La digitalisation de nos processus commerciaux est en marche, et la facturation électronique en est un exemple concret. Mais qu’est-ce qu’une facture électronique exactement et quelles sont ses implications pour les entreprises ? Dans cet article, nous allons explorer les différentes facettes de la facture électronique et vous donner des conseils pratiques pour vous y conformer.
Qu’est-ce qu’une facture électronique/e-facture ? (Loi finance 2020)
La facture électronique est une facture émise, transmise et reçue au format électronique. Elle ne doit pas être confondue avec une simple numérisation d’une facture papier. La Loi de Finance de 2019 pour 2020 a introduit une mesure progressive de généralisation de la facture électronique entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Voici les principales étapes de cette généralisation :
- 1er Juillet 2024 : Obligation de réception de la facture électronique pour toutes les entreprises.
- 1er Juillet 2024 : Obligation d’émission pour les grandes entreprises.
- 1er Janvier 2025 : Obligation d’émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
- 1er Janvier 2026 : Obligation d’émission pour les PME et micro-entreprises.
Comment faire une facture électronique ?
La législation française propose trois méthodes d’émission de facture électronique :
- Par PDF : un format simple mais qui nécessite une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison. Dans un premier temps, l’administration fiscale acceptera cette méthode, mais à long terme, il est préférable d’adopter les options suivantes.
- Par PDF signé : il s’agit d’un PDF signé électroniquement, garantissant ainsi l’authenticité et l’intégrité de l’origine de la facture.
- Par échange de données informatisé (EDI) : cette méthode utilise un format structuré pour l’échange automatique de données entre ordinateurs.
Concernant le choix du format, plusieurs options sont possibles, notamment le PDF et l’EDI. De plus, l’utilisation d’un logiciel de facturation facilite encore davantage l’envoi de vos factures électroniques, vous permettant ainsi de gagner du temps et de simplifier votre processus de facturation.
Comment signer une facture électronique ?
La signature électronique joue un rôle essentiel dans la garantie de l’intégrité d’un document électronique et l’authentification de son auteur. Une signature électronique doit répondre à plusieurs critères :
- Authentique : l’auteur de la signature doit être identifiable.
- Infalsifiable : la signature ne peut pas être imitée ou falsifiée.
- Inaltérable : une fois la signature apposée, le document ne peut être modifié.
- Irrévocable : l’auteur ne peut pas revenir sur sa décision.
- Non réutilisable : la signature ne peut être copiée sur un autre document.
Pour signer une facture électronique, l’utilisation d’un certificat électronique délivré par une Autorité de certification (AC) agréée est essentielle.
Quelles sont les plateformes de facturation électronique ?
Pour émettre des factures électroniques, chaque entreprise devra choisir un prestataire qui lui permettra de les réaliser et de les transmettre à l’administration fiscale. Deux options s’offrent à vous :
- Le portail public de facturation : regroupant toutes les factures déclarées par les fournisseurs ou par les plateformes de dématérialisation immatriculées. Ce portail centralisera toutes les données en vue de les transmettre à l’administration fiscale.
- Les plateformes de dématérialisation partenaires : immatriculées, elles seront chargées d’envoyer les données du fournisseur vers le client et de transmettre les données relatives aux achats et aux ventes à l’administration fiscale.
Les règles de la facture électronique
Depuis la loi du 13 mars 2000, un document électronique a une valeur juridique reconnue comme preuve. Une facture électronique doit donc être intègre, lisible et authentique pour être conforme à la législation en vigueur. Cela est garanti par la signature électronique, la forme d’un message structuré permettant la lecture par ordinateur ou par la mise en place d’un audit fiable entre la facture et la livraison.
En ce qui concerne l’archivage électronique des factures, elles doivent être authentifiées, rédigées dans un langage clair et intelligible et être intègres. Elles doivent être conservées dans leur format original pendant six ans pour le droit fiscal et dix ans pour le droit commercial. Les documents électroniques sont stockés dans un coffre-fort numérique pour garantir la traçabilité et la pérennité des factures.
Les avantages de la facture électronique
La facturation électronique offre de nombreux avantages pour les entreprises :
- Rentabilité et rapidité : la facture électronique coûte moins cher que sa version papier et permet une génération rapide des factures, améliorant ainsi la productivité.
- Sécurité : la traçabilité est renforcée et le processus de facturation est automatisé.
- Durabilité : les factures peuvent être conservées dans le temps sans altération.
- Facilité de déclaration : les déclarations de TVA sont préremplies grâce à la facturation électronique, réduisant ainsi les erreurs.
- Délais de paiement améliorés : la réception de la facture par le client est certaine, permettant un suivi des transactions.
- Bienfaits environnementaux : la production de factures électroniques permet une réduction d’un tiers des émissions de gaz à effet de serre.
La facturation électronique offre également des avantages pour l’administration fiscale, notamment une lutte anti-fraude plus efficace et une connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
En conclusion, la facture électronique est devenue inéluctable pour les entreprises françaises. En vous conformant à la législation et en adoptant les bonnes pratiques, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages et simplifier votre processus de facturation. N’hésitez pas à choisir un prestataire de confiance pour vous accompagner dans cette transition et à utiliser un logiciel de facturation en ligne tel que Tiime pour faciliter votre collaboration avec votre expert-comptable.
