Nombreuses sont les entreprises qui souhaitent gérer leur comptabilité elles-mêmes et se posent des questions à ce sujet. Il est essentiel de prendre une décision éclairée, car cela peut avoir des conséquences. Compta-Facile vous présente un guide complet pour effectuer votre comptabilité par vous-même, divisé en trois parties équivalentes qui répondent aux questions suivantes :
Peut-on réaliser sa comptabilité soi-même ?
La réponse à cette question est, bien entendu, oui. Toutes les entreprises, quelles que soient leurs obligations comptables, peuvent décider de prendre en charge leur propre comptabilité. C’est leur choix de le faire.
Sur le plan juridique, aucune loi n’oblige les entreprises à recourir à un expert-comptable pour gérer leur comptabilité. Cependant, il est important de noter que si elles décident de se faire accompagner par un professionnel (même partiellement), elles doivent déléguer leurs travaux à un expert-comptable diplômé et inscrit à l’ordre des experts-comptables.
Faire sa propre comptabilité peut être une solution intéressante, mais certaines situations le déconseillent. La comptabilité est une discipline à part entière qui nécessite de nombreuses compétences (non seulement en matière de comptabilité, mais aussi de fiscalité, de droit social, etc.) et de se tenir constamment informé des évolutions des règles. Il est rare de réunir toutes ces compétences, et donc l’accompagnement d’un professionnel est souvent préféré. Celui-ci peut être limité à la révision des comptes et à l’établissement des comptes annuels.
Les avantages et inconvénients de la comptabilité en interne
Les avantages
Il existe généralement trois avantages : les coûts, la gestion des activités et la connaissance de la comptabilité.
Les économies réalisées en effectuant la comptabilité en interne sont souvent le principal motif pour rapatrier cette fonction. Cela permet de réaliser des économies et d’éviter de s’engager avec un expert-comptable lorsque des incertitudes pèsent sur la viabilité du projet.
En ce qui concerne la gestion des activités, faire sa comptabilité soi-même permet de mieux suivre l’évolution de l’activité. La comptabilité n’est pas seulement une contrainte administrative, elle est bien plus que cela. Elle est un outil de gestion, d’information et d’aide à la prise de décision. Gérer sa comptabilité en interne et la mettre à jour régulièrement permet d’être plus réactif et de prendre de bonnes décisions au bon moment grâce à des outils tels que des tableaux de bord et des prévisions financières.
Enfin, la tenue de sa propre comptabilité offre l’opportunité de comprendre les principes comptables et, plus largement, leur fonctionnement. Cela permet de mieux comprendre d’autres domaines, notamment l’optimisation juridique ou fiscale.
Les inconvénients
Malheureusement, il existe également des inconvénients, au nombre de quatre : le temps, les risques, les coûts supplémentaires et le manque de conseils.
La tenue de sa propre comptabilité demande généralement beaucoup de temps. En s’en occupant soi-même, le dirigeant ou le chef d’entreprise consacre moins de temps à d’autres activités, telles que la recherche de nouveaux marchés et le développement du chiffre d’affaires.
De plus, cela peut entraîner des coûts supplémentaires pour l’entreprise. La comptabilité comporte des coûts cachés, qu’il est important de maîtriser pour que cette solution reste financièrement intéressante, tels que l’achat ou la location d’un logiciel de comptabilité et la formation du personnel à son utilisation et à sa configuration.
La mise en place d’une comptabilité en interne est également plus risquée. Les chances de commettre des erreurs sont plus élevées : erreurs dans la comptabilisation (inversion HT/TVA, saisie à l’envers, mauvaise imputation comptable, etc.), erreurs d’interprétation des textes, etc.
Enfin, cette solution prive l’entreprise d’un accompagnement, principalement de conseils. Même un accompagnement partiel permet de bénéficier d’un éventail de services non négligeable : optimisation fiscale, rationalisation juridique, arbitrage entre rémunération et dividendes.
Les étapes à suivre pour réaliser sa comptabilité soi-même
Avec le développement des solutions de gestion en ligne, il est désormais plus rapide et plus simple de s’occuper de sa propre comptabilité. Voici les étapes à suivre :
Prendre connaissance de ses obligations comptables
Avant toute chose, faire sa comptabilité soi-même implique de comprendre les obligations comptables de son entreprise. Il est important de connaître l’étendue des travaux à réaliser. Il va sans dire que ces travaux sont nombreux pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, SCA, SCS…) et assimilées (sociétés d’exercice libéral). Ils sont un peu moins importants pour les commerçants et les artisans exerçant leur activité en tant qu’entrepreneurs individuels. Ils sont peu nombreux pour les professions libérales exerçant en leur nom propre. Enfin, ils sont presque inexistants pour les micro-entrepreneurs, anciennement appelés auto-entrepreneurs.
Choisir un logiciel de comptabilité
C’est l’étape la plus délicate de la démarche. Il est essentiel de choisir un logiciel de comptabilité qui réponde de manière adaptée aux besoins de l’entreprise. Il est primordial d’évaluer les besoins de l’entreprise en termes d’utilisation et de budget. Cela permettra de découvrir, par exemple, qu’un logiciel de comptabilité peut également gérer la facturation et permettre une intégration automatique des factures dans les comptes.
Paramétrer son logiciel de comptabilité
Une fois le logiciel de comptabilité choisi, il est nécessaire de le paramétrer. Il est important d’y consacrer le temps nécessaire, car le paramétrage est essentiel, que ce soit pour un logiciel de comptabilité ou tout autre logiciel de gestion. Il faut renseigner les caractéristiques de l’entreprise, créer des profils d’utilisateurs et leur attribuer des droits, choisir un plan comptable et le personnaliser, ouvrir les journaux accueillant les écritures comptables et programmer toutes les fonctionnalités permettant de gagner du temps, telles que des guides de saisie comptable, des lettrages automatiques, la récupération automatique des relevés bancaires et l’intégration automatique des factures.
Saisir les opérations et dresser le bilan de fin d’année
Au cours de l’année, tous les documents comptables qui affectent le patrimoine des commerçants et des artisans doivent être enregistrés en comptabilité : factures, relevés bancaires, déclarations fiscales, journaux de paie, brouillards de caisse, etc. Un livre-journal et un grand livre doivent être tenus. Pour la plupart des professions libérales, il est autorisé de tenir une comptabilité de trésorerie, dans laquelle seuls les relevés bancaires sont enregistrés. Cette procédure est appelée saisie comptable.
En fin d’année, les commerçants et les artisans doivent évaluer leurs stocks, évaluer les risques potentiels, enregistrer des écritures d’inventaire (charges et produits constatés d’avance, factures non parvenues, factures à établir…), préparer les comptes annuels et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce. Les professions libérales doivent également tenir un registre des recettes ainsi qu’un registre des immobilisations et des amortissements.
