(Par Philippe Ambrosio, comptable et sophrologue à Bordeaux)
Pour une comptabilité précise, il est essentiel de comprendre la différence entre une facture et une note.
La facture
La facture est obligatoire pour tout échange commercial entre deux professionnels, indépendamment de leur structure juridique (société, association ou entrepreneur individuel, par exemple). Ce document fournit des informations à la fois commerciales et comptables au client concerné : nature, unité, quantité, prix, modalités et échéances de paiement.
En revanche, les professionnels ne sont pas tenus d’établir une facture pour les transactions avec un particulier. Cependant, pour les ventes de marchandises, l’émission d’une facture est obligatoire à la demande du client, y compris pour les ventes à distance.
La note
La note est établie entre un professionnel et un particulier. Elle est utilisée à la place d’une facture. Sa délivrance est obligatoire pour toute prestation de services supérieure à 25€ TTC. Cependant, elle est impérative dès que le client la demande, quelle que soit son montant.
Pour les professions libérales, la note doit être intitulée “note d’honoraires”. Elle tient lieu de facture et doit être rédigée en double exemplaire et en français. L’original doit être conservé par le client. Conformément à l’article L.441-3 du code de commerce, la note d’honoraires doit également comporter des mentions obligatoires, tout comme la facture.
Puis-je émettre une facture électronique ?
À l’ère de la dématérialisation, il est possible d’émettre une facture dématérialisée, sous réserve de l’acceptation préalable du client. Elle peut être émise par voie électronique à condition de garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu :
- Soit au moyen d’une signature électronique.
- Soit au moyen d’un échange informatisé de données (EDI) répondant à des normes équivalentes à celles définies à l’article 2 de la recommandation 1994/820/CE de la Commission européenne du 19 octobre 1994. Il s’agit de factures présentées sous la forme d’un message structuré, basé sur une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et un traitement automatique et univoque.
Les factures ainsi transmises ont la même valeur que les factures originales.
Combien de temps faut-il les conserver ?
Selon l’article R.441-3 du code de commerce, les originaux ou les copies des factures doivent être conservés pendant une durée légale de 3 ans à compter de la date de la vente ou de la prestation de service. Cependant, comme le délai de prescription en cas de litige est de 10 ans, il est conseillé de les conserver dans leur état d’origine pendant cette période.
Est-il possible d’annuler ou de modifier une facture ?
Oui, il est tout à fait possible d’annuler ou de modifier une facture, à condition qu’il y ait un consentement mutuel entre les deux parties. En cas d’annulation ou de modification de la facture initiale, le professionnel est tenu de fournir au client une facture rectificative ou une note d’avoir.
La facture rectificative doit faire référence à la facture initiale (numéro et date) et porter la mention “ANNULE ET REMPLACE”.
La note d’avoir, quant à elle, ne fait que référence à la facture initiale (numéro et date).
