Vous souhaitez externaliser une activité ? Dans un environnement en constante évolution, il est essentiel de prendre des mesures pour rester compétitif. L’externalisation peut être une stratégie de compétitivité efficace en permettant à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en déléguant certaines activités. Cependant, il est crucial de prendre en compte plusieurs paramètres avant de se lancer dans une opération d’externalisation. Voici les étapes clés pour réussir.
Pourquoi externaliser une activité ?
L’externalisation présente de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent se recentrer sur leur cœur de métier et atteindre leurs objectifs. En confiant les activités secondaires à un prestataire extérieur, l’entreprise peut consacrer ses ressources humaines et matérielles aux activités à forte valeur ajoutée.
Se concentrer sur le business développement
La gestion d’une entreprise est une activité à temps plein. Pour maintenir une croissance soutenue, les chefs d’entreprise sont constamment à la recherche de nouveaux clients, de partenaires et de fournisseurs, tout en développant leur offre et en assurant la communication, le recrutement et la formation. Les contraintes financières et administratives françaises ajoutent une charge de travail considérable. L’externalisation des tâches administratives peut permettre de se libérer de ces tâches chronophages et de se concentrer sur les activités principales.
Bénéficier d’une vision dynamique et évolutive
Lorsqu’un chef d’entreprise lance un projet, il a souvent besoin de l’accompagnement d’un professionnel. Cependant, les experts-comptables, par exemple, peuvent se concentrer davantage sur la comptabilité de l’entreprise que sur ses besoins de dynamisme et d’évolution. Faire appel à des professionnels spécialisés dans des domaines spécifiques permet de bénéficier de services intégrés et adaptés aux besoins réels de l’entreprise.
Réduire les dépenses et maîtriser le budget
L’externalisation des ressources humaines, par exemple, permet de contrôler un budget réduit. Les entreprises n’ont pas besoin de recruter de nouveaux salariés, de former de nouvelles recrues et de gérer une nouvelle masse salariale. De nombreux prestataires extérieurs proposent des services à la carte, facturés sur la base d’un engagement de résultat. L’entreprise connaît donc à l’avance le temps et le coût des missions externalisées, ce qui permet de maîtriser le budget et de garantir la bonne réalisation des services confiés.
Profiter d’une expertise sur des sujets sensibles
La gestion des ressources humaines, la comptabilité, le droit et l’administration nécessitent des compétences spécifiques. Une erreur dans ces domaines peut entraîner de lourdes sanctions. En externalisant ces fonctions sensibles, les chefs d’entreprise peuvent s’assurer de bénéficier d’une expertise de qualité et de respecter les réglementations en vigueur, ce qui protège l’entreprise en termes de responsabilité.
Garantir la flexibilité et la continuité des activités
La gestion de toutes les activités en interne peut être problématique. Elle expose les chefs d’entreprise à des obligations fiscales, sociales et administratives strictes, ce qui peut compromettre leur agenda. Recruter un employé pour gérer ces fonctions peut également poser des problèmes de formation, de remplacement et d’absentéisme. L’externalisation de la logistique permet de mieux structurer l’entreprise et d’assurer la continuité des activités face aux aléas de la vie d’une entreprise.
Quelles activités peuvent être externalisées ?
Les entreprises peuvent décider d’externaliser l’activité de leur choix. Voici une liste non exhaustive des activités fréquemment externalisées :
- Les ressources humaines : recrutement, gestion des annonces et des entretiens.
- La comptabilité : gestion des factures, calcul de la TVA, suivi des dépenses.
- Le juridique : veille juridique, gestion des contrats et des litiges.
- La paie : calcul des salaires, gestion des cotisations sociales.
- La livraison : gestion des demandes de livraison et de la logistique.
- Le centre d’appel : gestion des campagnes de téléprospection et des appels clients.
- La communication : gestion des campagnes de communication et des médias sociaux.
- La rédaction : création de contenu rédactionnel pour le web.
- Et bien d’autres activités encore…
Les étapes d’une bonne stratégie d’externalisation d’activité
L’externalisation d’une activité demande une bonne organisation et une réflexion approfondie. Voici les étapes clés pour réussir :
1. Définir les besoins de l’entreprise
Avant de se lancer dans une opération d’externalisation, il est essentiel de définir les besoins de l’entreprise. Pourquoi opter pour l’externalisation ? Quelle est la durée de l’externalisation ? Quels personnels internes seront affectés par l’opération ? Quelles sont les performances attendues ? Il est important de répondre à ces questions pour définir les bases de l’externalisation.
2. Rédiger un cahier des charges clair et précis
Une fois les besoins définis, il est essentiel de rédiger un cahier des charges détaillé. Ce document permet de préciser les missions confiées, leur ordre de priorité et les attentes de l’entreprise. Il facilite la communication avec le prestataire extérieur et assure une compréhension mutuelle.
3. Choisir son prestataire extérieur
Le choix du prestataire extérieur est une étape décisive. Il est important de comparer les prestataires en fonction de leurs compétences et de leur expérience, en accordant moins d’importance au tarif. La relation de confiance entre le chef d’entreprise et le prestataire est également essentielle.
4. Établir le contrat d’externalisation
Une fois le prestataire choisi, il est nécessaire de rédiger un contrat d’externalisation détaillé. Ce contrat permet de définir clairement les missions, les procédures internes, le calendrier et le coût de la prestation.
5. Définir un système de suivi des missions externalisées
Pour assurer une bonne collaboration, il est recommandé de mettre en place un système de suivi des missions externalisées. Utiliser des outils collaboratifs permet de rester en contact permanent avec le prestataire, de partager des documents importants et de suivre l’avancement des tâches.
6. Préparer le backsourcing
Anticiper le retour en interne des missions externalisées est une étape importante de l’externalisation. Prévoir le backsourcing permet de faire face aux imprévus et d’assurer la continuité des activités.
La réussite d’une opération d’externalisation dépend de la qualité des échanges entre le donneur d’ordre et le prestataire extérieur. La communication régulière et la confiance mutuelle sont essentielles pour assurer le bon déroulement des missions.
Conclusion
L’externalisation d’une activité peut être une stratégie efficace pour gagner en compétitivité et se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. En suivant les étapes clés de l’externalisation et en choisissant judicieusement son prestataire, une entreprise peut bénéficier de nombreux avantages. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur nos services d’externalisation.
