5. Facturation client
Les retards et les erreurs de facturation peuvent causer des problèmes de trésorerie qui perturbent l’ensemble de l’organisation. L’envoi de factures précises et ponctuelles permet au service Finances de prévoir efficacement les rentrées d’argent et de planifier les dépenses en conséquence. Une étude menée par Aberdeen Group révèle que les entreprises performantes dans le processus de commande à encaisser n’ont besoin de saisie manuelle que pour 16,2 % des factures, contre près de 80 % pour les entreprises en bas de classement.
Le système de facturation doit recevoir les informations correctes de la part du personnel chargé des fonctions frontales. Des points de données tels que les spécifications de la commande, les coûts, les conditions de crédit, la date de commande et la date d’expédition doivent être saisis dans le système de facturation afin que les factures puissent être automatisées avec les informations correctes et envoyées sans délai.
6. Comptes clients
Les systèmes de comptabilité automatisés doivent signaler les factures impayées à des moments prédéfinis avant leur échéance, et les représentants des comptes clients doivent examiner ces factures pour déterminer s’il existe des erreurs évidentes qui entraîneraient un paiement tardif. Par exemple, les factures impayées sur des commandes avec des conditions de crédit net 30 pourraient être signalées après deux semaines, déclenchant un rappel de paiement automatique et une vérification de la facture.
Lorsque des erreurs sont détectées, les professionnels des comptes clients doivent pouvoir rapidement passer en revue les données du système de commande, identifier le point de rupture des informations et envoyer immédiatement une facture révisée.
7. Encaissement des paiements
La première mesure de défense contre les retards de paiement consiste à ce que les représentants documentent les paiements reçus dans un délai spécifique. Les organisations rencontrent des problèmes lorsque les paiements des clients n’ont pas été traités dans le système de commande et que les comptes apparaissent toujours impayés. Cela peut entraîner des frictions lorsqu’on demande aux clients de payer alors qu’ils ont déjà effectué leur règlement. Cela peut également conduire à des estimations de trésorerie inexactes, ce qui amène les équipes financières à prévoir incorrectement des déficits de trésorerie plus élevés.
Lorsqu’une facture entre officiellement dans la période de retard, le compte du client doit être signalé et son crédit suspendu. Lorsqu’ils essaient de passer une nouvelle commande, le système automatisé doit informer le client que le paiement doit être effectué avant de pouvoir finaliser leur prochain achat. Le personnel chargé des comptes clients doit immédiatement commencer à contacter les clients ayant des factures impayées et expliquer les procédures de recouvrement et les éventuelles pénalités pour l’avenir. Les responsables de la comptabilité et des finances doivent également examiner régulièrement tous les comptes en retard pour tenir à jour les prévisions de créances douteuses et déterminer les prochaines étapes.
8. Rapports et gestion des données
Des programmes logiciels interconnectés peuvent suivre les données de performance à chaque étape du processus de commande à encaisser. En surveillant et en analysant ces données, les dirigeants d’entreprise peuvent voir comment le flux global de leur processus O2C affecte tout le reste dans l’organisation. Cela inclut la relation avec les clients, la durée du cycle de vente, les fonctions d’intégration et de service client, et ainsi de suite.
La direction peut également utiliser ces points de données pour déterminer si les ralentissements dans un domaine affectent négativement les autres processus O2C. Étant donné que le parcours O2C repose fortement sur l’interdépendance, même de petites inefficacités dans une fonction peuvent entraîner des problèmes coûteux ailleurs.
Une gestion efficace et une optimisation du cycle de commande à encaisser permettent aux entreprises de fournir efficacement de la valeur à leurs clients et de recevoir un paiement en temps opportun pour leurs services. La technologie peut également aider les entreprises à améliorer leurs processus de commande à encaisser, ce qui libère des ressources pour que le personnel puisse se concentrer sur sa tâche la plus importante : améliorer l’expérience client.
