les documents comptables du cédant. Vous pourrez ainsi ajuster vos propres revenus futurs.
Pour construire votre prévisionnel, vous avez le choix entre deux approches :
- Préparer votre prévisionnel avant la reprise et le confronter aux chiffres de l’exploitation reprise.
- Construire votre prévisionnel directement à partir des bilans de l’affaire reprise.
Votre approche dépendra de la maturité de votre projet de reprise, du niveau de personnalisation et de nouveauté que vous souhaitez apporter à l’entreprise, ainsi que du potentiel de développement de l’affaire cible.
À moins d’identifier des opportunités évidentes et indispensables de développement immédiat, il est préférable de prévoir un volume d’activité équivalent à celui du cédant. Une banque sera réticente à accorder un prêt si votre prévisionnel d’exploitation est jugé trop optimiste.
Il peut même être judicieux de prévoir une baisse de 30% si la clientèle est attachée au cédant en raison de sa forte personnalité.
En conclusion, il vaut mieux ne pas anticiper un doublement du chiffre d’affaires la première année de la reprise, même si cela peut être une agréable surprise.
Les ressources humaines dans le compte d’exploitation prévisionnel
Dans une entreprise, les ressources humaines sont essentielles pour générer du chiffre d’affaires. Sans main-d’œuvre, pas de chiffre d’affaires.
De nombreux entrepreneurs travaillent de longues journées, parfois jusqu’à 60 à 70 heures par semaine. Il peut donc être tentant de recruter beaucoup de personnel, surtout lors de l’élaboration d’un prévisionnel, où l’on est encore loin de la réalité quotidienne.
Cependant, deux cas de figure se présentent, selon qu’il s’agit d’un projet de création ou de reprise d’entreprise.
Évaluer les ressources humaines en création d’entreprise
Beaucoup de créateurs d’entreprise imaginent pouvoir se tenir derrière leur caisse pendant que leurs employés travaillent pour eux. Cependant, la réalité est souvent différente.
Les charges de personnel étant l’un des postes les plus importants en entreprise, il est important de compter d’abord sur vous-même (et éventuellement votre conjoint) et d’éviter de trop embaucher de personnel.
Au démarrage, du moins, car il est important de noter qu’un employé rémunéré au SMIC pour 35 heures de travail coûte à l’entreprise environ 26 000 € par an.
Le salaire augmente proportionnellement aux compétences et aux horaires demandés aux employés. La masse salariale peut ainsi rapidement devenir disproportionnée si vous comptez trop déléguer.
Il est donc essentiel de définir ce que vous pouvez faire par vous-même, puis de préciser les autres tâches et de créer une fiche de poste pour chaque employé nécessaire.
La fiche de poste permet de préciser toutes les tâches attendues d’un employé et de vérifier les niveaux de salaire pratiqués pour ce type de poste. Cela permet également d’annoncer clairement les postes à pourvoir et de mener des entretiens d’embauche transparents et méthodiques en détaillant chaque tâche.
De nombreuses ressources en ligne permettent de connaître les salaires pratiqués dans chaque branche d’activité.
Vous devez ensuite adapter chaque rémunération prévisionnelle en fonction de l’importance de chaque tâche dans votre entreprise et de la valeur que vous attribuez à ce poste. Certains entrepreneurs n’hésitent pas à prévoir des salaires plus élevés pour garantir la fidélité de leurs employés, tandis que d’autres se contentent des grilles habituelles.
Il peut être utile de consulter la convention collective de la branche d’activité concernée pour anticiper certaines spécificités, telles que le versement d’un treizième mois de salaire.
Dressez ensuite une liste de chaque poste avec son salaire net mensuel, son salaire brut mensuel et annuel, les cotisations salariales et le coût annuel total de chaque employé nécessaire. N’oubliez pas que le salaire net est augmenté des cotisations sociales salariales (29% du salaire net) et des cotisations sociales patronales (42% du salaire brut). Par conséquent, un salarié coûte en réalité le double de son salaire net.
Le tableau des ressources humaines nécessaires aboutira à un montant annuel de salaires bruts et de cotisations patronales, que vous reporterez dans votre compte d’exploitation.
Valider les ressources humaines en reprise d’entreprise
Lors d’une reprise d’entreprise, il est beaucoup plus simple d’évaluer les ressources humaines, car vous connaissez déjà celles présentes dans l’exploitation. Les contrats de travail font d’ailleurs partie de la cession.
Les ressources humaines nécessaires dépendent de la situation spécifique. Si vous remplacez le cédant à son poste et que ce dernier a un ou plusieurs employés, vous aurez également besoin de ces employés.
À ce stade, il est important de se concentrer sur la qualité du travail fourni, le contact humain, l’ancienneté et les salaires. L’impact de ce dernier point est généralement inclus dans l’étude de rentabilité ayant servi à évaluer la valeur du fonds de commerce repris.
Il est essentiel de valider les salaires, car il peut y avoir des surprises, comme une partie des rémunérations versée de manière officieuse.
Enfin, il faut identifier les personnes-clés et leur accorder une rémunération appropriée, car le succès de la reprise peut parfois reposer en grande partie sur eux.
Le compte de résultat prévisionnel
Une fois les sources de chiffre d’affaires et les ressources humaines identifiées et quantifiées, vous pouvez vous attaquer au compte de résultat prévisionnel. Ce compte de résultat vous permet de chiffrer tous les produits et les charges que votre entreprise devra supporter sur la durée d’un exercice comptable (généralement une année civile) et de les anticiper.
Le compte de résultat prévisionnel doit être établi sur des bases solides, en quantifiant tous les produits et toutes les charges prévisionnels. Il vous permettra de visualiser votre rentabilité et de calculer :
- Le résultat d’exploitation, qui tient compte des amortissements prévisionnels,
- Le résultat prévisionnel financier, qui inclut les produits et les charges financiers tels que les intérêts d’emprunt,
- Le résultat courant avant impôts, qui additionne les deux résultats précédents,
- Le résultat net d’exploitation ou revenu net d’exploitation pour une société soumise à l’IR (impôt sur le revenu), qui est le résultat d’exploitation auquel on soustrait l’impôts société ou l’impôt sur le revenu.
Le résultat net peut être bénéficiaire (bénéfice) ou déficitaire (perte). À partir du résultat, vous pouvez également calculer les éventuels dividendes que vous pourrez vous verser en complément ou en totalité de votre rémunération en tant qu’exploitant.
Il est important de noter qu’il est essentiel d’avoir un compte d’exploitation prévisionnel affichant un résultat positif. Dans le cas contraire, il convient d’ajuster certains postes, notamment les rémunérations et les charges externes, afin de présent un prévisionnel équilibré pour votre demande de financement.
Le chiffrage du matériel, des agencements et des travaux dans le compte d’exploitation prévisionnel
Si votre activité nécessite un local commercial, du matériel et des agencements, il est essentiel de les lister et de déterminer leur coût. De nombreuses ressources en ligne vous permettent de chiffrer assez précisément chaque poste.
Il est important de souligner que ce poste peut rapidement devenir coûteux, il ne faut donc pas hésiter à être créatif. Le marché de l’occasion offre un large éventail de matériel professionnel vérifié, mais vous pouvez également trouver du mobilier chez des particuliers, qui peut parfaitement convenir à votre activité.
Commencez par dresser une liste des éléments indispensables, puis établissez une liste de priorités pour ajuster vos dépenses en fonction de vos moyens, en essayant de ne pas être guidé par des considérations émotionnelles.
Il est souvent nécessaire de réaliser des travaux pour aménager votre local. Dans ces cas-là, il est préférable de contacter plusieurs entreprises et de leur demander une estimation au mètre carré, en ajoutant une marge de sécurité d’au moins 10% pour éviter les surprises.
La négociation des devis vous permettra d’ajuster votre budget. Vous devrez peut-être également tenir compte des éventuelles mises aux normes de votre local (accessibilité, incendie, électricité, etc.).
Dans le cas d’une reprise, le matériel et les agencements font partie des actifs cédés avec le fonds de commerce ou les titres de société. Il vous revient donc de vérifier leur bon fonctionnement avant la cession et de négocier le prix à la baisse en cas de défaillances, afin de les remplacer avec le budget économisé.
Le plan de financement dans le compte d’exploitation prévisionnel
Le plan de financement est une étape indispensable pour prévoir le montage financier de votre projet. Que vous autofinanciez votre projet ou non, vous devez établir un plan de financement pour ne pas oublier de poste de dépenses prévisionnelles.
Le plan de financement est un tableau en deux colonnes, où vous listez les besoins à gauche et les ressources à droite.
Les besoins peuvent inclure :
- Le fonds de commerce (ou les titres de société, le droit au bail ou le pas-de-porte),
- Les honoraires juridiques,
- Les droits d’enregistrement,
- Le matériel et les agencements,
- Les travaux,
- Le stock de marchandises,
- Le fonds de roulement (trésorerie de démarrage).
Les ressources peuvent inclure :
- Les fonds propres (votre apport personnel),
- Les aides et subventions,
- Les prêts bancaires et autres prêts,
- Un éventuel crédit-vendeur.
Les totaux des deux colonnes doivent être équivalents.
Le tableau de financement vous permet de détailler le montant de l’endettement total auquel votre entreprise devra faire face. Vous devez ensuite calculer le montant annuel et mensuel des échéances de remboursement en indiquant un taux d’intérêt, une durée et le montant emprunté.
Il est courant d’obtenir des prêts bancaires d’une durée de 7 ans (84 mois) pour l’achat d’un fonds de commerce, d’un local commercial ou d’un droit au bail. Une durée plus courte entraînera des mensualités souvent trop élevées, et une durée plus longue est très rarement acceptée par les banques.
Le seuil de rentabilité dans le compte d’exploitation prévisionnel
L’un des indicateurs les plus importants pour évaluer la rentabilité d’un commerce ou d’une entreprise est le seuil de rentabilité, également appelé point mort. Il vous permet de connaître le chiffre d’affaires minimum à réaliser pour ne pas perdre d’argent, selon une fréquence choisie.
Le seuil de rentabilité peut être déterminé pour chaque jour, mois ou année. Il vous permet de savoir combien de chiffre d’affaires vous devez réaliser chaque jour, mois ou année pour couvrir toutes vos charges et dépenses prévisionnelles, et commencer à être bénéficiaire.
Vous pouvez calculer votre seuil de rentabilité une fois que vous avez établi votre plan de financement. La formule de calcul est la suivante :
Seuil de rentabilité = charges fixes / (1 – (charges variables / chiffre d’affaires prévisionnel))
Il est important de garder à l’esprit qu’un prévisionnel n’est jamais une anticipation parfaite de la réalité future, car de nombreux facteurs externes peuvent influencer votre exploitation. Cependant, dans le cas d’une reprise d’entreprise, les prévisions sont plus tangibles et réalisables que dans le cas d’une création, surtout si elles s’inscrivent dans la continuité de l’exploitation précédente.
D’autres outils tels que la création de processus, la gestion des stocks ou les tableaux de bord peuvent également vous aider à optimiser vos charges et à mieux contrôler votre activité.
