Très courantes, surtout dans le domaine de la construction, les factures de situation offrent de nombreux avantages, tant en termes de gestion opérationnelle que financière. Découvrez-en davantage sur les situations de travaux et trouvez notre modèle gratuit de facture de situation.
Qu’est-ce qu’une facture de situation ?
Une facture de situation est une facture intermédiaire qui permet d’étaler dans le temps le règlement d’un projet ou d’un chantier en fonction de son avancement. On parle également de situation de travaux, de factures d’avancement ou de factures intermédiaires.
Concrètement, cela signifie que vous envoyez des factures intermédiaires à votre client tout au long de l’avancement du projet en fonction des situations de travaux. Cela peut être :
- à intervalles réguliers (par exemple, tous les mois) ;
- à des dates spécifiques prévues dans le contrat ;
- à l’achèvement d’une phase ou d’une prestation.
Vous pouvez émettre autant de factures intermédiaires que nécessaire, en fonction de ce qui a été convenu avec votre client au préalable.
Pour calculer le montant d’une facture de situation de travaux, on peut se baser soit sur un pourcentage d’avancement du chantier, ce qu’on appelle une facture d’avancement globale ou facture de situation globale, soit en détaillant les prestations réalisées, il s’agit alors d’une facture de situation détaillée.
À la fin du projet, une fois toutes les prestations réalisées, une facture de clôture (ou facture finale) est émise. Elle récapitule toutes les factures d’acompte et intermédiaires déjà payées ainsi que le solde restant. La facture finale revêt une importance juridique cruciale.
Modèle de facture de situation
Pour ceux qui le souhaitent, nous mettons gratuitement à votre disposition un modèle de facture de situation téléchargeable dans deux formats :
- Modèle de facture de situation Excel disponible ici
- Modèle de facture de situation Word disponible ici
Enfin, certains recherchent un modèle au format PDF. À notre avis, cela n’a aucun intérêt, car il est beaucoup plus facile de le modifier sous Word ou Excel et de télécharger ensuite une version finalisée en PDF.
Pour respecter la réglementation en vigueur, il est préférable d’utiliser une solution inaltérable, c’est-à-dire que vous n’avez pas la possibilité de modifier manuellement une facture une fois qu’elle a été émise. Cela peut être contraignant en cas d’erreur, car il faudra émettre un avoir pour la rectifier ou l’annuler sans la supprimer, mais cela vous assure une traçabilité parfaite des numéros de facture.
À quoi sert une facture de situation ?
Ce type de facture présente plusieurs avantages. Tout d’abord, elle permet de générer des liquidités de manière régulière. En effet, certains projets peuvent durer plusieurs mois, voire plusieurs années. Il est donc judicieux de disposer d’un fonds de roulement pendant toute la durée du projet pour faire face aux dépenses telles que les salaires et les achats de stock.
Ensuite, émettre une facture de situation régulièrement au cours d’un projet permet à la fois à vous-même et à votre client de connaître rapidement et efficacement l’avancement des travaux. De votre côté, vous disposez d’une visibilité précise (surtout si vous utilisez la méthode de la facture de situation détaillée) sur votre planning, votre comptabilité et votre gestion opérationnelle.
Alors, dans quel cas faut-il établir une facture de situation ? Cette pratique est très répandue, surtout dans le secteur de la construction. Les activités du web, de la communication ou de l’informatique ont également tendance à utiliser les factures de situation lorsqu’elles travaillent sur des projets à long terme.
Les mentions obligatoires sur une facture de situation
Comme toutes les factures, les factures de situation doivent respecter certaines obligations légales, notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires.
Certaines de ces mentions obligatoires sont communes à tous les types de facture :
- Votre identité ;
- L’identification du client ;
- Le numéro du document et la numérotation de la situation ;
- La date d’émission.
Concernant le contenu de la facture, vous devez y retrouver :
- Le numéro du devis ;
- La description de la prestation ;
- La quantité ;
- Le pourcentage d’avancement ;
- Le pourcentage d’avancement lors de la dernière échéance ;
- Le taux de TVA ;
- Le montant hors taxes, la TVA et le montant toutes taxes comprises ;
- Les conditions de paiement.
Comment faire une facture de situation de travaux ?
Vous pouvez créer une facture de situation en utilisant un modèle comme celui que nous proposons ici. Vous pouvez également utiliser un logiciel de facturation, comme un logiciel pour électricien ou un logiciel pour plombier chauffagiste. Ces outils offrent une fonctionnalité permettant de créer rapidement ce type de facture en quelques clics à partir d’un devis. Le risque d’erreur est considérablement réduit et vous gagnez du temps. Il est généralement possible de créer autant de factures de situation que nécessaire, et les calculs sont automatiquement effectués en prenant en compte les factures d’acompte et intermédiaires déjà générées.
Pour les professionnels du bâtiment, il existe des logiciels de facturation spécialisés.
Choisir l’un des meilleurs logiciels de devis et de facturation dans le secteur de la construction, comme Obat ou Tolteck par exemple, vous permettra de gérer non seulement les factures de situation de travaux, mais aussi vos bibliothèques d’ouvrages, les factures d’acompte et les factures d’avoir.
