Les dentistes représentent plus d’un tiers des professionnels de santé en Allemagne qui utilisent le factoring, et l’intérêt pour cette pratique ne cesse de croître. Si vous n’êtes pas familier avec le concept du factoring, vous vous demandez peut-être comment cela fonctionne et quels en sont les avantages et les inconvénients. Une connaissance approfondie vous aidera à prendre une décision éclairée quant à l’adéquation de ce service pour votre propre cabinet.
Qu’est-ce que le factoring ?
Le factoring consiste à céder une créance à une entreprise tierce. Dans le cas des cabinets dentaires, cela signifie que le praticien vend ses factures de patients à une société de factoring. Le dentiste conclut un contrat de factoring avec cette société. Lorsque la facture est émise au patient, la société de factoring l’achète conformément au contrat établi, dans un délai défini, et verse immédiatement au dentiste le montant de la facture, déduction faite d’une petite rétention. Une fois le patient ayant payé sa facture à la société de factoring, le dentiste reçoit également le montant précédemment retenu. Le pourcentage de la somme facturée directement versée dépend du fournisseur et des dispositions contractuelles.
Le factoring existe en deux variantes : le factoring “classique”, où la société de factoring assume également le risque de non-paiement, en plus de la gestion des débiteurs et de la comptabilité ; et le factoring “non-garanti”, où la créance est cédée sans que la société de factoring ne supporte le risque de non-paiement. Cela a des implications en termes de TVA, qui ne seront pas détaillées ici. Le contrat de factoring précise également les tâches que la société de factoring prend en charge, notamment l’achat et le financement des factures, la gestion des débiteurs ainsi que la prise en charge du risque de non-paiement. Dans le domaine dentaire, il est courant que ce soit la société de factoring qui envoie les factures aux patients et qui gère entièrement la comptabilité des débiteurs. Il est possible que certains fournisseurs aient initialement été des prestataires de services spécialisés dans la comptabilité des patients.
Avantages du factoring
Le fait que la société de factoring rachète les factures impayées permet au propriétaire du cabinet de recevoir rapidement de l’argent, sans avoir à attendre que le patient paie sa facture. Cela offre une liquidité supplémentaire, qui peut être utilisée par exemple pour l’achat de matériel. De plus, cela permet d’offrir aux patients des délais de paiement plus longs. Il est courant que les cabinets sans factoring n’accordent que deux semaines pour le paiement, tandis que ceux qui utilisent le factoring accordent généralement quatre semaines. Les fournisseurs de factoring mettent également en avant le fait que la possibilité de payer en plusieurs fois, sans intérêts, augmente la satisfaction des patients et peut même augmenter leur volonté de réaliser rapidement un plan de traitement plus coûteux. Comme mentionné précédemment, la société de factoring prend généralement en charge le recouvrement des créances, ce qui permet au cabinet d’économiser du temps et des coûts en personnel et en matériel. Certains praticiens sont également soulagés de ne plus avoir à se soucier de la façon dont leurs patients règlent leurs factures, car ils ne sont plus impliqués dans le processus de comptabilité.
Aujourd’hui, les contrats de factoring incluent généralement une protection contre le non-paiement, ce qui signifie que le dentiste reçoit son honoraire même si le patient ne paie pas. Cela réduit le risque entrepreneurial du propriétaire du cabinet, car il est protégé contre les problèmes de liquidités imprévus dus aux créances impayées. Bien que la société de factoring facture des intérêts pour la période entre l’émission de la facture et le paiement du patient, il n’est pas nécessaire de fournir d’autres garanties comme une banque pourrait l’exiger pour un prêt. Bien sûr, la décision de confier le risque de non-paiement à la société de factoring dépend également de l’expérience du praticien en matière de comportement de paiement de ses patients. De plus, l’organisation du cabinet et les préférences jouent un rôle dans la décision de recourir à un service de gestion des comptes débiteurs externe.
Inconvénients du factoring
L’un des inconvénients du factoring sont les coûts associés. Bien que la société de factoring achète les factures pour leur montant réel, cela n’est évidemment pas gratuit : selon le contrat, les frais de factoring comprennent les frais de traitement, les frais de recouvrement des créances ainsi que les coûts de gestion des débiteurs, et sont proportionnels au chiffre d’affaires annuel financé. Selon les efforts nécessaires, il convient de prévoir des frais de 0,1 % à 2 %, voire de 0,6 % à 2,5 % de la valeur des factures rachetées. De plus, des frais d’intérêts sont facturés pour les montants payés directement par la société de factoring au dentiste, généralement de 2 % à 5 % par an, bien que les cabinets dentaires puissent actuellement bénéficier de taux bas.
Il existe également des frais pour les services fournis par la société de factoring. Les frais de gestion des débiteurs sont généralement inclus dans les frais de factoring (selon la variante du contrat). Un autre frais est facturé pour la prise en charge du risque de non-paiement par un patient, appelé frais de recouvrement. Les frais de factoring, les frais d’intérêts et les frais de recouvrement sont généralement facturés séparément. Cependant, il peut également y avoir des frais “tout compris” selon le fournisseur. D’autres frais peuvent être facturés en fonction du fournisseur, tels que des frais de compte distincts. De même, selon le fournisseur et les modalités du contrat, il peut être obligatoire de soumettre un volume minimum de factures, sous peine de frais supplémentaires. C’est pourquoi certains peuvent être dissuadés par le fait de devoir étudier en détail les frais de factoring avant de signer un contrat, et cela peut prendre du temps pour comparer et choisir le meilleur fournisseur. En fin de compte, il est important de mettre en balance les coûts escomptés avec la valeur des services achetés (par exemple, les économies de coûts dans le cabinet dentaire).
Protection des données : Le factoring nécessite le consentement des patients
Il est absolument essentiel d’obtenir le consentement des patients pour la divulgation de leurs données à la société de factoring, même si c’est un formulaire fourni par les fournisseurs, il appartient au cabinet de le faire remplir par les patients. Le désavantage d’une éventuelle atteinte à la relation entre le patient et le dentiste par le factoring n’existe pratiquement plus aujourd’hui. Ce modèle est devenu courant dans de nombreux domaines, y compris celui des cabinets dentaires. Si le cabinet explique pourquoi certaines tâches comptables sont externalisées et qu’il dispose donc de plus de temps à consacrer aux soins des patients, la relation de confiance ne sera pas affectée. De plus, certains patients pourraient même préférer négocier un paiement échelonné de leur facture avec une société de factoring plutôt qu’avec le cabinet lui-même. Il est important que le cabinet puisse être sûr que les employés de la société de factoring conseillent aimablement et compétemment les patients. Après tout, la gestion des relances n’est plus adaptée au patient de manière spécifique. La convivialité envers les clients devrait être une évidence – mais le cabinet devrait accorder une attention particulière à ce point lors du choix de son prestataire, car un mauvais style de communication serait immanquablement imputé également au cabinet dentaire.
Exemple pratique de factoring
- Une facture de 1 000 € est émise au patient.
- La société de factoring verse directement au dentiste 900 €.
- Le patient règle sa facture à la société de factoring après 40 jours.
- Le dentiste reçoit les 100 € restants de la société de factoring.
- Avec des frais de factoring de 1 %, le dentiste paie 10 € à la société de factoring.
- Avec des frais d’intérêts de 5 % par an, le dentiste paie également 5,48 € pour la somme mise à disposition.
Pour faciliter la prise de décision quant à l’intérêt du factoring pour votre propre cabinet, il existe des outils de service en ligne, tels que FactoringMatrix (www.factoringmatrix.de), qui compare les coûts de l’auto-facturation avec les coûts d’une facturation externe, en tenant compte de paramètres tels que les coûts d’envoi des factures par courrier, mais que vous pourriez ne pas prendre en compte dans votre propre analyse.
Les dentistes représentent plus d’un tiers des professionnels de santé en Allemagne qui utilisent le factoring, et l’intérêt pour cette pratique ne cesse de croître. Si vous n’êtes pas familier avec le concept du factoring, vous vous demandez peut-être comment cela fonctionne et quels en sont les avantages et les inconvénients. Une connaissance approfondie vous aidera à prendre une décision éclairée quant à l’adéquation de ce service pour votre propre cabinet.
Qu’est-ce que le factoring ?
Le factoring consiste à céder une créance à une entreprise tierce. Dans le cas des cabinets dentaires, cela signifie que le praticien vend ses factures de patients à une société de factoring. Le dentiste conclut un contrat de factoring avec cette société. Lorsque la facture est émise au patient, la société de factoring l’achète conformément au contrat établi, dans un délai défini, et verse immédiatement au dentiste le montant de la facture, déduction faite d’une petite rétention. Une fois le patient ayant payé sa facture à la société de factoring, le dentiste reçoit également le montant précédemment retenu. Le pourcentage de la somme facturée directement versée dépend du fournisseur et des dispositions contractuelles.
Le factoring existe en deux variantes : le factoring “classique”, où la société de factoring assume également le risque de non-paiement, en plus de la gestion des débiteurs et de la comptabilité ; et le factoring “non-garanti”, où la créance est cédée sans que la société de factoring ne supporte le risque de non-paiement. Cela a des implications en termes de TVA, qui ne seront pas détaillées ici. Le contrat de factoring précise également les tâches que la société de factoring prend en charge, notamment l’achat et le financement des factures, la gestion des débiteurs ainsi que la prise en charge du risque de non-paiement. Dans le domaine dentaire, il est courant que ce soit la société de factoring qui envoie les factures aux patients et qui gère entièrement la comptabilité des débiteurs. Il est possible que certains fournisseurs aient initialement été des prestataires de services spécialisés dans la comptabilité des patients.
Avantages du factoring
Le fait que la société de factoring rachète les factures impayées permet au propriétaire du cabinet de recevoir rapidement de l’argent, sans avoir à attendre que le patient paie sa facture. Cela offre une liquidité supplémentaire, qui peut être utilisée par exemple pour l’achat de matériel. De plus, cela permet d’offrir aux patients des délais de paiement plus longs. Il est courant que les cabinets sans factoring n’accordent que deux semaines pour le paiement, tandis que ceux qui utilisent le factoring accordent généralement quatre semaines. Les fournisseurs de factoring mettent également en avant le fait que la possibilité de payer en plusieurs fois, sans intérêts, augmente la satisfaction des patients et peut même augmenter leur volonté de réaliser rapidement un plan de traitement plus coûteux. Comme mentionné précédemment, la société de factoring prend généralement en charge le recouvrement des créances, ce qui permet au cabinet d’économiser du temps et des coûts en personnel et en matériel. Certains praticiens sont également soulagés de ne plus avoir à se soucier de la façon dont leurs patients règlent leurs factures, car ils ne sont plus impliqués dans le processus de comptabilité.
Aujourd’hui, les contrats de factoring incluent généralement une protection contre le non-paiement, ce qui signifie que le dentiste reçoit son honoraire même si le patient ne paie pas. Cela réduit le risque entrepreneurial du propriétaire du cabinet, car il est protégé contre les problèmes de liquidités imprévus dus aux créances impayées. Bien que la société de factoring facture des intérêts pour la période entre l’émission de la facture et le paiement du patient, il n’est pas nécessaire de fournir d’autres garanties comme une banque pourrait l’exiger pour un prêt. Bien sûr, la décision de confier le risque de non-paiement à la société de factoring dépend également de l’expérience du praticien en matière de comportement de paiement de ses patients. De plus, l’organisation du cabinet et les préférences jouent un rôle dans la décision de recourir à un service de gestion des comptes débiteurs externe.
Inconvénients du factoring
L’un des inconvénients du factoring sont les coûts associés. Bien que la société de factoring achète les factures pour leur montant réel, cela n’est évidemment pas gratuit : selon le contrat, les frais de factoring comprennent les frais de traitement, les frais de recouvrement des créances ainsi que les coûts de gestion des débiteurs, et sont proportionnels au chiffre d’affaires annuel financé. Selon les efforts nécessaires, il convient de prévoir des frais de 0,1 % à 2 %, voire de 0,6 % à 2,5 % de la valeur des factures rachetées. De plus, des frais d’intérêts sont facturés pour les montants payés directement par la société de factoring au dentiste, généralement de 2 % à 5 % par an, bien que les cabinets dentaires puissent actuellement bénéficier de taux bas.
Il existe également des frais pour les services fournis par la société de factoring. Les frais de gestion des débiteurs sont généralement inclus dans les frais de factoring (selon la variante du contrat). Un autre frais est facturé pour la prise en charge du risque de non-paiement par un patient, appelé frais de recouvrement. Les frais de factoring, les frais d’intérêts et les frais de recouvrement sont généralement facturés séparément. Cependant, il peut également y avoir des frais “tout compris” selon le fournisseur. D’autres frais peuvent être facturés en fonction du fournisseur, tels que des frais de compte distincts. De même, selon le fournisseur et les modalités du contrat, il peut être obligatoire de soumettre un volume minimum de factures, sous peine de frais supplémentaires. C’est pourquoi certains peuvent être dissuadés par le fait de devoir étudier en détail les frais de factoring avant de signer un contrat, et cela peut prendre du temps pour comparer et choisir le meilleur fournisseur. En fin de compte, il est important de mettre en balance les coûts escomptés avec la valeur des services achetés (par exemple, les économies de coûts dans le cabinet dentaire).
Protection des données : Le factoring nécessite le consentement des patients
Il est absolument essentiel d’obtenir le consentement des patients pour la divulgation de leurs données à la société de factoring, même si c’est un formulaire fourni par les fournisseurs, il appartient au cabinet de le faire remplir par les patients. Le désavantage d’une éventuelle atteinte à la relation entre le patient et le dentiste par le factoring n’existe pratiquement plus aujourd’hui. Ce modèle est devenu courant dans de nombreux domaines, y compris celui des cabinets dentaires. Si le cabinet explique pourquoi certaines tâches comptables sont externalisées et qu’il dispose donc de plus de temps à consacrer aux soins des patients, la relation de confiance ne sera pas affectée. De plus, certains patients pourraient même préférer négocier un paiement échelonné de leur facture avec une société de factoring plutôt qu’avec le cabinet lui-même. Il est important que le cabinet puisse être sûr que les employés de la société de factoring conseillent aimablement et compétemment les patients. Après tout, la gestion des relances n’est plus adaptée au patient de manière spécifique. La convivialité envers les clients devrait être une évidence – mais le cabinet devrait accorder une attention particulière à ce point lors du choix de son prestataire, car un mauvais style de communication serait immanquablement imputé également au cabinet dentaire.
Exemple pratique de factoring
- Une facture de 1 000 € est émise au patient.
- La société de factoring verse directement au dentiste 900 €.
- Le patient règle sa facture à la société de factoring après 40 jours.
- Le dentiste reçoit les 100 € restants de la société de factoring.
- Avec des frais de factoring de 1 %, le dentiste paie 10 € à la société de factoring.
- Avec des frais d’intérêts de 5 % par an, le dentiste paie également 5,48 € pour la somme mise à disposition.
Pour faciliter la prise de décision quant à l’intérêt du factoring pour votre propre cabinet, il existe des outils de service en ligne, tels que FactoringMatrix (www.factoringmatrix.de), qui compare les coûts de l’auto-facturation avec les coûts d’une facturation externe, en tenant compte de paramètres tels que les coûts d’envoi des factures par courrier, mais que vous pourriez ne pas prendre en compte dans votre propre analyse.
