Les astuces pour facturer les chauffeurs VTC
Qu’est-ce qu’un VTC ?
Les VTC, ou “Véhicule de transport avec chauffeur”, sont destinés au transport des personnes d’un point A à un point B. Ces chauffeurs reçoivent des réservations de clients et ne peuvent prendre en charge que des clients ayant effectué une réservation.
Un VTC doit être un véhicule de 4 à 9 places, y compris le chauffeur, et doit avoir moins de 6 ans. De plus, il doit afficher obligatoirement une vignette (nouveau macaron depuis le 1er septembre 2017) à l’avant et à l’arrière du véhicule.
Pour être un VTC, il est nécessaire de s’inscrire au registre des VTC en fournissant en ligne au ministère de l’écologie les documents suivants:
- Une carte professionnelle VTC
- Une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle
- Un extrait de KBIS
- Une carte grise du véhicule ou une attestation de capacité financière
Cette inscription doit être renouvelée tous les 5 ans et il est bien sûr requis d’avoir un permis de conduire.
Par exemple, Uber est une entreprise de VTC.
Pour plus d’informations détaillées sur les prérequis, veuillez vous rendre sur le site du Service Public.
La facturation pour les VTC
Examinons les différents points à prendre en compte pour la facturation des VTC.
La TVA
Le taux de TVA applicable aux chauffeurs dépend de leur méthode de tarification. Si le chauffeur propose des formules tarifaires basées sur le temps, indépendamment de la distance parcourue (par exemple, 50€/heure, que ce soit pour 4 kilomètres ou 40 kilomètres), il doit appliquer un taux de TVA de 20%.
En revanche, si le chauffeur calcule son tarif en fonction de la distance, il peut facturer avec un taux réduit de 10% (taux réduit pour les activités de transport de voyageurs).
La récupération de la TVA dépend du statut juridique de l’entreprise et de son régime fiscal. Il est recommandé de bien se renseigner auprès d’un expert-comptable pour savoir quel taux de TVA utiliser.
Que doit comporter la facture ?
Une facture doit contenir certaines mentions pour être valide et légale :
- Numéro de facture (numéros successifs, chronologiques et sans interruption)
- Date d’émission
- Mention “facture”
- Coordonnées du vendeur
- Coordonnées du client
- Description des produits/services
- Prix et quantité du produit/service avec le montant HT et TTC
- Numéro de TVA (essentiel pour la récupération ultérieure)
- Modalités de paiement et date d’échéance
Maintenant, voyons les mentions spécifiques à ajouter pour les chauffeurs VTC :
- Formule tarifaire prédéfinie
- Kilomètres parcourus
- Taux de pénalité (si nécessaire)
Le tarif
Les chauffeurs VTC sont libres d’appliquer le tarif de leur choix, que ce soit une formule préétablie ou en fonction de la distance parcourue.
Et SumUp Factures dans tout ça ?
En tant que chauffeur VTC, vous pouvez choisir de facturer avec des factures papier, des reçus collectifs ou à l’aide d’un logiciel de facturation.
L’avantage d’un logiciel de facturation comme SumUp Factures (si vous avez votre propre entreprise et non si vous êtes affilié à une entreprise de VTC) est qu’il vous permet de créer des factures et des devis en moins d’une minute.
Lorsque vous éditez votre facture sur SumUp Factures, toutes les mentions obligatoires sont incluses (numéro de facture, coordonnées de l’entreprise et du client, etc.), mais vous pouvez également ajouter vos conditions de vente ou de paiement, ainsi que votre taux de pénalité de retard dans la section “Conditions de la facture”.
Vous pouvez également indiquer votre service et sa quantité en kilomètre ou en mètre, et spécifier le prix par mètre ou kilomètre, et le système calculera automatiquement le montant.
