Faire immatriculer un véhicule de société

Établissement d’une carte grise pour un véhicule de société

Pour immatriculer un véhicule de société et obtenir une carte grise au nom de celle-ci, plusieurs étapes doivent être suivies. Quelles sont les particularités d’une carte grise pour un véhicule de société ? Combien coûte la carte grise d’une voiture de fonction ? Quels documents sont nécessaires ? Tout dépend de la situation, qui peut concerner l’un des cas suivants :

• Achat ou location d’un véhicule par la société
• Changement de carte grise pour mettre un véhicule personnel au nom de la société
• Changement de raison sociale (changement de nom de l’entreprise)
• Changement de carte grise suite à la vente d’un véhicule de société à un particulier

Qu’est-ce qu’un véhicule de société ?

Un véhicule de société, également appelé véhicule de fonction, est utilisé par le personnel de l’entreprise dans le cadre de leurs fonctions, mais aussi à titre personnel lorsqu’il s’agit d’un avantage en nature.

La société peut être propriétaire du véhicule ou le louer dans le cadre d’un contrat de leasing. Dans les deux cas, l’entreprise prend en charge les différentes charges telles que les réparations, le carburant et bien sûr les démarches de carte grise.

Cependant, les formalités sont différentes pour une location longue durée (LLD). En effet, selon les cas, l’entreprise peut prendre en charge toutes les charges ou le personnel peut contribuer à certains frais.

L’une des raisons pour lesquelles une entreprise préfère mettre un véhicule de fonction à la disposition de ses employés est d’éviter de payer les indemnités kilométriques, comme c’est le cas lorsqu’un salarié utilise sa propre voiture pour son travail.

Quelle est la différence entre un véhicule de société et un véhicule de service ?

Une voiture de fonction diffère d’un véhicule de service. En effet, un employé peut rentrer chez lui avec le véhicule de fonction à la fin de sa journée de travail. Dans certains cas, il peut même garder le véhicule pendant les week-ends si cela est mentionné dans le contrat.

En revanche, un véhicule de service doit être restitué à la fin des horaires de travail. Toutefois, il peut y avoir des exceptions lorsque l’entreprise autorise l’employé à rentrer chez lui avec le véhicule de service.

Il est important de noter que dans les deux cas, l’employé doit vérifier que le véhicule est correctement assuré, car en cas de non-couverture, il pourrait être tenu responsable de l’amende correspondante. Si le véhicule est loué par le biais d’une agence de location, c’est à l’entreprise de prendre en charge les frais d’assurance.

Qui peut utiliser un véhicule de fonction ?

Pour pouvoir utiliser une voiture dont la carte grise est au nom d’une société, il faut être un employé de cette société. Les employés ainsi que les dirigeants peuvent bénéficier d’un véhicule de fonction, mais c’est à l’entreprise de décider qui peut en bénéficier. Cependant, certaines missions sont plus propices à l’utilisation d’un véhicule de fonction :

• Livraison de marchandises
• Prospection de clients
• Interventions techniques sur place, etc.

Le choix des employés bénéficiant d’un véhicule de fonction peut dépendre de plusieurs facteurs tels que la taille de l’entreprise, la fonction des employés ou encore le type de mission. Les véhicules de fonction sont généralement attribués aux livreurs, aux consultants, aux commerciaux et aux cadres.

Il est important de noter que quel que soit le poste occupé, l’employé doit être titulaire d’un permis B pour pouvoir utiliser un véhicule de fonction.

Spécificités d’un véhicule de société

Un véhicule de société présente plusieurs spécificités par rapport à un véhicule particulier, notamment en ce qui concerne la carte grise. Ainsi, l’abréviation “VP” ou “Deriv-VP” est indiquée dans la case J.1 de la carte grise, qui désigne le genre national du véhicule. Pour faire établir la carte grise d’un véhicule d’entreprise, il est possible de confier cette démarche à un professionnel de la carte grise en ligne comme Cartegriseminute.fr.

Une autre spécificité est que le véhicule de société est soumis à la taxe sur les véhicules de société (TVS) ou à la taxe sur les véhicules de tourisme des sociétés (TVTS), selon le cas. Cette taxe doit être payée chaque année et son montant est calculé en fonction du taux d’émission de CO² du véhicule. Bien que de nombreuses entreprises préfèrent mettre des véhicules de fonction à la disposition de leurs employés plutôt que de leur verser une indemnité kilométrique, ce choix engendre des frais et des démarches spécifiques.

Utiliser un véhicule de société : avantages et inconvénients

L’utilisation d’une voiture de société présente certains avantages, mais également des inconvénients à prendre en compte.

Les avantages :

• L’employé bénéficiaire n’a aucun frais à sa charge, y compris le coût de la carte grise pour un véhicule à usage professionnel.
• Les frais d’assurance, de réparation ou d’entretien sont pris en charge par l’entreprise.
• Les infractions commises par l’employé sont imputées à la société, ce qui signifie qu’il ne risque pas de perdre des points sur son permis. En effet, la carte grise est établie au nom de la société et c’est elle qui reçoit les PV et paie les amendes correspondantes.

Les inconvénients à noter:

• L’entreprise doit payer chaque année la taxe sur les véhicules de société (TVS).
• L’amortissement du véhicule est directement déduit des résultats annuels de la société.
• La TVA n’est pas récupérable.
• Il peut y avoir des limites quant à l’utilisation du véhicule de société par l’employé. Seul l’employeur peut déterminer les conditions d’utilisation du véhicule en les précisant dans le contrat.

Comment mettre sa voiture personnelle au nom de sa société ?

Pour un gérant de société, il est possible de mettre son véhicule personnel au nom de l’entreprise qu’il dirige. La démarche est identique à celle d’une vente ou cession de véhicule avec changement de propriétaire sur la carte grise, et elle s’effectue uniquement en ligne. Ainsi, le nom de la société apparaîtra sur la nouvelle carte grise.

Voici la liste des documents requis :

• Certificat de déclaration de cession Cerfa 15776 rempli, signé et établi en deux exemplaires par l’ancien propriétaire du véhicule.
• Carte grise originale barrée et signée par le vendeur.
• Certificat de situation administrative (CSA), également connu sous le nom de certificat de non-gage.
• Justificatif de contrôle technique si le véhicule a plus de 4 ans.

Il est important de noter que le coût d’un changement de carte grise pour passer d’un véhicule particulier à un véhicule de société est le même que pour un changement de carte grise classique suite à une vente entre particuliers. Ce coût est pris en charge par l’entreprise.

Les démarches pour immatriculer un véhicule de société

Depuis la mise en place du Plan Préfectures Nouvelle Génération (PPNG) en novembre 2017, toutes les démarches de carte grise doivent être effectuées exclusivement en ligne, y compris pour immatriculer un véhicule de société. Pour simplifier cette démarche, vous avez la possibilité de confier la gestion de votre carte grise à Cartegriseminute.fr.

Les démarches pour immatriculer un véhicule de société diffèrent selon la nature de la demande et les documents à fournir varient également selon que le véhicule est acheté neuf ou d’occasion.

Voici les documents à fournir pour immatriculer un véhicule particulier d’occasion en tant que véhicule de société :

• Formulaire de demande de certificat d’immatriculation Cerfa 13750, rempli et signé par le responsable de la société qui sera le titulaire de la carte grise. N’oubliez pas d’apposer le cachet de votre entreprise.
• Extrait Kbis de moins de 2 ans pour la société.
• Certificat de cession rempli, signé et daté en deux exemplaires par le vendeur et l’acquéreur.
• Carte grise barrée, signée et mentionnant la date de vente.
• Copie d’une pièce d’identité valide du gérant de la société (CNI, passeport ou titre de séjour).
• Justificatif de l’attestation d’assurance du véhicule.
• Justificatif de contrôle technique si le véhicule est concerné (1ère immatriculation supérieure à 4 ans).
• Procuration originale par mandat Cerfa 13757 rempli et signé afin de permettre à Cartegriseminute.fr d’effectuer la démarche au nom du demandeur (l’entreprise).

Si le véhicule acheté est neuf, les documents suivants sont requis :

• Justificatif d’achat délivré par un concessionnaire, tel qu’une facture.
• Extrait Kbis.
• Mandat d’immatriculation.
• Attestation d’assurance pour la carte grise.
• Copie d’une pièce d’identité valide du demandeur.

Quelle assurance pour un véhicule de société ?

Une voiture de fonction doit également être assurée, mais il existe des garanties facultatives en plus de la garantie de responsabilité civile obligatoire. Cette dernière couvre l’indemnisation des tiers en cas de dommages corporels ou matériels impliquant le véhicule de société suite à un accident, une explosion ou un incendie.

La portée de la couverture dépend des limites de responsabilité de l’entreprise. Ainsi, le conducteur, c’est-à-dire l’employé, ainsi que les passagers du véhicule, sont couverts par l’assurance, mais avec certaines limitations. Il est possible que la couverture ne soit pas intégrale en cas de dommages corporels et/ou matériels causés par le véhicule.

Selon les choix de l’entreprise, des couvertures facultatives peuvent être incluses dans le contrat d’assurance, telles que :

• Les dommages au véhicule suite à un accident.
• L’assistance au conducteur et aux passagers en cas de panne, telle qu’un dépannage, qui fait partie des garanties de services.
• La garantie personnelle de l’employé ou du gérant conduisant le véhicule au nom de l’entreprise.

Quel est le coût de la carte grise pour un véhicule de fonction ?

Le coût d’une carte grise pour un véhicule de société est souvent plus élevé que celui d’un véhicule particulier, principalement en raison de la taxe Y.2, également appelée taxe pour la formation professionnelle. Voici les différentes taxes prises en compte pour calculer le prix de la carte grise d’un véhicule à usage professionnel :

• La taxe Y.1 correspond à la taxe régionale, calculée en fonction du prix du cheval fiscal pratiqué dans le département ou la région de résidence. Si le véhicule de société a plus de 10 ans, le cheval fiscal est réduit de moitié.
• La taxe Y.2 ou taxe professionnelle est calculée en fonction du poids total à charge (PTAC) du véhicule et concerne uniquement les utilitaires destinés au transport de biens et de marchandises.
• La taxe Y.3 ou taxe sur les véhicules polluants est calculée en fonction du niveau d’émissions de CO². Elle ne concerne pas les véhicules de société achetés neufs.
• La taxe Y.4 correspond aux frais de gestion d’un montant de 11 € depuis janvier 2021.
• La taxe Y.5 représente les frais d’acheminement, fixés à 2,76 €.
• La taxe Y.6 est la somme des différentes taxes mentionnées ci-dessus.

Une entreprise peut proposer des indemnités kilométriques à ses employés lorsqu’ils utilisent leurs propres véhicules pour le travail, par exemple pour se rendre au bureau. Cependant, ces indemnités peuvent être peu avantageuses si l’employé parcourt de nombreux kilomètres. Ainsi, pour un livreur par exemple, il est préférable d’utiliser un véhicule de fonction.

Cas du changement de titulaire pour un véhicule de société

Une voiture de société peut changer de titulaire sur la carte grise uniquement lorsqu’elle est vendue à un particulier. Pour effectuer ce changement, la démarche est identique à celle d’un changement de carte grise dans le cadre d’une vente entre particuliers. Sur le certificat de cession, le vendeur est représenté par la société et celle-ci doit y apposer son cachet, ainsi que sa raison sociale et ses coordonnées d’entreprise.

Cas du changement de raison sociale

Si l’entreprise propriétaire du véhicule change de raison sociale, la carte grise doit également être mise à jour. Il est alors nécessaire d’effectuer une nouvelle procédure. Cependant, le changement de nom de l’entreprise ne doit pas être accompagné d’un changement du numéro SIREN, car cela serait considéré comme un changement de propriétaire. En effet, l’obtention d’un nouveau numéro SIREN signifierait la création d’une nouvelle entreprise. Les documents requis sont les mêmes que pour obtenir une carte grise pour un véhicule de société.

Les véhicules de société en leasing

La société titulaire de la carte grise d’un véhicule de fonction n’est pas nécessairement le propriétaire du véhicule. En effet, la carte grise n’est pas un titre de propriété, mais un titre de police. Si le titulaire est le propriétaire, cela est indiqué dans la case C.4A de la carte grise. Cependant, dans le cas d’un véhicule en leasing, la société titulaire de la carte grise n’est pas propriétaire du véhicule. Ainsi, en cas de changement de raison sociale, c’est l’entreprise de location qui s’occupe des démarches. De plus, le véhicule en LLD ne peut être vendu à moins que l’entreprise locataire ne lève l’option d’achat.

Pourquoi effectuer vos démarches de carte grise avec Cartegriseminute.fr ?

L’immatriculation d’un véhicule, y compris une voiture de fonction, nécessite parfois des démarches compliquées et chronophages. Pour gagner du temps et éviter le stress des tracas administratifs, la meilleure option est de confier les démarches à un professionnel de la carte grise en ligne. En plus de l’ANTS, choisir les services d’un professionnel comme Cartegriseminute.fr offre de nombreux avantages, que ce soit pour un changement d’adresse sur la carte grise d’un véhicule à usage professionnel, un changement de raison sociale ou toute autre démarche. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Simplicité et rapidité.
• Démarche entièrement en ligne.
• Obtention d’un certificat provisoire d’immatriculation ou d’un AECT sous 24 heures si le dossier est complet.
• Garantie de qualité de service grâce à un professionnel habilité par le Ministère de l’Intérieur et agréé par le Trésor Public.