Vous êtes confronté à l’édition d’une facture proforma et vous ne comprenez pas vraiment l’utilité de ce document commercial ? Bien qu’essentielle dans les échanges B2B, la facture proforma reste souvent mystérieuse… Pas de panique : Sellsy est là pour vous expliquer les modalités à prendre en compte afin de créer une facture proforma conforme aux règles de l’art.
Qu’est-ce qu’une facture proforma ?
Une facture proforma (“pour la forme” en latin) correspond à une facture qui est émise uniquement à titre informatif pour le client. Elle détaille les informations relatives à un achat de marchandise ou à une prestation de service, avant l’émission d’une véritable facture.
En d’autres termes, la facture proforma peut être considérée comme un brouillon contenant toutes les informations commerciales et légales à communiquer au client.
Quelle est la différence entre une facture et une facture proforma ?
Soyons clairs : la facture proforma n’est pas une véritable facture.
Il s’agit d’une facture temporaire qui sert de base avant l’émission de la facture finale. La facture proforma présente des caractéristiques qui la distinguent d’une facture définitive:
- Elle n’est pas payable.
- Elle n’a aucune valeur juridique.
- Elle n’a aucune valeur fiscale.
- Elle ne doit pas être intégrée dans la comptabilité de l’entreprise.
- Elle est entièrement modifiable.
Quelle est la différence avec un devis ?
Considéré comme un pré-contrat, le devis donne lieu à l’accord ou au rejet de la part du client. En cas d’accord, il vous engage à fournir le produit ou le service selon les termes spécifiés. En revanche, la facture proforma n’a qu’une valeur informative et intervient généralement après la prestation.
Pourquoi utiliser une facture proforma ?
Si ce type de facture n’a aucune valeur légale ou comptable et n’engage aucune des deux parties, se demander quelle est son utilité est légitime.
En réalité, son absence de valeur légale lui permet d’être facilement négociable et modifiable avant l’envoi de la facture définitive. Elle permet ainsi d’initier la discussion commerciale et de s’assurer que le client a une vision globale de la transaction à venir.
Quand utiliser une facture proforma ? Les cas fréquents
- Dans le cadre de l’import/export : la facture proforma est très utile pour déterminer la valeur des biens que vous envoyez (objets d’art, véhicules, produits divers…). De plus, elle constitue un justificatif valable pour les douanes lors de l’expédition de biens à l’étranger.
- Pour contracter un crédit : les banques accordent de la valeur à la facture proforma ! Vous pouvez présenter ce type de document commercial lors d’un emprunt professionnel, par exemple.
- Pour vous protéger contre les impayés : si vous avez des doutes sur la bonne foi d’un client, l’envoi d’une facture proforma peut vous permettre de négocier un escompte.
- Pour faciliter la relation commerciale avec vos partenaires BtoB ! En effet, elle constitue un véritable levier de négociation et favorise la communication commerciale.
- Pour justifier une dépense ou un investissement.
Comment établir une facture proforma ?
Bien que la facture proforma soit un document intermédiaire dans les échanges commerciaux, elle doit respecter certaines règles de présentation.
Pensez donc à inclure les éléments suivants sur votre facture proforma :
- La mention “Facture Proforma” en en-tête de la facture, afin de la distinguer clairement d’une facture définitive.
- Les informations relatives à votre entreprise (comme pour une facture traditionnelle) : raison sociale, adresse du siège social, numéro SIREN, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire.
- Les informations relatives à l’autre partie concernée.
- La référence de la commande (si applicable).
- La liste des services ou des biens vendus avec une description précise : quantité, prix unitaire, etc.
- Le mode de livraison et les délais (si applicable).
- Le montant total hors taxe à régler.
- Le montant total TTC avec le taux de TVA.
- Les conditions de paiement.
- Les mentions légales en fonction de votre statut.
Il est important d’adopter un système de numérotation spécifique pour les factures proforma, afin de faciliter votre organisation personnelle.
Pourquoi utiliser Sellsy pour votre facture proforma ?
Si vous souhaitez éviter les erreurs et gagner du temps (et donc de l’argent), l’utilisation d’un outil de facturation peut vous sauver la mise.
Avec Sellsy, vous pouvez créer et éditer facilement une facture proforma via sa suite CRM. Grâce à l’automatisation des données, vous pouvez saisir rapidement les informations nécessaires et générer votre document commercial en quelques clics, en respectant toutes les mentions requises ! Vous pourrez ensuite transformer facilement la facture proforma en une facture définitive et la classer conformément aux normes comptables.
De plus, Sellsy vous accompagne dans votre processus de facturation en ligne et vous permet d’émettre des factures conformes aux exigences de l’administration fiscale. Alors, pourquoi ne pas essayer ?
