Les avantages du factoring pour les dentistes sont nombreux et cet article permet de mieux comprendre les tenants et aboutissants de ce service. Le factoring est une pratique de plus en plus répandue parmi les dentistes en Allemagne, avec plus d’un tiers d’entre eux qui l’utilisent déjà et un intérêt croissant [1,6]. Cependant, il convient de se poser les bonnes questions pour savoir comment fonctionne le factoring et quels sont ses avantages et ses inconvénients. Une fois bien renseigné, il sera plus facile de décider si ce service convient à sa propre pratique.
Qu’est-ce que le factoring ?
Le factoring est une pratique qui consiste pour une entreprise à vendre ses créances. Dans le cas du dentiste, cela signifie qu’il vend les factures de ses patients à une société de factoring. Pour cela, le dentiste signe un contrat de factoring avec la société [7]. Lorsqu’une facture est émise au patient, la société de factoring l’achète selon les termes du contrat, dans un délai déterminé, et verse immédiatement au dentiste le montant de la facture, déduction faite d’une petite retenue [5]. Une fois que le patient a réglé sa facture auprès de la société de factoring, le dentiste reçoit également le montant retenu précédemment. Le taux de paiement direct du montant de la facture dépend du prestataire et des dispositions contractuelles [2].
Il existe deux types de factoring : le factoring “véritable”, dans lequel la société de factoring assume également le risque de non-paiement, en plus de la créance et de la gestion comptable (gestion des débiteurs), et le factoring “non véritable”, dans lequel la créance est cédée mais la société de factoring ne prend pas le risque complet d’une facture impayée par le patient. Cela a des implications en matière de TVA, qui ne seront pas discutées ici [3,8]. Le contrat de factoring précise notamment les tâches que la société de factoring assume : outre l’achat et le préfinancement des factures, cela peut également inclure la gestion de la comptabilité des débiteurs ainsi que la prise en charge du risque de non-paiement [3,4]. Dans le secteur dentaire, il est courant que la société de factoring envoie les factures au patient et assume intégralement la gestion des débiteurs. Certains prestataires sont en effet spécialisés dans la gestion exclusive de la comptabilité des patients [6,10].
Les avantages du factoring
Le principal avantage du factoring pour les dentistes est qu’ils reçoivent immédiatement leur argent, sans avoir à attendre que le patient paye sa facture. Cela leur permet d’obtenir une liquidité qu’ils peuvent utiliser, par exemple, pour acheter du matériel [5,9]. De plus, cela leur permet d’offrir aux patients des délais de paiement plus longs. Il n’est pas surprenant de constater que les cabinets dentaires sans factoring offrent généralement un délai de paiement de deux semaines, tandis que ceux qui utilisent le factoring accordent généralement un délai de paiement de quatre semaines. Les prestataires de factoring soulignent également que la possibilité d’échelonner le paiement des soins dentaires sans intérêts accroît la satisfaction des patients et peut même augmenter leur propension à accepter rapidement un plan de traitement onéreux comprenant des prothèses de meilleure qualité [6,10]. Comme mentionné précédemment, la société de factoring assume généralement également la gestion des rappels et des recouvrements du cabinet dentaire, ce qui permet d’économiser du personnel, des coûts matériels et du temps pour le cabinet [2,3]. Les partisans du factoring soulignent également l’efficacité accrue de l’utilisation d’un logiciel spécialement adapté à la société de factoring, qui permet au cabinet, par exemple, de transmettre facilement à la société de factoring un changement d’adresse ou un changement de régime d’assurance d’un patient [1]. Certains propriétaires de cabinets dentaires sont également soulagés de ne plus avoir à se soucier du comportement de paiement de leurs patients, car ils ne sont plus impliqués dans le processus de comptabilité [9].
Aujourd’hui, le contrat de factoring inclut généralement la prise en charge du risque de non-paiement (comme mentionné précédemment, dans le cadre du “véritable” factoring), de sorte que le dentiste reçoit sa rémunération même si le patient ne paie pas sa facture [2,7,9]. Cela permet au propriétaire du cabinet de réduire son risque entrepreneurial, car il est protégé contre les problèmes de trésorerie imprévus liés à des impayés [3,5]. Bien sûr, la société de factoring facture des intérêts pour la période entre l’émission de la facture et le paiement par le patient, mais le dentiste n’a pas à fournir d’autres garanties comme le ferait une banque pour un prêt [7,9]. La décision de confier le risque de non-paiement à la société de factoring dépend bien sûr des expériences passées en matière de comportement de paiement des patients. De même, l’organisation du cabinet et les préférences personnelles déterminent si une gestion externe des débiteurs est judicieuse [8].
Les inconvénients du factoring
Un inconvénient du factoring réside dans les coûts qui y sont associés [9]. Bien que la société de factoring achète les factures des patients pour leur montant réel, cela ne se fait évidemment pas gratuitement : les frais de factoring comprennent une commission pour la gestion du factoring, la gestion des rappels et des recouvrements et la gestion des débiteurs, et ils sont proportionnels au chiffre d’affaires annuel financé [2]. En fonction de l’effort fourni, il faut prévoir des frais de 0,1 à 2% ou de 0,6 à 2,5% de la valeur des factures achetées [5,7,9]. En outre, des intérêts sont facturés pour les sommes versées directement par la société de factoring au dentiste pour les factures des patients. Ces intérêts représentent généralement de 2 à 5% du montant total des factures par an, bien que les cabinets dentaires puissent actuellement bénéficier de taux d’intérêt bas [2,5].
Des frais sont également facturés pour les services fournis par la société de factoring [7]. Les frais de gestion des débiteurs sont généralement inclus dans les frais de factoring mentionnés précédemment (selon la variante du contrat). Des frais supplémentaires sont facturés pour la prise en charge du risque d’insolvabilité d’un patient, appelés frais de “delcrédéré”. En règle générale, les frais de factoring, les intérêts et les frais de “delcrédéré” sont facturés séparément. Le factoring peut également entraîner d’autres frais, selon le fournisseur, tels que des frais de compte séparés. De même, en fonction du fournisseur et de la manière dont le contrat est rédigé, il peut également être obligatoire de soumettre un certain volume de factures, ce qui entraîne des frais en cas de non atteinte de ce volume [2]. Il peut donc être décourageant pour certaines personnes intéressées par le factoring de devoir s’investir dans les détails et consacrer du temps à la comparaison des frais et à la sélection du meilleur prestataire. En fin de compte, le calcul des frais et des coûts dépend de différents paramètres. Les services choisis ne sont pas les seuls facteurs pris en compte, mais aussi des facteurs propres au cabinet, comme le chiffre d’affaires annuel du cabinet, le nombre de factures, les délais de paiement accordés, etc. [2]. En fin de compte, il faut comparer les coûts attendus avec la valeur des services achetés (par exemple, les économies de coûts dans le cabinet dentaire) pour évaluer l’offre de factoring [8].
Confidentialité : Pas de factoring sans consentement des patients
L’accord des patients sur la divulgation de leurs données à la société de factoring est essentiel. Bien que le formulaire soit fourni par les prestataires, il appartient aux cabinets dentaires de l’obtenir des patients [6,8]. Le désavantage d’une éventuelle détérioration de la relation patient-dentiste due au factoring, s’il en existait un, est aujourd’hui pratiquement inexistant. Ce modèle est désormais bien connu des patients, non seulement dans le domaine dentaire, mais aussi dans d’autres secteurs. Lorsque le cabinet explique pourquoi certaines tâches de comptabilité sont externalisées et comment cela lui permet de consacrer plus de temps aux soins aux patients, la relation de confiance ne souffre pas. De plus, certains patients peuvent même préférer négocier un plan de paiement de leur facture avec une société de factoring plutôt qu’avec le cabinet lui-même [1,6]. Il est important de souligner que le cabinet peut être sûr que les employés de la société de factoring sont aimables et compétents lorsqu’ils conseillent les patients. Après tout, la gestion des rappels n’est plus spécifique à chaque patient [3]. La convivialité envers les clients devrait être une évidence. Cependant, le cabinet doit particulièrement veiller à cela lors du choix de son prestataire, car un mauvais style de communication de la part de la société de factoring pourrait également être imputé au cabinet dentaire [6].
Exemple d’un processus de factoring [5]
- Une facture de 1 000 € est envoyée au patient.
- La société de factoring verse 900 € directement au dentiste.
- Le patient règle la facture auprès de la société de factoring après 40 jours.
- Le dentiste reçoit les 100 € restants de la société de factoring.
- Avec une commission de factoring de 1%, le dentiste verse 10 € à la société de factoring.
- Avec des intérêts de 5% par an, le dentiste verse également 5,48 € pour le montant mis à disposition.
Pour faciliter la réponse à la question de savoir si le factoring est rentable pour son propre cabinet, il existe, par exemple, un outil de services en ligne proposé par un fournisseur de services dans ce domaine. La FactoringMatrix gratuite (www.factoringmatrix.de) compare les coûts de la facturation par soi-même avec les coûts de la facturation par un tiers après avoir saisi les spécificités du cabinet. Ce calcul prend également en compte des coûts que l’on ne prendrait peut-être pas en compte dans une analyse propre, tels que les coûts d’envoi des factures sous enveloppe.
