Vous êtes prêt à découvrir comment l’intranet d’entreprise peut améliorer la collaboration entre les employés et dynamiser votre entreprise ? Dans cet article, nous allons explorer les avantages de l’intranet d’entreprise, les étapes pour élaborer un cahier des charges et mettre en place un intranet, ainsi que les bonnes pratiques pour assurer son succès.
Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise et à quoi sert-il ?
Un intranet d’entreprise est une plateforme interne et réservée aux employés. C’est un portail unique qui permet de connecter tous les collaborateurs d’une même entreprise. Contrairement à l’extranet, qui est externe, l’intranet est accessible en ligne et offre aux collaborateurs un accès à différentes ressources. Ces ressources peuvent inclure les actualités de l’entreprise, les applications de travail, le CRM ou les logiciels RH. L’intranet d’entreprise est sécurisé et nécessite une identification préalable pour accéder aux données.
Quels sont les avantages d’un intranet d’entreprise ?
Un intranet d’entreprise offre de nombreux avantages tant pour la performance de l’entreprise que pour sa marque employeur. Il améliore la communication interne et facilite le partage d’informations entre les collaborateurs. Il permet de relayer facilement les dernières nouvelles de l’entreprise, de personnaliser les informations en fonction des services ou départements des collaborateurs, et d’apporter une réelle valeur ajoutée à leur quotidien.
En renforçant la culture d’entreprise et en favorisant l’expérience collaborateur, l’intranet permet de réunir tous les collaborateurs, qu’ils soient du même département ou de services différents. Il offre des fonctionnalités interactives, telles que le partage de contenu, la proposition d’événements, les sondages, les vidéos, qui dynamisent la vie quotidienne des collaborateurs.
L’intranet d’entreprise est également un outil de productivité qui optimise les processus de travail et de décision. Il peut être connecté aux applications de travail des collaborateurs, leur permettant ainsi d’accéder à leurs missions, de gérer leurs mails, de réserver des salles de réunion, de partager des documents ou de faire des recherches dans une banque de données. En somme, l’intranet d’entreprise est un outil collaboratif au service de la stratégie de l’entreprise.
Comment élaborer un cahier des charges pour votre intranet d’entreprise ?
Pour mettre en place un intranet d’entreprise, il est essentiel de rédiger un cahier des charges qui définira les directives, les finalités et les étapes du projet. Ce document permettra de noter les lacunes et les priorités de l’entreprise, et d’interroger la direction, le service RH et les collaborateurs pour recueillir leurs besoins.
Vous devrez ensuite analyser l’organisation de votre entreprise, sa stratégie et ses objectifs afin de bien cibler les besoins internes. Cette étape vous permettra de faire une étude de marché efficace des différentes solutions d’intranet disponibles.
Il est également important de définir les fonctionnalités et les outils nécessaires pour votre intranet. Certains intranets sont conçus pour améliorer la communication interne, tandis que d’autres se focalisent davantage sur la productivité des collaborateurs. Idéalement, votre intranet devra répondre à toutes ces exigences, offrant à la fois des fonctionnalités de communication et de travail collaboratif. Par exemple, Powell Software est une solution complète qui répond à ces problématiques en proposant une plateforme diversifiée incluant des outils de communication interne et de productivité.
Enfin, pour suivre l’efficacité de votre intranet, il est essentiel de fixer des objectifs clairs et d’identifier des indicateurs clés de performance tels que la satisfaction des collaborateurs, le taux d’engagement, le nombre de connexions, etc.
Comment mettre en place un intranet dans son entreprise ?
La mise en place d’un intranet dans votre entreprise nécessite une approche méthodique. Voici les étapes à suivre pour assurer le succès de votre projet :
Etape 1 : Définir les objectifs et les besoins de l’entreprise
Prenez du recul sur votre entreprise et analysez sa structure, ses besoins et ses objectifs. Identifiez les principales lacunes et évaluez vos priorités pour déterminer les objectifs de votre intranet.
Etape 2 : Choisir les outils et les technologies adéquates
Sélectionnez les fonctionnalités et les applications qui répondent le mieux aux objectifs de votre entreprise. Choisissez les outils collaboratifs adaptés au travail à distance et déterminez le type d’hébergement qui convient le mieux à votre entreprise (solution Cloud ou solution On-premise).
Etape 3 : Concevoir l’architecture et la structure de l’intranet
Organisez le contenu et l’apparence de votre intranet en fonction de l’image de marque de votre entreprise. Personnalisez l’interface en choisissant les fonctionnalités à mettre en avant et en adaptant l’arborescence aux différents profils utilisateurs de votre entreprise.
Etape 4 : Créer le contenu et les fonctionnalités de l’intranet
Alimentez la plateforme avec les documents et les ressources internes de chaque département de l’entreprise. Mettez à jour les actualités et les sondages régulièrement pour rendre l’intranet dynamique et interactif.
Etape 5 : Tester et valider l’intranet avec les utilisateurs
Effectuez des tests utilisateurs pour évaluer l’ergonomie de la plateforme et repérer d’éventuels bugs ou erreurs. Assurez-vous que l’intranet fonctionne correctement avant de le rendre accessible à tous les collaborateurs.
Etape 6 : Mettre en place une stratégie de maintenance et de mise à jour de l’intranet
Veillez à la sécurité et à l’évolution de la plateforme en mettant en place une maintenance évolutive. Synchronisez les données et assurez-vous que l’intranet répond aux objectifs que vous vous êtes fixés.
Etape 7 : Former les utilisateurs et promouvoir l’utilisation de l’intranet
Proposez des modules pédagogiques aux collaborateurs pour les familiariser avec toutes les fonctionnalités de l’intranet. Mettez en place un support pour les accompagner en cas de problème. Faites la promotion continue de l’intranet en organisant des démonstrations et des réunions pour montrer ses avantages.
Conclusion
La mise en place d’un intranet d’entreprise nécessite une réflexion approfondie et une implication de toutes les équipes concernées. En suivant ces étapes clés, vous pourrez réussir l’installation d’un nouvel intranet en entreprise et veiller à sa pérennité. Alors, prêt à transformer votre entreprise grâce à l’intranet d’entreprise ?
