La gestion de la paie des salariés peut être réalisée en interne dans l’entreprise ou confiée à un prestataire externe. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie ! Dans cet article, nous vous présenterons les différentes façons d’externaliser la gestion de la paie, son fonctionnement, son coût, ainsi que les raisons pour lesquelles les entreprises optent pour cette solution. Vous saurez tout sur l’externalisation de la paie !
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
En quoi consiste l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à déléguer la gestion de la paie à une entreprise extérieure. Cette entreprise peut être un cabinet comptable, un éditeur de logiciel, un cabinet spécialisé dans l’externalisation de la paie, ou encore un gestionnaire de paie indépendant.
Les missions confiées à l’entreprise sous-traitante
L’entreprise prestataire peut réaliser plusieurs missions, telles que :
- La saisie et le contrôle de la paie
- La gestion des arrêts de travail
- Les déclarations sociales
- L’administration du personnel (DUE, contrat de travail, etc.)
- La gestion de la médecine du travail
- Le conseil en droit social
Fonctionnement de l’externalisation de la paie
De la transmission des éléments variables aux déclarations sociales, plusieurs étapes sont nécessaires à la production des paies des salariés. Chacune des parties a ses propres rôles et responsabilités.
La production de la paie en sous-traitance : comment ça marche ?
Même si toutes les entreprises prestataires ne fonctionnent pas de la même manière et qu’il n’y a pas qu’un seul mode d’organisation, le fonctionnement de l’externalisation de la paie se présente généralement de la manière suivante :
Récolte et transmission des éléments variables de paie par l’entreprise
L’entreprise cliente récolte et transmet à l’entreprise prestataire les différents éléments variables qui composent la paie, tels que les informations personnelles du salarié, les éléments du contrat, les primes, le paiement d’heures supplémentaires, etc.
La saisie et le contrôle de la paie par l’entreprise prestataire
L’entreprise prestataire saisit les éléments transmis par l’entreprise cliente et en assure le contrôle. Dans certains cas, l’entreprise peut également être chargée de saisir les éléments variables de paie via une plateforme dédiée et sécurisée, ce qu’on appelle la paie en co-production. L’entreprise prestataire est alors responsable de l’exactitude des éléments calculés.
Outre la production de la paie, l’entreprise prestataire peut également prendre en charge d’autres missions liées aux salariés dans l’entreprise, telles que la gestion administrative du personnel, la gestion de la médecine du travail, le suivi des élections des IRP, etc.
Les déclarations sociales
L’entreprise prestataire se charge de la production de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et des différentes déclarations sociales post-paie et annuelles.
Transmission des états de virement à l’entreprise utilisatrice
À la clôture de la paie, l’entreprise prestataire transmet les états de virement à l’entreprise cliente pour que celle-ci puisse procéder au paiement des salaires. Elle transmet également les bulletins de salaire à l’entreprise cliente, soit en format numérique, soit par courrier, selon les préférences de l’entreprise.
Certains outils permettent à l’entreprise cliente de disposer des états de virement, des états comptables et des bulletins de salaire directement via une plateforme en ligne sécurisée.
Rôles et responsabilités
La paie est produite par l’entreprise prestataire en fonction des éléments transmis par l’entreprise cliente. Une erreur de paie peut avoir des conséquences graves sur la santé financière de l’entreprise. La responsabilité de la paie des salariés incombe donc à celui qui la produit. Dans le cas de l’externalisation de la paie par un prestataire, la responsabilité incombe à celui-ci, avec des assurances professionnelles prévues à cet effet.
Toutefois, si l’erreur de paie est due à une absence d’information ou à une information erronée de la part du client, la responsabilité incombe alors à l’entreprise cliente. Il est donc indispensable de garder une trace écrite de toutes les communications entre le client et le prestataire.
Externalisation de la paie et RGPD
Externaliser la paie n’exonère pas l’entreprise de respecter le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) concernant les données personnelles des collaborateurs. Il est donc nécessaire de s’interroger sur le respect du RGPD par le prestataire lors du traitement des données.
Pourquoi externaliser la paie ?
Le choix d’externaliser la paie repose sur plusieurs critères qui peuvent varier en fonction du type de structure.
Les TPE de moins de 10 salariés
Dans les entreprises de moins de 10 salariés, il est plus rentable de faire appel à une entreprise sous-traitante plutôt que de produire les paies en interne. En prenant en compte le coût d’une solution paie, les coûts salariaux, et le coût d’une veille sociale de qualité, il est plus intéressant pour ces entreprises de faire appel à un prestataire. De plus, externaliser la paie permet au dirigeant de l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de développer son entreprise.
Au-delà de 10 salariés
Au-delà de 10 salariés, il est souvent conseillé d’embaucher un(e) assistant(e) de direction ou un(e) comptable afin de gérer la paie en interne. Cependant, la paie est un métier d’expertise nécessitant un niveau de compétence élevé. Une erreur de paie peut avoir des conséquences financières graves pour l’entreprise. Il est donc essentiel d’avoir du personnel qualifié pour la réalisation des paies.
TPE en plein développement de plus de 100 salariés
À partir de 100 salariés, la paie est souvent gérée par un(e) responsable RH chargé également de gérer l’administration du personnel, le recrutement, la formation professionnelle, etc. Externaliser la paie permet à l’entreprise de se libérer de cette tâche chronophage et de se concentrer sur le développement des ressources humaines.
PME et ETI
Les PME et ETI disposent généralement d’un service de paie et d’administration du personnel qualifié. Cependant, il est important de prendre en compte les frais cachés tels que le départ d’un collaborateur du service ou les formations nécessaires à la mise à jour des connaissances. L’externalisation de la paie permet de bénéficier d’un coût fixe chaque mois et d’un budget plus facilement maîtrisable.
Grande entreprise
Dans les grandes entreprises, des erreurs de paie récurrentes ou un service paie désorganisé peuvent entacher l’image du service des Ressources Humaines et de la Direction. Externaliser la paie permet de se décharger de cette problématique et de retrouver des relations plus sereines avec les salariés et les Instances Représentatives du Personnel.
Comment externaliser la paie ?
Plusieurs solutions sont possibles lorsque vous souhaitez externaliser la paie de votre entreprise.
Le cabinet comptable
Le cabinet comptable est souvent utilisé par les TPE et les petites PME qui n’ont pas de service de comptabilité interne. En plus de la comptabilité, le cabinet propose également des services de gestion de la paie, des déclarations sociales, et de l’administration du personnel. Il est essentiel de s’assurer de la qualification et de l’expertise du personnel en charge de ces tâches.
L’éditeur de logiciel de paie
Certains logiciels de paie proposent désormais des services d’externalisation de la paie avec différents niveaux d’assistance. Le client peut choisir de saisir lui-même les éléments variables de paie avec l’assistance du prestataire, ou bien de confier la gestion complète de la paie au prestataire. Les tarifs varient en fonction du niveau de service choisi.
Le gestionnaire de paie indépendant
Il est également possible de faire appel à un gestionnaire de paie indépendant, ayant généralement le statut de micro-entrepreneur. Le fonctionnement est similaire à celui d’un cabinet comptable ou d’une entreprise spécialisée en gestion de la paie. Il est important de vérifier la qualification et la fiabilité du gestionnaire de paie indépendant avant de faire appel à ses services.
L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie
Ce type d’entreprise s’est développé ces dernières années comme une alternative au cabinet comptable. Les collaborateurs de ces entreprises sont des spécialistes de la paie, avec une expertise plus axée sur les ressources humaines que sur la comptabilité. Certains cabinets se sont spécialisés dans des secteurs d’activité spécifiques, tels que le transport ou l’audiovisuel.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Le prix de l’externalisation de la paie est généralement facturé par bulletin de salaire, avec un tarif moyen d’environ 25 euros par bulletin. Des prestations supplémentaires peuvent être facturées, comme les embauches ou les soldes de tout compte. Chaque prestataire fixe librement ses tarifs, il est donc important de définir clairement la tarification avant de signer un contrat.
D’autres prestations peuvent également être facturées en sus du prix du bulletin, tels que la rédaction des contrats de travail ou des avenants. Il est essentiel de prendre en compte tous les coûts pour éviter les mauvaises surprises.
Les différents critères à prendre en compte pour faire son choix
Chaque entreprise a ses propres contraintes et besoins en matière de gestion de la paie. Afin de vous aider à faire le bon choix, nous vous proposons un outil pour comparer les avantages et les inconvénients de chaque solution en toute sérénité.
En conclusion, l’externalisation de la paie peut représenter une solution avantageuse pour de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille. Elle permet de bénéficier d’une expertise spécialisée, de se libérer des contraintes administratives, et de réduire les coûts liés à la gestion de la paie.
