Les entreprises sont confrontées à de nombreux défis lorsqu’il s’agit de gérer leurs bâtiments et leurs installations. Qu’il s’agisse de répondre aux besoins des occupants, de garantir leur sécurité ou de respecter les normes légales, le Facility Management joue un rôle crucial. Dans cet article, nous allons comparer différentes solutions de Facility Management pour vous aider à choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Qu’est-ce que le Facility Management ?
Le Facility Management englobe la gestion complète des bâtiments et des installations tout au long de leur cycle de vie. Il a pour mission d’adapter les bâtiments et les installations aux besoins des occupants et de l’entreprise. Bien que le Facility Management ne soit pas au cœur de l’activité d’une entreprise, il est indispensable à son bon fonctionnement.
Différences entre le Facility Management, l’Asset Management et le Gebäudemanagement
Il est fréquent que les termes Facility Management, Asset Management et Gebäudemanagement soient utilisés de manière interchangeable dans la littérature en ligne et la pratique. Cependant, il est important de faire une distinction entre ces termes.
L’Asset Management ne concerne que les aspects financiers et de rentabilité des installations et des biens immobiliers.
Le Gebäudemanagement, quant à lui, est utilisé uniquement pendant la phase d’utilisation d’un bâtiment et ne s’étend pas aux autres cycles de vie des bâtiments (construction, acquisition, rénovation, etc.). Le Gebäudemanagement est en réalité une partie du Facility Management.
Comment fonctionne un logiciel de CAFM ?
Un logiciel de CAFM (Computer Aided Facility Management) vous permet de gérer tous les processus quotidiens liés au Facility Management et de respecter vos obligations légales en tant qu’exploitant.
En règle générale, les solutions logicielles sont modulaires et se divisent en plusieurs domaines, tels que :
- Gestion des installations et des équipements
- Gestion des ressources humaines
- Gestion des contrats et des fournisseurs
- Gestion des espaces et des locataires
- Gestion des travaux de maintenance et d’entretien
Certaines solutions logicielles nécessitent une installation sur site, avec du matériel et des capacités de serveur et de stockage spécifiques. Cependant, dans le secteur du Facility Management, la tendance du SaaS (Software as a Service) est en plein essor. De nombreux éditeurs proposent déjà leur logiciel de CAFM entièrement basé sur le cloud.
Pour qui est destiné le logiciel de CAFM ?
Un logiciel de Facility Management est destiné aux entreprises qui sont propriétaires et/ou exploitent un ou plusieurs biens immobiliers. Il est largement utilisé dans de nombreux secteurs, tels que :
- Bureaux
- Hôpitaux
- Établissements d’enseignement
- Centres de recherche
- Gares et aéroports
- Installations sportives, etc.
Dans notre comparatif, nous avons sélectionné uniquement des fournisseurs de logiciels conformes aux normes, aux standards et aux obligations allemandes.
Les avantages d’un logiciel de CAFM
La mise en place d’un logiciel de gestion des installations ne permet pas seulement de centraliser toutes les données et de les relier entre elles. Grâce à une utilisation adéquate des modules disponibles, de nombreuses opportunités s’offrent à vous pour optimiser les processus de votre équipe de Facility Management.
Voici quelques avantages clés d’un logiciel de CAFM :
- Automatisation des processus courants tels que la planification des travaux de maintenance ou des déménagements, ce qui permet d’optimiser les processus et de réduire les coûts en termes de temps et de budget.
- Transparence accrue des coûts et des performances grâce à une centralisation des données, telles que la consommation d’énergie, les coûts de nettoyage ou les revenus locatifs. Vous disposez ainsi d’une vue d’ensemble de votre budget et pouvez en déduire des recommandations d’optimisation.
- Meilleure documentation des obligations légales en matière d’exploitation. Toutes les données sont réunies au même endroit, ce qui vous permet d’avoir tous les justificatifs et les indicateurs à portée de main pour vérifier le respect de vos obligations d’exploitant.
- Amélioration de l’efficacité de l’utilisation de l’espace grâce à la gestion des surfaces. Vous disposez de plans numériques pour une planification optimale de l’utilisation du personnel et du calcul des coûts correspondants.
- Amélioration de la productivité de votre activité principale. Vous vous assurez qu’il n’y a pas d’interruptions dues à des pannes d’équipement, que les espaces dont vous disposez sont utilisés de manière optimale et que vous garantissez une sécurité maximale sur le lieu de travail. Les économies réalisées grâce à une gestion énergétique intelligente peuvent être réinvesties ailleurs dans votre entreprise.
Les défis de l’utilisation d’un logiciel de CAFM
L’acquisition d’un logiciel de Facility Management présente également certains défis auxquels il ne faut pas négliger de faire face.
En plus de prendre en compte les ressources financières disponibles pour l’achat des licences, il est important de réaliser une estimation réaliste des ressources humaines nécessaires. De plus, la mise en place du logiciel de CAFM et la formation de l’équipe de Facility Management nécessiteront un certain temps.
Dans la plupart des cas, le logiciel est intégré à des systèmes existants tels que les systèmes financiers ou ERP. Il est donc important de surveiller le transfert des données, en particulier au cours des premières semaines et des premiers mois, et de s’assurer qu’il n’y a pas de divergences significatives.
Combien coûte un logiciel de Facility Management ?
Il n’y a pas de tarifs généraux pour la gestion des installations, car les besoins varient d’un cas à l’autre. Vous pouvez demander une version d’essai aux différents fournisseurs et tester les fonctionnalités avant de convenir d’un modèle de tarification personnalisé. En général, les prix commencent à partir de 50 000 euros, mais la plupart des exploitants en Allemagne utilisent des solutions professionnelles jusqu’à environ 300 000 euros. Il est donc essentiel de réaliser une analyse de rentabilité afin de déterminer les ressources nécessaires, y compris du personnel.
Les critères de sélection d’un fournisseur de logiciel de Facility Management
Avant de rechercher la solution qui convient le mieux à votre entreprise, il est important de clarifier les points suivants :
- La certification GEFMA 444 est un critère important pour pré-selectionner les fournisseurs potentiels de logiciels de CAFM. À mi-2016, environ 20 fournisseurs étaient certifiés, tels que Archibus, Spartacus, Planon, facility24, IMS, Loy & Hutz.
- Le marché des logiciels de Facility Management est extrêmement vaste. Il peut donc être intéressant de rechercher s’il existe des fournisseurs spécialisés dans votre secteur d’activité (par exemple, les hôpitaux). Les sites web des fournisseurs mentionnent généralement les entreprises qui utilisent leur logiciel.
- L’intégration avec votre infrastructure informatique existante, tels que les systèmes financiers, est un facteur important. Demandez des conseils détaillés pour savoir si une interface vers vos outils existants est disponible ou si elle peut être développée par le fournisseur.
- Réalisez une estimation réaliste des coûts et des ressources. Quels sont les potentiels d’économie et d’optimisation que vous voyez grâce à l’utilisation du logiciel de CAFM et combien de temps faudra-t-il pour amortir ces coûts ?
- Le logiciel est-il personnalisable en fonction de vos besoins ? Quelle est l’interface utilisateur ? La plupart des fournisseurs proposent une version d’essai gratuite, même avec une visite guidée si vous le souhaitez. Profitez de cette option.
- Souhaitez-vous une solution installée sur site ou une solution entièrement basée sur le web (SaaS) ? Les solutions basées sur le cloud sont de plus en plus courantes dans le domaine du Facility Management et ont l’avantage de ne pas nécessiter de serveurs ou de capacités de stockage spécifiques. Veillez également aux exigences techniques pour une utilisation optimale du logiciel de FM.
- Prévoyez-vous d’agrandir votre équipe de Facility Management ou votre portefeuille immobilier à l’avenir ? Assurez-vous que le logiciel de CAFM est suffisamment évolutif pour éviter toute explosion des coûts.
- Travaillez-vous souvent avec des intervenants externes tels que des architectes, des entrepreneurs, etc. ? Il est donc important que le système de FM prenne en charge la connexion des utilisateurs externes, afin qu’ils puissent saisir leurs données via un accès dédié ou les consulter à tout moment.
- Possédez-vous également des biens immobiliers à l’étranger ? Si c’est le cas, assurez-vous que le logiciel de Facility Management prend en charge différentes devises, unités de mesure, taux de taxe, fuseaux horaires et langues.
Conclusion
Les besoins et les exigences pour une gestion efficace des bâtiments et des installations varient d’un cas à l’autre. Trouver le bon logiciel de Facility Management nécessite une recherche approfondie et une évaluation réaliste des coûts et des ressources disponibles. En utilisant correctement le logiciel, vous serez en mesure de suivre toutes les opérations, les incidents et les possibilités d’optimisation à l’intérieur et à travers plusieurs sites de votre entreprise. Grâce à des rapports détaillés, vous pourrez effectuer des prévisions professionnelles pour la planification budgétaire, l’aménagement des espaces et la gestion des ressources. Cela vous permettra de créer un environnement optimal et de garantir le bon fonctionnement de votre activité principale. Les économies réalisées grâce à une gestion énergétique intelligente peuvent être réinvesties dans votre entreprise.
Si vous avez déjà utilisé un logiciel de Facility Management de notre comparatif, nous serions ravis d’avoir votre avis.
