En matière de facturation et de comptabilité, il est essentiel d’être vigilant, car une fois qu’une erreur a été commise, la modifier peut s’avérer compliqué. La loi anti-fraude à la TVA, en vigueur depuis 2018, a rendu les règles encore plus strictes. Il est désormais interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà émise à vos clients, même si vous n’êtes pas assujetti à la TVA en tant qu’auto-entrepreneur.
Dans ce cas, la seule solution est d’établir une facture d’avoir, également connue sous le nom de “note de crédit”. Ce document est la preuve juridique de votre dette envers votre client. Il est donc essentiel de le conserver précieusement, notamment en cas de contrôle de l’Urssaf.
Une facture d’avoir a une durée de validité de 5 ans et doit être conservée pendant 10 ans, conformément à la loi. Vous avez deux options pour régler cette note de crédit : soit vous remboursez le client, soit vous déduisez le montant de la prochaine facture, sous forme de remise. Après avoir convenu avec votre client des modalités de remboursement, vous devrez les indiquer sur la facture d’avoir.
Dans quel cas établir une facture d’avoir ?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles un auto-entrepreneur peut être amené à établir une facture d’avoir :
- Erreur sur la facture : si vous avez commis une erreur de calcul, dans le prix unitaire ou dans les quantités, la facture d’avoir vous permet de rectifier ces erreurs.
- Geste commercial : pour fidéliser un client ou résoudre un litige, vous pouvez accorder une remise. C’est ce qu’on appelle une facture d’avoir commercial.
- Insatisfaction du client : si le produit ou le service que vous avez vendu ne convient pas à votre client et qu’il souhaite annuler sa commande, la facture d’avoir permet d’annuler la facture initiale.
Il est important de noter que si vous avez commis une faute (non-respect des délais de livraison, défaut…), votre client peut refuser la facture d’avoir que vous proposez. Il peut demander un remboursement à la place.
Acompte, arrhes, escompte et avoir : attention aux confusions !
Il est fréquent qu’un professionnel effectue des déductions sur sa facture finale, mais selon la situation, cette somme ne porte pas le même nom. Il est donc crucial de ne pas confondre les termes pour éviter tout litige avec votre client.
L’acompte
L’acompte correspond au paiement d’une avance par le client dès la conclusion du contrat. Ce premier versement est ensuite déduit du coût total de la facture lors du paiement final. Le paiement d’un acompte engage aussi bien le client que le professionnel. Le vendeur doit fournir la marchandise, et le client doit l’acheter. Si l’une des parties change d’avis, elle peut être condamnée à payer des dommages et intérêts.
L’arrhes
Les arrhes sont également une avance effectuée par le client avant le paiement de la facture finale. Contrairement à un acompte, le versement d’arrhes n’engage ni le client ni le vendeur. En cas d’annulation de la part du client, les arrhes ne lui seront toutefois pas remboursées. Si c’est le vendeur qui annule, il devra rembourser deux fois le montant des arrhes à son client.
L’escompte
L’escompte est un avantage financier accordé à un client s’il paie sa facture comptant ou avant le délai imparti. Vous devez définir au préalable un taux d’escompte que vous appliquerez ensuite sur la facture déjà émise. Il s’agit donc d’un geste commercial. Pour effectuer cet escompte, vous devrez émettre une facture d’avoir.
Maintenant que vous connaissez tous les secrets de la facture d’avoir en auto-entreprise, vous pouvez gérer votre comptabilité en toute sérénité !
