Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise et à quoi ça sert ?
Un intranet d’entreprise crée une connexion entre tous les collaborateurs d’une même entreprise via un portail unique. Contrairement à l’extranet qui est destiné aux parties externes, l’intranet est une plateforme interne et réservée exclusivement aux employés de l’entreprise.
En général, un intranet d’entreprise se présente sous la forme d’une plateforme digitale accessible en ligne, offrant aux collaborateurs diverses et variées ressources. Par exemple, sur l’intranet, un collaborateur peut consulter les dernières actualités de l’entreprise, accéder à des applications de travail, à un CRM ou encore aux logiciels RH.
🔓 L’intranet d’entreprise est sécurisé et réservé aux collaborateurs de l’entreprise. Une identification préalable est nécessaire pour accéder aux données de l’intranet.
Quels sont les avantages d’un intranet d’entreprise ?
Un intranet est très bénéfique pour l’entreprise en termes de performance et de marque employeur.
Dans un premier temps, l’intranet d’entreprise améliore la communication interne et facilite le partage et la circulation des informations entre les collaborateurs. Le portail d’accueil permet par exemple de diffuser facilement les dernières nouveautés concernant l’entreprise (objectifs, performances, récentes acquisitions). Pour rendre l’expérience plus personnalisée et engageante, l’intranet peut également diffuser des informations spécifiques au service ou département du collaborateur, ajoutant ainsi une valeur ajoutée à leur quotidien.
L’intranet favorise également l’expérience collaborateur et renforce la culture d’entreprise grâce à son architecture inclusive et interactive. Que les collaborateurs se trouvent dans le même département ou dans des services différents, qu’ils soient proches ou éloignés géographiquement, l’intranet les réunit tous sur une plateforme unique et inclusive. Par conséquent, tous les collaborateurs peuvent partager du contenu, proposer des événements ou donner leur avis grâce à des sondages, visionner des vidéos, etc. Toutes ces interactions dynamisent la vie quotidienne des collaborateurs.
En plus d’être un excellent outil de communication interne, l’intranet d’entreprise est également un outil de productivité qui optimise les processus de travail et de prise de décision. Il peut être connecté aux applications de travail des collaborateurs, leur permettant ainsi d’accomplir leurs tâches, d’accéder à leurs e-mails, de réserver des salles de réunion, de partager des documents ou de faire des recherches dans la base de données. En résumé, l’intranet est un outil collaboratif qui sert la stratégie de l’entreprise.
Comment élaborer un cahier des charges pour votre intranet d’entreprise ?
Lors de la mise en place d’un intranet en entreprise, il est essentiel de rédiger un cahier des charges pour suivre le développement du projet. Ce document permet de consigner les directives, les recommandations, les objectifs et les étapes nécessaires à la réalisation du projet.
⚠️ Étant donné que ce projet est de nature numérique, il sera confié au service informatique de l’entreprise. Cependant, il dépasse largement le champ de compétence de ce département. Pour mener à bien le projet, il sera nécessaire d’impliquer fortement le service RH et la direction.
Les études de marché et les besoins internes
Lorsque vous démarrez un projet d’intranet d’entreprise, il est crucial de passer par une phase de réflexion et de prospection approfondie. À cet effet, il vous faudra analyser minutieusement l’organisation de votre entreprise, sa stratégie et ses objectifs.
Communication interne, collaboration, cohésion, expérience employé… Plus vous ciblez précisément les besoins internes de votre entreprise, plus vous serez apte à mener une étude de marché efficace sur les différentes options d’intranet qui s’offrent à vous.
Pour bien choisir votre intranet d’entreprise, il est donc primordial de définir préalablement dans votre cahier des charges les lacunes et les priorités de l’entreprise. N’hésitez pas à interroger la direction, le service RH et même les collaborateurs eux-mêmes, car ils sont directement concernés par la mise en place de ce nouveau réseau.
Les fonctionnalités et les outils nécessaires
Pour choisir l’intranet qui correspond le mieux à votre entreprise, à son organisation et à ses besoins internes, il est important de spécifier dans le cahier des charges les fonctionnalités et les outils nécessaires que vous recherchez. Idéalement, votre futur intranet devrait répondre à toutes ces exigences. Plus vous serez précis, plus vous trouverez l’intranet qui offre les fonctionnalités et les outils nécessaires à votre entreprise.
En effet, tous les intranets d’entreprise ne répondent pas aux mêmes préoccupations. Certains sont davantage conçus pour améliorer la communication interne et se présentent principalement comme des plateformes de socialisation, efficaces pour renforcer le lien entre les collaborateurs et la culture d’entreprise. À l’inverse, d’autres intranets d’entreprise se concentrent davantage sur la productivité des collaborateurs et se positionnent avant tout comme des plateformes de travail qui favorisent les échanges et faciliter le travail collaboratif.
Bien entendu, un intranet moderne et efficace combine toutes ces fonctionnalités. C’est le cas notamment de Powell Software, qui est à la fois un intranet d’entreprise et une digital workplace. Cette solution complète répond à tous ces besoins en proposant une plateforme diversifiée avec des outils de communication interne et de productivité.
Les objectifs et les indicateurs clés de performance
Pour suivre une stratégie d’intranet et évaluer l’efficacité du projet, il est essentiel de définir des objectifs précis et d’identifier des indicateurs clés qui vous permettront de mesurer si l’intranet répond à vos attentes.
Parmi les indicateurs clés de performance, vous pouvez par exemple sélectionner :
- La satisfaction des collaborateurs ;
- Le taux d’engagement ;
- Le nombre de connexions ;
- Le temps de connexion ;
- Le taux d’adoption des nouvelles applications ;
- Le taux de réponse aux sondages.
En plus de la présence et de l’interaction sur la plateforme intranet, vous devrez également évaluer son efficacité quant à la réalisation des objectifs que vous vous êtes fixés. Les employés sont-ils plus efficaces ? S’impliquent-ils davantage dans la vie de l’entreprise ? Apprécient-ils l’expérience utilisateur sur l’intranet ? Autant de questions à poser pour évaluer l’efficacité de l’intranet.
Comment mettre en place un intranet dans son entreprise ?
La conception d’un portail intranet nécessite de la rigueur et une gestion stricte du projet. Afin que l’implémentation de votre futur intranet soit un succès, voici les 7 étapes à suivre :
Étape 1 : Définir les objectifs et les besoins de l’entreprise
Dans un premier temps, il est conseillé de prendre du recul sur votre entreprise afin d’analyser objectivement sa structure, ses besoins et ses objectifs.
Histoire, secteur d’activité, fonctionnement, nombre de salariés, métiers, objectifs, projets en cours, perspectives d’avenir… Veillez à présenter votre entreprise de manière honnête et non orientée commercialement. Cela permettra de définir à qui doit s’adresser l’intranet de l’entreprise.
Ensuite, posez-vous la question suivante : quels sont vos principaux besoins internes ? Cette question est primordiale, car le projet d’un nouvel intranet doit poursuivre des objectifs clairs et répondre aux besoins de l’entreprise.
Manque de communication interne, absence de culture d’entreprise, obsolescence de l’intranet existant, faible sécurité des données… Commencez par identifier les principales lacunes de votre entreprise afin d’évaluer vos priorités et de comprendre ce que vous attendez d’un intranet d’entreprise !
Étape 2 : Choisir les outils et les technologies appropriés
Une fois que vous avez fixé et défini les objectifs de votre projet d’intranet, vous serez en mesure de sélectionner les fonctionnalités et les applications qui conviennent le mieux à votre entreprise.
Si vos objectifs visent à optimiser le temps de travail et la productivité, votre intranet devra disposer d’une banque de données et d’un centre de recherche permettant aux employés d’accéder rapidement aux ressources internes dont ils ont besoin. Vous pouvez également choisir d’installer des applications RH (dématérialisation des fiches de paie, gestion des congés et des absences, notes de frais), ce qui permettra aux employés d’optimiser leurs procédures administratives.
Grâce aux outils collaboratifs, les collaborateurs peuvent échanger rapidement sur des projets. Pour le partage de fichiers et la sauvegarde des données en ligne, il est recommandé d’utiliser des outils tels que Dropbox, Google Drive, Microsoft SkyDrive, Office 365, Oodrive…
💡 L’intranet de Powell intègre l’écosystème Microsoft 365 (Outlook, OneDrive, Google Drive, Sharepoint…) pour offrir aux collaborateurs une expérience utilisateur optimale !
💻 Le monde du travail hybride pose également de nouveaux défis, et les entreprises ont besoin d’outils collaboratifs adaptés au travail à distance, comme des applications de partage et de co-édition de documents, de chat et de réservation de bureaux.
De plus, vous devrez décider quel hébergement correspond le mieux à votre intranet, notamment en termes de technologie. Il existe deux types de solutions intranet :
- Une solution Cloud : hébergée sur des serveurs externes, elle est accessible de n’importe où et à tout moment via un navigateur.
- Une solution On-premise : hébergée sur les serveurs internes de l’entreprise, elle offre une sécurité élevée et n’est pas dépendante des éventuelles pannes externes. Cependant, les coûts d’installation et de maintenance sont élevés et cette solution manque de flexibilité.
Étape 3 : Concevoir l’architecture et la structure de l’intranet
L’architecture de l’intranet est modulable et personnalisable selon vos préférences et vos besoins. Vous pouvez organiser le contenu et l’apparence de votre intranet de différentes manières.
En fonction de l’image de marque de votre entreprise, vous pouvez également varier les couleurs et le thème de l’intranet. Sobre, coloré, dynamique… Son apparence peut être personnalisée pour convenir à tous les goûts. Agenda, carrousel, actualités, chat, partage de documents, annuaire, outils RH… Vous pouvez choisir les fonctionnalités que vous souhaitez mettre en avant et les placer sur l’intranet.
⚠️ L’architecture de l’intranet doit également être adaptée à chaque profil utilisateur. En effet, chaque entreprise compte différents types de collaborateurs, de services et de départements. Afin de personnaliser au maximum l’arborescence et d’assurer un bon parcours utilisateur, il est important de définir précisément les divers profils utilisateurs (managers, RH, administrateurs, etc.) de votre futur intranet. Cela vous permettra d’adapter au mieux la structure et de garantir une bonne expérience utilisateur. Filtres, accès, accréditations… Pensez à prendre en compte tous les métiers de l’entreprise pour éviter les désagréments.
Il est essentiel que la structure de l’intranet soit souple et flexible, afin de permettre facilement l’ajout de nouvelles applications et de suivre le rythme des innovations digitales.
Selon vos préférences, vous pouvez également intégrer à l’intranet une suite d’outils telle que Google Workspace ou Microsoft 365. Cela vous permettra d’offrir à vos employés une véritable digital workplace et d’intégrer le maximum de fonctionnalités (messagerie, notifications, planification de réunions, gestion des tâches, etc.).
Étape 4 : Créer le contenu et les fonctionnalités de l’intranet
Une fois que vous avez conçu l’architecture et la structure de l’intranet selon vos besoins et vos priorités, et que vous avez installé les différentes applications sur l’intranet, vous devez alimenter la plateforme !
Les documents et ressources internes de chaque département de l’entreprise peuvent être déposés sur une banque de données ou connectés via une application appropriée.
Naturellement, un onglet “Actualités” doit être régulièrement alimenté avec soin. Les nouvelles arrivées, les opportunités récentes, le bilan annuel… Toutes ces informations contribuent à créer un espace intranet dynamique et renforcent la culture d’entreprise. De plus, les statistiques doivent être mises à jour et les sondages régulièrement renouvelés.
Étape 5 : Tester et valider l’intranet avec les utilisateurs
Afin de vérifier que l’intranet fonctionne correctement, nous vous recommandons de mettre en place des tests utilisateurs avec les collaborateurs. Il est important de sélectionner des profils de collaborateurs variés pour tester les différents parcours utilisateur et accès.
En réalisant des tests utilisateurs sur l’intranet d’entreprise, vous pouvez évaluer en direct et dans des conditions réelles l’ergonomie de la plateforme. De plus, vous pouvez détecter d’éventuels bugs ou erreurs, ce qui vous évitera des problèmes une fois que la plateforme sera accessible à tous.
Étape 6 : Mettre en place une stratégie de maintenance et de mise à jour de l’intranet
Un intranet d’entreprise s’intègre au système informatique de l’entreprise et nécessite une attention particulière. Il est important de surveiller l’évolution de la plateforme et de rester attentif aux éventuels problèmes de fonctionnement qui peuvent survenir.
Une maintenance continue de l’intranet d’entreprise permet, par exemple, de veiller à la sécurité des données et d’alerter en cas de failles éventuelles.
La mise à jour permet quant à elle de synchroniser les données, par exemple entre le calendrier et le compte CRM de l’utilisateur. De même, l’intranet doit veiller quotidiennement à l’ajout et à la modification des événements sur le CRM.
Étape 7 : Former les utilisateurs et promouvoir l’utilisation de l’intranet
Une fois que l’intranet d’entreprise est en place, il est important de s’assurer que son utilisation est intégrée aux habitudes des collaborateurs.
Pour cela, l’entreprise doit proposer des modules pédagogiques d’apprentissage aux collaborateurs pour leur montrer toutes les fonctionnalités de l’intranet et les aider à l’utiliser de manière optimale. Il convient également de mettre en place un support pour accompagner les employés lorsqu’ils rencontrent un problème avec la plateforme.
Afin de faciliter l’intégration de votre nouvel intranet et d’en promouvoir l’adoption, nous vous recommandons de faire régulièrement sa promotion. Par exemple, vous pouvez organiser des démonstrations ouvertes ou des réunions pour montrer les avantages et les dernières fonctionnalités de l’intranet !
Conclusion
La définition des objectifs et des besoins de l’entreprise, l’implication des équipes RH et des dirigeants, la sensibilisation des collaborateurs, la maintenance… Toutes ces étapes clés sont essentielles pour réussir la mise en place d’un nouvel intranet en entreprise et garantir sa pérennité !
