La gestion de la paie des salariés peut être réalisée en interne dans l’entreprise, mais également sous-traitée par un prestataire extérieur. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie ! Dans cet article, nous vous présentons les avantages, le fonctionnement et le coût de cette pratique de plus en plus répandue.
Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à confier la gestion de la paie à une entreprise spécialisée. Cela peut être un cabinet comptable, un éditeur de logiciel, un cabinet d’externalisation de la paie ou encore un gestionnaire de paie indépendant.
Les missions confiées à l’entreprise sous-traitante
L’entreprise prestataire peut réaliser diverses missions, dont :
- La saisie et le contrôle de la paie
- La gestion des arrêts de travail
- Les déclarations sociales
- L’administration du personnel
- La gestion de la médecine du travail
- Le conseil en droit social
Fonctionnement de l’externalisation de la paie
L’externalisation de la paie implique plusieurs étapes nécessaires à la production des paies des salariés. Chaque acteur a un rôle spécifique à jouer.
La production de la paie en sous-traitance
Le fonctionnement de l’externalisation de la paie varie selon les entreprises prestataires, mais voici une présentation générale :
Récolte et transmission des éléments variables de paie par l’entreprise cliente : dossier d’embauche, éléments variables de paie, informations sur la fin d’un contrat, etc.
Saisie et contrôle de la paie par l’entreprise prestataire : celle-ci vérifie et traite les éléments transmis par l’entreprise cliente. Dans certains cas, l’entreprise cliente peut également saisir les éléments variables de paie via une plateforme dédiée et sécurisée.
Les déclarations sociales : l’entreprise prestataire se charge de la production de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et des différentes déclarations sociales post-paie et annuelles.
Transmission des états de virement et des bulletins de salaire : après la clôture de la paie, l’entreprise prestataire envoie les états de virement à l’entreprise cliente pour le paiement des salaires. Les bulletins de salaire sont également transmis à l’entreprise cliente, au format numérique ou par courrier.
Pourquoi externaliser la paie ?
Le choix de l’externalisation de la paie dépend de plusieurs critères, notamment la taille de l’entreprise.
Les TPE de moins de 10 salariés
Pour les entreprises de moins de 10 salariés, il est souvent plus rentable de faire appel à une entreprise externes spécialisée plutôt que de gérer la paie en interne. Cela permet au dirigeant de se concentrer sur son cœur de métier et de développer son entreprise.
Au delà de 10 salariés
À partir de 10 salariés, la complexité de la législation sociale rend indispensable l’expertise d’un professionnel pour gérer les paies. Une erreur de paie peut avoir de graves conséquences financières pour l’entreprise, d’où l’importance de disposer de personnels qualifiés.
TPE en plein développement de plus de 100 salariés
Lorsque l’entreprise atteint une taille de plus de 100 salariés, la gestion des paies devient très chronophage pour le responsable RH. Externaliser la paie permet de se décharger de cette tâche et de se concentrer sur d’autres aspects des ressources humaines.
Comment externaliser la paie ?
Plusieurs options s’offrent à vous pour externaliser la paie de votre entreprise.
Le cabinet comptable
Traditionnellement utilisé par les TPE et les petites PME, le cabinet comptable propose également des services de gestion de la paie. Il est essentiel de vérifier les qualifications du personnel du cabinet dans le domaine de la paie.
L’éditeur de logiciel de paie
Certains logiciels de paie proposent également des services d’externalisation de la paie, avec différents niveaux d’assistance. Vous pouvez choisir de saisir les éléments variables vous-même ou de laisser l’entreprise prestataire gérer la paie dans son intégralité.
Le gestionnaire de paie indépendant
Faire appel à un gestionnaire de paie indépendant est une autre possibilité. Assurez-vous de vérifier les compétences et la fiabilité du prestataire.
L’entreprise spécialisée dans la gestion de la paie
De plus en plus d’entreprises spécialisées proposent des services de gestion de la paie. Elles sont souvent plus axées sur les ressources humaines que les cabinets comptables et offrent une analyse plus approfondie des données sociales.
Quel est le coût de l’externalisation de la paie ?
Le prix de l’externalisation de la paie varie en fonction du prestataire et des services choisis. En général, les tarifs sont facturés au bulletin de salaire, avec des prestations supplémentaires pouvant être ajoutées. Il est important de fixer les tarifs en amont pour éviter les surprises.
Les différents critères à prendre en compte
Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de gestion de paie. Pour faire le bon choix, il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères, tels que la charge de travail, l’expertise requise, le coût, la responsabilité et les incidences sur votre entreprise.
En conclusion, l’externalisation de la paie présente de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles. Cela permet de gagner du temps, d’assurer la conformité légale et de bénéficier d’une expertise spécialisée dans le domaine de la paie.
