La fiche de processus est un élément essentiel de la démarche qualité. On peut également l’appeler cartographie des processus. Malheureusement, une fois créée, elle est souvent peu utilisée. La cartographie des processus fait partie intégrante de la gestion de la qualité, selon le paragraphe 0.3 de la norme ISO 9001:2015, qui est le principal référentiel de certification qualité.
Qu’est-ce qu’une fiche de processus ?
La norme ISO 9001 version 2015 demande de déterminer les processus et de les appliquer. Cela consiste à décrire les processus de l’entreprise. C’est généralement le rôle du responsable qualité, assisté des pilotes de processus. Ainsi, il existe 11 exigences qui peuvent être détaillées par cette fiche de processus :
- Déterminer la séquence des processus
- Identifier les données d’entrée
- Identifier les données de sortie
- Déterminer les interactions
- Déterminer et appliquer les méthodes
- Définir une surveillance et/ou des mesures et/ou des indicateurs de performance
- Décliner les objectifs de qualité et les objectifs du processus
- Définir les responsabilités et autorités
- Identifier les pilotes de processus
- Prendre en compte les risques et opportunités
- Assurer l’évaluation des processus
- Modifier si nécessaire les processus
- Mettre en œuvre l’amélioration continue des processus
Quels sont les avantages de la cartographie des processus ?
La cartographie des processus permet d’analyser le fonctionnement de l’entreprise. Elle permet de détailler les processus clés de l’entreprise et de comprendre les interactions entre les processus de management, opérationnels et support. Les fiches de processus aident également à identifier les principales données d’entrée et de sortie des activités liées à la qualité des processus. La cartographie des processus est donc un élément important des systèmes de management.
Comment créer une cartographie des processus ?
Pour faciliter la compréhension, la fiche de processus doit être clairement lisible. C’est le premier élément construit lors de la mise en place du système de management de la qualité. Elle doit donc être un outil de communication au sein de l’organisation. La cartographie du processus doit être suffisamment précise sans pour autant devenir trop complexe. Elle doit être accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise.
En conclusion, les fiches de processus doivent être simples, compréhensibles et faciles à expliquer. Elles doivent représenter fidèlement l’organisation mise en place. Tous les processus, qu’ils soient métiers, de gestion ou de pilotage, doivent être pris en compte.
Conclusion
La fiche de processus est bien plus qu’un simple élément constituant du système. Elle est la colonne vertébrale du processus. Elle doit donc être formalisée et régulièrement réévaluée. Il est essentiel de garder à l’esprit que l’évolution de cette fiche de processus est importante. Elle ne doit pas simplement être stockée jusqu’aux audits, mais doit être mise à jour régulièrement pour garantir sa conformité vis-à-vis des exigences normatives et de l’organisation interne.
