Définition : brève explication du processus d’approvisionnement
Le processus d’approvisionnement, ou processus Procure-to-Pay, englobe toutes les étapes de traitement, de la planification stratégique à l’achat de biens. Son objectif est de fournir à l’entreprise tous les biens et services dont elle a besoin, à court et à long terme, tout en le rendant le plus efficace et économique possible.
En résumé, un processus d’approvisionnement optimal garantit que les produits appropriés (l’objet de l’approvisionnement) soient disponibles au bon endroit, au bon moment, dans la bonne quantité, avec la bonne qualité et au prix juste.
Types de processus d’approvisionnement
Il existe différentes formes de processus d’approvisionnement en fonction des besoins et de l’objet de l’approvisionnement. Voici un aperçu des trois processus d’approvisionnement les plus importants :
- Approvisionnement individuel : dans ce type d’approvisionnement, vous achetez les produits individuellement, par exemple lorsqu’ils font l’objet d’une commande spéciale d’un client.
- Approvisionnement en stocks : l’approvisionnement en stocks vise à constituer un stock de nombreux produits et matériaux afin de répondre en permanence aux commandes.
- Approvisionnement juste à temps : l’objectif de l’approvisionnement juste à temps ou en flux tendu est de livrer les marchandises requises au moment où elles sont nécessaires.
Différence entre achat et approvisionnement
Les termes “achat” et “approvisionnement” sont souvent utilisés comme synonymes, mais ils désignent des étapes et des domaines d’intérêt différents dans le processus d’approvisionnement. Les achats font partie intégrante d’un processus d’approvisionnement stratégiquement aligné. Il convient également de distinguer entre les processus d’approvisionnement opérationnel et stratégique.
Approvisionnement stratégique
L’approvisionnement stratégique concerne la planification des approvisionnements à long terme et l’optimisation du processus correspondant. Il s’agit d’un processus à l’échelle de l’entreprise, aligné sur les objectifs commerciaux et reposant principalement sur des données et des analyses.
La partie stratégique du processus d’approvisionnement aborde des questions telles que les biens nécessaires, ceux qui répondent aux besoins, les fournisseurs appropriés et les meilleurs prix.
Il est également important de mentionner la sélection et la gestion des fournisseurs, ainsi que l’optimisation des relations avec ces derniers, qui constituent une part importante de l’approvisionnement stratégique. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article de blog sur la gestion des fournisseurs.
Approvisionnement opérationnel
L’approvisionnement opérationnel décrit le processus de commande proprement dit, de l’achat au paiement. Il relève principalement de la responsabilité des achats et se compose essentiellement de tâches transactionnelles répétées. En bref, ce processus concerne les opérations quotidiennes normales d’achat de biens.
Les différentes étapes du processus d’approvisionnement
Les cinq étapes les plus importantes du processus d’approvisionnement sont décrites plus en détail ci-dessous. En pratique, le processus d’approvisionnement peut être décomposé en plusieurs étapes plus petites, qui peuvent également varier d’une entreprise à l’autre.
1. Planification des besoins
Chaque processus d’approvisionnement commence par une demande d’achat. Vous identifiez un besoin au sein de votre entreprise, puis vous demandez au service des achats de répondre en acquérant les biens nécessaires.
La demande d’achat comprend généralement les étapes suivantes :
Planification des besoins
La première question qui se pose est la suivante : quel est le besoin réel ? Un besoin peut se manifester, par exemple, lorsqu’une commande spécifique est reçue ou que le stock doit être réapprovisionné.
Il existe essentiellement trois types de besoins :
- Besoins primaires : ce sont tous les biens et produits commercialisables (produits finis) que vous vendez à vos clients.
- Besoins secondaires : ils comprennent tous les matériaux, matières premières, pièces individuelles ou assemblages nécessaires à la fabrication du produit vendu.
- Besoins tertiaires : ils comprennent, entre autres, les matériaux auxiliaires et d’exploitation, ainsi que les outils sujets à l’usure nécessaires à la production, mais non directement intégrés dans le produit final.
Le contrôle des stocks fait également partie intégrante de la planification des besoins. En vérifiant en permanence la valeur cible et le stock réel, vous obtenez des informations importantes sur vos besoins, par exemple sur la consommation moyenne ou le stock minimum requis.
Demande d’approvisionnement
Une fois le besoin identifié, soumettez une demande d’approvisionnement au service des achats. Votre entreprise dispose généralement de formulaires appropriés permettant de préciser toutes les informations nécessaires, notamment le type d’article à acquérir, la quantité et la justification du besoin. Le service des achats examine ensuite la demande.
Approbation
Si le service des achats n’a pas d’objection à la commande prévue, celle-ci est approuvée. De plus, le budget doit bien sûr être validé, ce qui relève généralement de la responsabilité du contrôle de gestion.
Émission du bon de commande
Une fois la commande approuvée, le bon de commande peut être émis et la commande peut être passée. Nous examinerons cette étape plus en détail à l’étape 3.
2. Sélection des fournisseurs et devis
Un aspect crucial du processus d’approvisionnement consiste à déterminer où se procurer les biens et services requis. La sélection des fournisseurs appropriés devrait idéalement être effectuée avant le processus d’approvisionnement proprement dit, dans le cadre de la gestion stratégique des fournisseurs.
Vous pouvez ensuite demander des devis sans engagement auprès des fournisseurs sélectionnés, que ce soit pour une demande générale ou pour des besoins spécifiques. En comparant les devis en termes de qualité, de délais de livraison, de prix et de modalités de paiement, vous pouvez sélectionner le meilleur devis.
Ensuite, des négociations contractuelles sont menées avant de conclure un contrat d’achat ou un contrat de travail et de services.
3. Bons de commande et confirmations de commande
Une fois qu’un devis approprié a été trouvé, émettez un bon de commande. À réception de la confirmation de commande, assurez-vous de l’examiner attentivement et de la comparer aux données du bon de commande. Il est également important de suivre la commande et de documenter son historique. Vérifiez, par exemple, que les bons articles sont livrés en quantité et dans les délais convenus.
4. Réception des marchandises
L’arrivée des marchandises commandées doit toujours être documentée et la livraison doit être soigneusement vérifiée. Les questions les plus importantes à ce stade sont les suivantes :
- La livraison correspond-elle à la commande ?
- La livraison correspond-elle aux informations figurant sur le bon de livraison ?
- Y a-t-il eu des dommages pendant le transport ?
- La qualité des produits est-elle acceptable ou présente-t-elle des défauts ?
Ensuite, la livraison doit être enregistrée par le service comptable et finalement transmise à la bonne personne, par exemple, au service de production.
5. Traitement des paiements
Étape suivante : le paiement. Selon ce qui a été convenu dans le contrat, un paiement anticipé ou un acompte est dû avant la livraison, ou un paiement est prévu à une certaine date, ou les paiements sont à effectuer en plusieurs fois.
Dans tous les cas, le service comptable doit enregistrer et vérifier la facture avant de la comptabiliser et d’émettre l’autorisation de paiement. Avec le paiement, le processus d’approvisionnement est officiellement terminé.
Étapes suivantes
Nous souhaitons aborder deux autres aspects qui restent pertinents pour le processus d’approvisionnement après le processus de paiement.
Évaluation des fournisseurs
Pour une gestion transparente des fournisseurs et une optimisation continue du processus d’approvisionnement, il est idéal d’évaluer les performances des fournisseurs à chaque fois. Les critères importants sont, par exemple, la qualité des produits, le respect des délais, l’évolution des prix, la communication, le service et la capacité d’innovation du fournisseur.
Archivage
Une autre étape non négligeable est l’archivage. Tous les documents générés dans le cadre du processus d’approvisionnement doivent être archivés conformément aux principes d’archivage probants et stockés conformément aux délais de conservation légaux.
